Gemeente Rotterdam
Extra aandacht voor organisatie bouwprojecten
Het College van B. en W. stelt de Raad voor de organisatie van
gemeentelijke bouwprojecten in een aantal opzichten te verbeteren en
trekt daarbij lering uit de bevindingen van de quick scan die bureau
Berenschot in opdracht van het College heeft uitgevoerd. Berenschot
onderzocht de succes- en faalfactoren bij bouwprojecten die in
opdracht van de gemeente worden uitgevoerd. Met de onderzoeksopdracht
gaf het College gevolg aan verzoeken uit de Raad om, met name naar
aanleiding van de gang van zaken rondom de verbouwing van het
Wereldmuseum, de organisatie en werkwijze te evalueren.
Het onderzoek van Berenschot heeft het karakter van een quick scan.
Het is geen volledige gedetailleerde reconstructie van de
bouwplanprocessen van De Doelen/Hogeschool voor Muziek en Dans, het
Wereldmuseum, museum Boijmans Van Beuningen en het Luxor Theater. De
gevonden informatie is getoetst aan een ideaaltypisch bouwproces, een
theoretisch referentiekader. Daarbij is de kanttekening gemaakt dat de
praktijk weerbarstig is en dat het ideaaltypisch model nooit voor 100
% kan worden gevolgd. Twee hoofdvragen stonden in de quick scan
centraal:
Welke aspecten droegen bij aan een succesvol verloop van een
bouwproject en welke hadden een negatief effect? Welke aanbevelingen
kunnen aan het gemeentebestuur worden meegegeven over projectopzet,
projectbewaking van bouwprocessen in sectoren waarin niet of
nauwelijks ervaring is met bouwprojecten?
Organisatie
Het succes van gemeentelijke bouwprojecten wordt mede bepaald door een
goede regeling van het opdrachtgeverschap. Om professioneel
opdrachtgever/opdrachtnemerschap te verzekeren is een afzonderlijke
regeling nodig voor gemeentelijke organisaties, zoals bijvoorbeeld
musea, die slechts incidenteel opdrachtgever zijn. Het College stelt
voor om daarbij als hoofdregel te hanteren dat het
OntwikkelingsBedrijf Rotterdam de rol van opdrachtgever op zich neemt.
Gemeentewerken wordt in de rol van gedelegeerd opdrachtgever belast
met het bouwmanagement. De directeur van de betreffende instelling
heeft, als toekomstige gebruiker van het nieuwe of verbouwde gebouw,
een belangrijke rol bij het opstellen en bewaken van het programma van
eisen. Voorgesteld wordt om nader uit te werken in welke gevallen deze
hoofdregel van toepassing moet zijn. Dit wijkt af van de tot nu toe
gevolgde hoofdregel van integrale managementverantwoordelijkheid.
Bij aanbesteding en bouwmanagement moet optimaal gebruik worden
gemaakt van de deskundigheid bij Gemeentewerken. Met deze voorstellen
wordt recht gedaan aan de aanbevelingen die Berenschot doet op het
punt van contracting strategie, kostenbeheersing en "best practices".
In de rol van ambtelijk opdrachtgever rapporteert Gemeentewerken aan
het OntwikkelingsBedrijf Rotterdam, maar als er in deze primaire
rapportagelijn iets mis gaat heeft Gemeentewerken de plicht om
rechtstreeks aan het gemeentebestuur te rapporteren. Daarmee wordt
vormgegeven aan de door Berenschot geconstateerde noodzaak van
toetsing en inspectie voor controle en monitoring.
Werkwijze
Ten aanzien van de werkwijze zou in de toekomst de regel moeten worden
gehanteerd dat er een goed contract (bestek) ligt voordat met het werk
wordt begonnen en dat het programma van eisen na de vaststelling van
het voorlopig ontwerp niet meer wordt gewijzigd. Is wijziging bij hoge
uitzondering toch onvermijdelijk dan moet daarbij dezelfde procedure
worden toegepast als bij de vaststelling van het voorlopig ontwerp.
Dit is overigens nu ook al in hoge mate regel.
Checklist
Op grond van de bevindingen van Berenschot stelt het College de Raad
voor om, in het raadsbesluit waarin het krediet voor een gemeentelijk
bouwproject wordt geregeld, een checklist te hanteren die de volgende
punten bevat: reden van het besluit, omschrijving van het project en
programma van eisen, financiën, tijdspad, projectorganisatie met
kwalitatieve toets, en beschrijving van de wijze van monitoring en
verantwoording.
Op twee punten volgt het College de aanbevelingen van Berenschot niet.
Het College vindt het onlogisch om, zoals Berenschot voorstelt, het
ontwerpteam pas aan het werk te zetten nadat het bouwkrediet is
vastgesteld. Het bouwkrediet wordt immers pas geregeld als er een
ontwerp is en voor het maken van een ontwerp is een ontwerpteam nodig.
Ook bij de aanbeveling van bureau Berenschot om de verantwoordelijk
wethouder op afstand te zetten van het project worden de nodige
kanttekeningen geplaatst. Het College constateert dat sommige zaken
van een zodanig maatschappelijk belang zijn dat de bestuurder er wel
bovenop moet zitten. Het College meent dat de gewenste afstand
voldoende gewaarborgd is met de voorstellen om de werkwijze, de
organisatie te verbeteren en het gebruik van een checklist bij
raadsbesluiten over gemeentelijke bouwprojecten.