Gemeente Deventer
Uitspraak ombudscommissie
De onafhankelijke klachteninstantie van de gemeente, de Deventer
Ombudscommissie, heeft een klacht behandeld over het zoekraken van een
aanvraagformulier met bijlagen aangaande een bijdrage in het kader van
het gemeentelijk armoedebestrijdingsbeleid. Geklaagd is verder over de
onduidelijke procedure en over het uitblijven van informatie
betreffende de vraag of het formulier al dan niet door de gemeente was
ontvangen.
De Ombudscommissie overwoog allereerst dat zij ingevolge artikel 17,
lid 2, van de Verordening Klachtenregeling gemeente Deventer het
oordeel dient uit te spreken of gedragingen van ambtenaren, organen
dan wel bestuurders van de gemeente Deventer waarover bij haar
geklaagd wordt al dan niet (geheel of gedeeltelijk) behoorlijk zijn.
Indien het onderzoek naar het oordeel van de Ombudscommissie
onvoldoende zekerheid verschaft over de feitelijke toedracht van de
gedraging, waarop de klacht betrekking heeft, wordt ingevolge lid 3
van artikel 17 van de verordening geen oordeel uitgesproken.
Ten aanzien van het door klager gestelde zoekraken van een aanvraagformulier met bijlagen concludeerde de Ombudscommissie dat de gemeente heeft ontkend dat bedoelde set zou zijn ingediend. Het betreffende formulier was niet geregistreerd en het was ook niet in het gemeentelijk archief aanwezig. De commissie concludeerde over dit klachtonderdeel dat de verklaringen van klager en gemeente tegenover elkaar stonden en dat het haar overigens ook niet mogelijk was meer duidelijkheid te krijgen. De commissie had derhalve onvoldoende zekerheid over de feitelijke toedracht van de bestreden gedraging, zodat het haar ingevolge artikel 17, lid 3 van bovenvermelde verordening niet mogelijk was hierover een oordeel uit te spreken.
Wat betreft de onduidelijkheden en het uitblijven van informatie
overwoog de commissie dat deze problemen haars inziens voor een
belangrijk deel te wijten waren aan het beleid van de sector Sociale
Voorzieningen. Het achterwege laten van een schriftelijke
ontvangstbevestiging in samenhang met het niet doen van telefonische
mededelingen over de aanvraag leidt er immers toe dat de burger die
een aanvraag heeft ingediend geheel verstoken blijft van informatie
over de vraag of zijn aanvraag wel is aangekomen en op welke termijn
hij antwoord kan ontvangen. Deze volledige informatiestop is des te
ernstiger voor de burger omdat er voor hem financiële consequenties
aan het al dan niet honoreren van zijn aanvraag zijn verbonden en de
goede ontvangst van die aanvraag voor hem dus belangrijk is. Door het
in het geheel niet te communiceren met aanvrager roept de overheid
acties zoals door klager ondernomen, waarbij meerdere gelijkluidende
aanvragen zijn ingediend, over zich af. De commissie achtte het niet
verstrekken van telefonische informatie in combinatie met het tevens
niet verzenden van een ontvangstbevestiging onredelijk en
onaanvaardbaar. Zij was van oordeel dat aan aanvrager in ieder geval
een schriftelijke ontvangstbevestiging moest worden gestuurd. Nu dat
in dit geval was nagelaten achtte de commissie de klacht wat dit
onderdeel betreft gegrond en de bestreden gedraging derhalve
onbehoorlijk.
In haar conceptuitspraak kondigde de commissie nog aan dat zij het
college van burgemeester en wethouders de aanbeveling zou doen in
zaken als deze voortaan een ontvangstbevestiging te sturen. De
commissie heeft evenwel met instemming kennis genomen van de reactie
van de directeur van de gemeentelijke sector op de conceptuitspraak,
waarin deze meldt dat hij instemt met de bevindingen van de commissie
en dat vanaf 1 februari 2002 aan alle aanvragers van een bijdrage in
het kader van het gemeentelijk armoedebeleid een ontvangstbevestiging
zou worden gestuurd. Gelet hierop concludeerde de commissie dat de
aanbeveling achterwege kon blijven.