Terugblik op het eerste werkjaar van Provinciale Informatiecentrum T..

Provincie West-Vlaanderen

Persberichten

Terugblik op het eerste werkjaar van het Provinciale Informatiecentrum Tolhuis
Brugge, 15/5/2002
Begin april 2001 ging het Provinciale Informatiecentrum van start. De oprichting van dit Informatiecentrum was een nieuwe en belangrijke stap in de communicatiestrategie van de Provincie West-Vlaanderen, die de laatste jaren al heel wat energie en middelen heeft gestoken in haar communicatie met de burger.
De Provincie had al een zekere traditie opgebouwd met publicaties zoals het jaarboek of de algemene infobrochure. Er werd ook een informatiestand voor jaarbeurzen gebouwd en er werden eigen audiovisuele producties gemaakt. Enkele jaren geleden lanceerde de Provincie bovendien een drukbezochte website. Daarnaast heeft het bestuur ook altijd werk willen maken van een goede informatiedoorstroming naar de media.
Het is een strategie die moet leiden tot een grotere bekendheid van de Provincie bij de West-Vlamingen enerzijds en tot een betere dienstverlening naar de West-Vlamingen toe anderzijds.

Bij de start van het Informatiecentrum verhuisde ook het Info-Punt-Europa vanuit de Academiestraat naar het Tolhuis. Beide diensten vervullen samen een baliefunctie.

Het afgelopen jaar (van april 2001 tot maart 2002) werden bijna 4000 vragen aan het Provinciale Informatiecentrum gesteld. Sinds de start in april kwamen ruim 9000 personen in het informatiecentrum binnen. Wat het aantal vragen betreft, zijn april en juli 2001 en maart 2002 piekmaanden geweest. Tijdens deze maanden werden er het hoogst aantal vragen geregistreerd: 398 vragen in april, 387 vragen in juli en 672 vragen in maart. Een verklaring is wellicht het feit dat er tijdens de maanden april en mei een uitgebreide communicatiecampagne gevoerd werd. Deze campagne werd in juli beperkt herhaald. In maart 2002 werden er heel wat vragen geregistreerd n.a.v. de provinciebelastingen. Daarnaast verschenen ook meerdere algemene infobrochures waarbij het Informatiecentrum centraal vermeld stond (wegwijsbrochure, vademecum van subsidies en reglementen,).

De vragen die aan het tolhuis passeren worden niet alleen aan de balie gesteld, maar ook via e-mail, telefonisch of per brief. Bijna de helft van de vragen worden aan de balie gesteld. E-mail is eveneens een belangrijk kanaal. Nagenoeg alle e-mailvragen worden gestuurd door surfers van de provinciale website. Deze personen maken gebruik van het elektronisch invulformulier op de site. Ook telefonisch wordt het Informatiecentrum vaak gecontacteerd. Het afgelopen jaar ontving het Informatiecentrum slechts 30 brieven.

Een vierde van de vragen zijn algemene vragen, zoals contactgegevens van diensten, de werking en het beleid van de provincie, de zetelverdeling in de provincieraad of een afbeelding van het wapenschild en de vlag van de provincie. Daarnaast worden ook heel wat toeristische vragen beantwoord. Vragen naar mogelijke recreatieve routes (fiets-, wandel-, auto- en ruiterroutes) komen vaak aan bod. De themas welzijn en cultuur scoren eveneens goed. Wat het thema welzijn betreft, wordt vaak gevraagd naar mogelijke subsidies. De vragen omtrent cultuur spitsen zich het meest toe op de actualiteit, zoals praktische informatie omtrent tentoonstellingen, provinciale prijzen en tornooien. Vragen omtrent milieu en onderwijs komen minder frequent voor.

Ruim drie vierden van de gestelde vragen konden onmiddellijk door het Informatiecentrum beantwoord worden. De vragen die niet direct konden behandeld worden, werden deels doorgestuurd naar andere provinciale diensten of was het provinciebestuur niet bevoegd. Bij deze vragen beperkt de dienstverlening zich tot het zoeken van de juiste contactgegevens binnen de andere besturen.

Opvallend is ook het grote aantal publicaties die via het Provinciale Informatiecentrum aangevraagd werden. In het voorbije jaar werden bijna 2000 publicaties verkocht. Toeristische routekaarten, educatieve pakketten voor het onderwijs en cultuurboeken gaan vlot over de toonbank.
Vooral de meest recente uitgaven worden er het felst gesmaakt. Ook voor de gratis publicaties is dit het geval, de nieuwe beiaard- en orgelbrochure, folders n.a.v. de Week van de Zee en de nieuwste toeristische publicaties worden momenteel het meest bevraagd. Ook de leesruimte heeft haar nut bewezen, dagelijks kwamen bezoekers in het grote aanbod van publicaties grasduinen.

