Gemeente Alphen aan den Rijn
Merendeel adviesopdrachten geeft geen reden tot ongerustheid
Onderzoek Kamer Bestuursanalyse naar inhuur externe adviseurs
De Kamer voor Bestuursanalyse Alphen aan den Rijn heeft de afgelopen
periode onderzoek gedaan naar de inhuur van externe adviseurs door de
gemeente. De Kamer, ingesteld door de gemeenteraad, heeft de inhuur
van adviseurs over de periode 1997 t/m 1999 zelf onderzocht. Het
merendeel van de verstrekte adviesopdrachten leidde bij de Kamer niet
tot ongerustheid over de wijze waarop en de mate waarin sprake was van
inhuur van externe adviseurs.
In de periode 1997 t/m 1999 zijn 57 adviesopdrachten verstrekt die
vallen binnen de criteria van de onderzoeksopdracht. In genoemde
periode is ca. f 4 miljoen besteed aan de externe inhuur. De kosten
van de adviesopdrachten die zijn onderzocht bedroegen alle meer dan f
10.000,-. Na een inventarisatieronde zag de Kamer aanleiding om 28
adviesopdrachten aan een nader onderzoek te onderwerpen.
Conclusies
Op basis van dit onderzoek is de Kamer tot de volgende conclusies
gekomen. Belangrijkste motieven om externe adviseurs in te schakelen
zijn het ontbreken van voldoende deskundigheid gevolgd door
onvoldoende interne capaciteit. Niet altijd wordt een opdracht
schriftelijk verstrekt, hetgeen risicos met zich mee kan brengen.
Verder is in onvoldoende mate sprake van een offertetraject, mede
veroorzaakt doordat bestaande inkooprichtlijnen niet voldoende bekend
zijn binnen de organisatie.
Vrijwel altijd wordt het bestuur op een of andere wijze gekend in de
adviesopdracht. De opdrachten hebben allemaal tot een deeladvies
geleid dat vrijwel altijd ter kennis gebracht is van het bestuur,
meestal verwerkt in een voorstel. Bij opdrachten waarvoor het
ontbreken van deskundigheid de reden was, scoort ca. 40% van de
opdrachten onvoldoende op bruikbaarheid en kwaliteit. Dit kan
veroorzaakt zijn door onvoldoende heldere opdrachtformulering, maar de
Kamer sluit niet uit dat de organisatie de eigen kwaliteit ten
opzichte van de adviesbureaus nogal eens onderschat.
De externe inhuur vraagt in een aantal gevallen behoorlijk wat ambtelijke begeleiding hetgeen aandacht verdient bij de keuze voor externe inhuur. Het evalueren van adviesopdracht gebeurt te weinig. Hiermee ontneemt de organisatie zichzelf de mogelijkheid om te leren van adviestrajecten en daarmee haar voordeel te doen.
Tenslotte concludeert de Kamer dat het bestuur ten aanzien van
complexe adviestrajecten zoals de CAI ook de hand in eigen boezem moet
steken. In zulke gevallen dient de beleidsrichting en daarmee de
adviesopdracht duidelijk te zijn alvorens tot externe inhuur wordt
besloten. Als bepaalde ontwikkelingen bijstelling van de
beleidsrichting vragen dan dient besluitvorming hierover voortvarend
plaats te vinden om lopende adviestrajecten tijdig te kunnen stoppen
of bij te sturen.
Aanbevelingen
Om te komen tot een kwaliteitsverbetering van adviestrajecten doet de
Kamer de aanbeveling om de diverse fasen die bij de inkoop van
adviesdiensten aan de orde zijn vast te leggen in een protocol. Verder
beveelt de Kamer aan de adviestrajecten te evalueren en te zorgen voor
een goede archivering van stukken. Door ervaringen met adviesbureaus
centraal te registreren kan worden bijgehouden met welke adviseurs
goede en minder goede zaken zijn gedaan. Zo kan worden voorkomen dat
opnieuw in zee wordt gegaan met een bureau dat onder de maat heeft
gepresteerd.
De Kamer vindt het belangrijk dat medewerkers voldoende in de
gelegenheid worden gesteld om kennis en vaardigheden te ontwikkelen
met betrekking tot het inhuren van externe adviseurs. Daarnaast zal
het bestuur een duidelijke koers moeten varen door aan te geven welke
informatie men nodig heeft om tot besluitvorming te kunnen komen.
Persbericht 15, 12 maart 2002
© Gemeente Alphen aan den Rijn, 13 maart 2002 laatste wijziging