Persbericht
Integratie van conventionele post binnen
het workflowsysteem van de organisatie
Conventionele post wordt door TOPCALL
omgezet naar digitale document aanlevering
Zaltbommel, 3 januari 2002 - - Dankzij TC/DDD (Digital Document Delivery) zorgt TOPCALL International AG er nu voor dat organisaties beschikken over een nieuwe wijze van bezorgen en archiveren van conventionele post. De dagelijkse briefpost wordt door deze toepassing zo naar een digitaal formaat omgezet dat het snel kan worden geadresseerd aan en doorgestuurd naar de e-mail inbox van de bedoelde ontvanger. Hierdoor zorgt TOPCALL ervoor dat de oudste communicatiedienst (briefpost) geïntegreerd wordt binnen de nieuwste Unified Communications-technologieën.
"Het mobiele kantoor is dankzij Digital Document Delivery dichter bij de dagelijkse bedrijfsvoering gekomen", stelt Henk Honders, Manager TOPCALL Nederland. "Mobiele gebruikers kunnen nu ook direct beschikken over al hun conventionele post - net als faxen, voice mails en e-mails. Daardoor kan er sneller gereageerd worden en er wordt gezorgd voor efficiëntere distributie en archivering van binnenkomende documenten."
Grotere organisaties met 'postkamers' hebben daarnaast de mogelijkheid om het gehele distributieproces te stroomlijnen. Het duurt vaak een aantal uren tot een dag voordat medewerkers een brief die via de postkamer binnenkomt op hun bureau hebben liggen. Met behulp van TOPCALL's Digital Document Delivery kunnen documenten, bijlagen en brieven binnen enkele minuten worden bezorgd. Dankzij de integratie met TOPCALL Archive (inclusief OCR) zijn alle berichten beveiligd en beschikbaar voor 'full-text' zoekfuncties. Conventionele post is daardoor naadloos geïntegreerd binnen de e-business workflow van de organisatie.
De werkwijze van Digital Document Delivery
Alle binnenkomende post van een organisatie wordt centraal verzameld en met behulp van een high-speed scanner naar een digitaal formaat geconverteerd. De stapel brieven voor een bepaalde medewerker krijgt als afscheiding een 'coversheet' voor optimale verzending. De gescande documenten worden vervolgens via de Communication Server ONE naar het werkstation van de gebruiker gestuurd. De eerste twintig regels van iedere brief kunnen via OCR-software worden omgezet in standaard tekst. Daardoor is archivering mogelijk, maar ook het doorsturen van de tekst als e-mail of SMS. Het document wordt dan naar de juiste mailbox verstuurd (Lotus Notes, Microsoft Outlook, Novell GroupWise of een andere SMTP-omgeving zoals Hotmail).
Vanaf het moment dat de post is ontvangen, worden de diensten van TOPCALL's
Unified Communication gebruikt. "Gebruikers kunnen brieven doorsturen per
fax, e-mail en zelfs SMS", aldus Henk Honders. "Dit betekent dat brieven de
ontvanger bereiken, ongeacht de locatie of het apparaat van de gebruiker.
Door TC/DDD is totale optimalisatie van de conventionele postdistributie en
-beheer nu mogelijk."
TOPCALL Nederland B.V., Hogeweg 39, 5301 LJ Zaltbommel. Telefoon:
0418-570400,
fax: 0418-570401, e-mail: info@topcall.nl, website: www.topcall.nl.
TOPCALL Communication Server ONE
De TOPCALL Communication Server ONE is een toonaangevend Unified
Communication Platform. De ONE architectuur is modulair opgebouwd en biedt
daardoor het hoogste niveau kwaliteits- en systeemintegriteit, ondersteund
door een hoogwaardig service- en supportnetwerk. Standaardoplossingen zijn
beschikbaar voor Unified Messaging, Network and Enterprise Faxing, Mobile
Messaging en CTI/IVR-toepassingen. De TOPCALL-oplossing biedt klanten - in 40
landen wereldwijd - de breedste keuze in klantspecifieke, bedrijfskritieke
Unified Communications.
TOPCALL Nederland B.V.
TOPCALL is specialist in het leveren van totaaloplossingen voor
berichtenverkeer en telefonie (fax, voicemail, CTI, e-mail en SMS). Al meer
dan 12 jaar biedt TOPCALL Nederland producten en consultancy aan organisaties
die de communicatie met de buitenwereld willen stroomlijnen en verbeteren.
TOPCALL richt zich op de markt van logistieke applicaties, CRM-applicaties en
kantoorautomatisering.
Voor redactionele informatie:
PB0102
Influx PR, Jakob Brons, Deventerstraat 81, 7322 JL Apeldoorn. Telefoon:
055-3663034,
fax: 055-3602661, e-mail: PRInflux@cs.com.