Gemeente Enschede
Gemeentelijke rekenkamer
Onderzoek kwaliteit van de communicatie in projecten
Enschede, 3 april 2002
De Rekenkamer van de gemeente Enschede heeft haar onderzoek naar de
kwaliteit van de communicatie in projecten afgerond. Op grond van een
uitgebreid onderzoek, waarbij drie projecten zijn onderzocht, trekt de
Rekenkamer de conclusie dat er geen aanwijzingen zijn dat de
communicatie niet adequaat is geweest. Helaas heeft de rekenkamer geen
gemeentebrede visie op communicatie kunnen vinden en is geconstateerd
dat de aanpak in de projecten sterk persoonsafhankelijk is.
Omdat er geen duidelijke budgetten voor het onderdeel communicatie in projecten zijn vastgelegd stelt de Rekenkamer voor om eerst een communicatieplan te maken en vervolgens een budget beschikbaar te stellen. Ook de samenwerking tussen de centrale `concerncommunicatie' en de afdelingen communicatie van de diensten moet verbeteren.
De voorzitter van de Rekenkamer, Thomas Windmulder, verwoord de conclusies als volgt: "De communicatie bij de onderzochte projecten met de Enschedese bevolking is goed verlopen. Een open en eerlijke visie van de medewerkers is goed voor het beeld van de gemeente. Er is geen garantie dat het ook goed gaat bij andere projecten, teveel is afhankelijk van personen. Communicatie moet meer aandacht krijgen bij het centrale management en mag geen sluitstuk zijn van de begroting. Investeren in betrokken personen en groepen begint al op de eerste dag van een project. Er moet nog veel verbeterd worden".
Het onderzoek is uitgevoerd door het beoordelen van de communicatie in een drietal geselecteerde projecten, te weten de projecten HOV-Oost (Bouw- en Milieudienst), de plannen 't Vaneker/ Het Brunink en het project kwaliteitsverbetering vervoersvoorzieningen Wet voorzieningen gehandicapten. Voor een beschrijving van het onderzoek en de conclusies van de onderzoekers verwijst de Rekenkamer naar het rapport. Desgevraagd kan het rapport worden opgevraagd bij de secretaris van de Rekenkamer, de heer T.A. Bakker (053-4818172).
De Rekenkamer heeft naar aanleiding van het rapport haar conclusies en
aanbevelingen opgesteld. Dit stuk is als bijlage bij dit persbericht
opgenomen en zal in de gemeenteraad van Enschede van 22 april 2002
worden behandeld. De Rekenkamer stelt de Raad voor haar conclusies en
aanbevelingen over te nemen en het College van B & W te verzoeken de
aanbevelingen uit te voeren.
Bijlage
26 maart 2002
Aan: de gemeenteraad van de gemeente Enschede
1. Algemeen
De raad heeft op 12 juli 1999 ingestemd met een onderzoek door de
Rekenkamer naar de kwaliteit van de communicatie in
beleidsuitvoeringsprocessen. Dit onderzoek is het derde onderzoek van
de Rekenkamer van de gemeente Enschede.
Het eerste onderzoek was gericht op het in beeld brengen van externe
subsidiestromen en de manier waarop de gemeente Enschede daar gebruik
van maakt. Het tweede onderzoek betrof het reïntegratiebeleid.
Nadat op 12 mei 2000 de opdracht voor het onderzoek communicatie was
gegund aan het bureau B & A Beleidscommunicatie te Den Haag, is na de
gebeurtenissen op 13 mei 2000 besloten dit onderzoek voorlopig aan te
houden. Na afronding van het onder naar het reïntegratiebeleid is de
uitvoering van het onderzoek communicatie met voortvarendheid ter hand
genomen. Dit heeft geresulteerd in het nu voorliggende rapport van B &
A.
Het onderzoek is gericht op de procesvoorwaarden voor een effectieve
communicatie in gemeentelijke projecten. Het verschaft inzicht in de
organisatie en uitvoering van communicatie, de uitvoering en de inzet
van communicatiemiddelen bij de uitvoering van projecten door de
gemeente. Daarmee is de opzet en de strekking van het onderzoek
ingekaderd. Het onderzoek strekt zich uitdrukkelijk niet uit tot een
beoordeling van de effectiviteit van de communicatie in de bedoelde
projecten. Het onderzoeken van dit laatste aspect zou een meer
uitgebreide en ook financieel (te) verstrekkende onderzoeksopzet
hebben vereist (bijvoorbeeld een intensief doelgroepenonderzoek). Dit
was uitdrukkelijk niet de bedoeling.