Het afgelopen jaar verwelkomden we een 15-tal groepen (in totaal 350 personen) in het Provinciehuis Tolhuis. Naast historische informatie over het middeleeuwse Tolhuis, krijgen de bezoekers een voorstelling van de drie diensten: het Provinciale Informatiecentrum, het Info-Punt-Europa en de Provinciale Bibliotheek.

Samen met de opening van Het Tolhuis werd eveneens gestart met een rondreizende promotiestand. Bedoeling is mensen buiten Brugge te laten kennismaken met het Informatiecentrum. De nadruk ligt hier uiteraard op de elektronische en telefonische dienstverlening. Deze stand stond het voorbije jaar in het stadhuis of de bibliotheek van volgende gemeenten opgesteld: Meulebeke, Staden, Knokke-Heist, Nieuwpoort, Lo, Moerkerke, Kuurne, Avelgem, Poperinge en Oostkamp.

Een half jaar na de start van het Informatiecentrum, nam de provinciale Bibliotheek haar intrek in het Provinciehuis Tolhuis. Tijdens de eerste week van oktober 2001 werd, gezamenlijk met de drie diensten die in het Provinciehuis Tolhuis gehuisvest zijn, een opendeurweekend georganiseerd. Ruim 1500 personen maakten tijdens dit weekend kennis met de drie diensten van het Tolhuis.

OPENDEURWEEKEND

Het Provinciale Informatiecentrum wil deze eerste verjaardag niet zomaar laten voorbijgaan. Ter gelegenheid van zijn eerste verjaardag zet het Provinciale Informatiecentrum op 25 en 26 mei de deuren wagenwijd open. Van 10.00 tot 18.00 uur kan iedereen er terecht om mee te vieren.

Tijdens dit opendeurweekend staat dit jaar het thema mobiliteit en meer bepaald het provinciale fietsbeleid in de kijker. Mobiliteit is momenteel een bijzonder actueel thema. Aan de hand van een aantal korte sessies mogen de bezoekers informatie over het provinciale fietsroutenetwerk verwachten. De provincies bouwen samen met de Vlaamse overheid een samenhangend netwerk van fietsroutes uit dat gericht is op woon-werk, woon-school en woon-winkelverplaatsingen. Dit functionele fietsroutenetwerk sluit aan op de lokale fietsroutenetwerken die in het gemeentelijk mobiliteitsplan opgemaakt worden.
Maar ook de recreatieve fietsroutes worden in de kijker gezet. De bezoekers komen met andere woorden te weten wat de provincie allemaal doet voor de fietser.
Bovendien kunnen tijdens dit weekend alle fietsroutekaarten voor de helft van de prijs aangekocht worden.

Naast het dagelijkse aanbod en de informatie over fietsen valt er ook van alles te beleven tijdens het opendeurweekend. Via een quiz in het Informatiecentrum kunnen bezoekers kennismaken met het provinciebestuur. De antwoorden op de vragen zijn te vinden op via de informatiekiosken, dit zijn de verschillende computers met aanraakschermen die in het informatiecentrum staan opgesteld. De winnaars maken kans om een boekenbon in de wacht te slepen.

Voor kinderen is er kindergrime en een ballonnenstand voorzien. Er is ook een tekenwedstrijd: wie de mooiste fiets kan tekenen, ontvangt een t-shirt waar de eigen tekening op afgebeeld is.

Primeur tijdens het weekend is de gloednieuwe stand over alle provinciale domeinen. De bezoeker kan er specifieke info vinden over de domeinen, met telkens een overzichtje waarin de geschiedenis, de natuur en het aanbod op het domein uit de doeken wordt gedaan.

Voor kinderen is er kindergrime en een ballonnenstand voorzien. Er is ook een tekenwedstrijd: wie de mooiste fiets kan tekenen, ontvangt een t-shirt waar de eigen tekening op afgebeeld is.

Bezoek ook de site!

OVERZICHTSPUBLICATIE

In het Informatiecentrum is een leesruimte voorzien waar alle gratis publicaties gecentraliseerd worden. Dit aanbod omvat ruim 150 diverse brochures over de meest uiteenlopende themas. Het Informatiecentrum is ook het centrale verkooppunt van provinciale publicaties, cd-roms en videos over allerlei beleidsdomeinen: cultuur, welzijn, milieu, De gebruikers van het Informatiecentrum de West-Vlaamse bevolking vragen geregeld naar een overzicht van alle publicaties omtrent een bepaald thema. Om op hun vraag in te gaan werd een overzichtspublicatie opgemaakt die alle publicaties die gratis ter beschikking gesteld worden of die verkocht worden bundelt. Het resultaat is een lijvige brochure die ook al vooruitblikt op nieuwe initiatieven van het provinciebestuur die voor of tijdens de zomer 2002 zullen verschijnen.
Naast een bestelformulier, hoort bij het overzicht ook een formulier waarmee geïnteresseerden zich kunnen inschrijven om op de hoogte gehouden te worden van nieuwe publicaties.
Alle recente evoluties kunnen ook via de provinciale website gevolgd worden: http://www.west-vlaanderen.be

woensdag 15 mei 2002