Het onderzoek is uitgevoerd door het beoordelen van de communicatie in
een drietal geselecteerde projecten, te weten de projecten HOV-Oost
(BMD), de plannen 't Vaneker/ Het Brunink en het project
kwaliteitsverbetering vervoersvoorzieningen Wet voorzieningen
gehandicapten. Voor een beschrijving van het onderzoek en de
conclusies van de onderzoekers verwijst de Rekenkamer naar het
rapport.
Hieronder geeft de Rekenkamer haar conclusies en aanbevelingen naar
aanleiding van het rapport van B & A.
2. Conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer
A. Conclusies
De Rekenkamer onderschrijft de conclusies van de onderzoekers.
Allereerst is het verheugend te constateren dat er geen aanwijzingen
zijn dat de communicatie in de drie onderzochte projecten op zich niet
adequaat is geweest. Er is sprake van een gelijke visie op
communicatie binnen alledrie de projecten. Deze visie - een open en
eerlijke houding van de projectgroepen ten opzichte van de betrokken
personen of groepen personen - stond centraal en niet de
communicatiemiddelen. De gehanteerde middelen voldoen tevens aan de
beleidsuitgangspunten.
Er zijn desalniettemin ook twee knelpunten naar voren gekomen. Een
belangrijk knelpunt is dat de gekozen aanpak in de drie projecten
sterk persoonsafhankelijk is. Er is geen gemeentebrede visie op
communicatie. Het is daardoor moeilijk de visie over te dragen naar
andere personen in de organisatie. Een tweede knelpunt betreft de tijd
die is gemoeid met de gekozen aanpak. Het opbouwen van relaties en het
krijgen van vertrouwen is afhankelijk van de voorgeschiedenis van de
betrokken personen en groepen personen. Planning in de tijd is daarmee
moeilijk.
Daarnaast is een probleem dat voor communicatie niet een afgescheiden
deel van het budget is bestemd. Het gevolg is dat wat er aan
communicatie wordt besteed afgaat van de voor de andere delen van het
project bestemde delen van het budget. Tenslotte ontbreekt per project
een communicatieplan en een afrondende proces- en
effektiviteitsevaluatie.
Hierbij wordt overigens in het algemeen opgemerkt dat het onderzoek
geen effectiviteits-onderzoek is geweest. Er heeft geen onderzoek bij
de doelgroepen plaatsgevonden. De informatie over de projecten is
binnen de gemeentelijke organisatie verzameld.
B. Aanbevelingen
De Rekenkamer ziet in het rapport aanleiding de volgende aanbevelingen
te doen:
1. aan te bevelen dat er gemeentebreed een visie op communicatie wordt
geformuleerd en geïmplementeerd. Het ligt voor de hand dat dit onder
regie van de afdeling concerncommunicatie plaatsvindt, en dat wordt
aangesloten bij de visie die ten grondslag ligt aan de bredere
Cultuuromslag.
2. aan te bevelen vanuit de afdeling concerncommunicatie en afdelingen
communicatie van de diensten meer dan nu het geval is structureel
ondersteuning te bieden aan projectleiders op het gebied van
communicatie in die projecten, en de bovengenoemde visie daarbij
centraal te stellen. Dit leidt tot een minder persoonsgebonden aanpak
en houdt opgedane kennis binnen de gemeentelijke organisatie.
3. aan te bevelen dat per project een apart deel van het budget voor
communicatie wordt bestemd.
4. aan te bevelen dat per project altijd een duidelijk
communicatieplan wordt gemaakt, waarin tenminste wordt ingegaan op
strategie, planning en distributie, doelgroepen en activiteiten en
middelen.
5.. aan te bevelen dat een behoorlijke procesevaluatie van de
communicatie altijd deel uitmaakt van de afronding van een project.
Bovendien zou daarbij - hoe lastig dit soms ook is - er een aanzet
moeten zijn voor een evaluatie van de effecten van de communicatie.
De Rekenkamer verzoekt de Raad de bovenstaande conclusies en
aanbevelingen over te nemen en het College van B&W te verzoeken de
aanbevelingen uit te voeren, en Raad en Rekenkamer over de voortgang
daarvan te informeren.
De Voorzitter van de Rekenkamer,
T. Windmulder
De secretaris van de Rekenkamer,
T.A. Bakker
---