Concept verslag van de Algemene Ledenvergadering van de KVAN
Gehouden op 23 november 2001 in de Koninklijke Bibliotheek te Den
Haag
1. Opening
De voorzitter De voorzitter heet een ieder welkom, in het
bijzonder de heer Kordes, voorzitter DIVA en Janneke van Kersen en
Jos Taekema van Vereniging DEN. Verder meldt de voorzitter het
trieste bericht van het overlijden van ons lid de heer Anders
Rozemond, oud gemeentearchivaris van Delft en voordien werkzaam op
het ARA.
Afgemeld hebben zich de bestuursleden Wim Reijnders en Frank van
der Maden vanwege de Brabantse Archiefdagen, Alex Schoonderbeek
wegens ziekte, en de leden Richard Hermans en Frans Hoving (DIVA)
vanwege besprekingen met het ministerie van OcenW.
De nieuwe bureaumedewerker Hans van der Veen wordt voorgesteld en
van harte welkom geheten.
2. Mededelingen
De voorzitter meldt dat een extra agendapunt is toegevoegd: een
presentatie en explicatie van Jos Taekema over het doosje van DEN
en de digitale Almanak.
3. Notulen ledenvergadering 20 april 2001
De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
4. Begroting 2002
De penningmeester deelt een gecorrigeerde begroting uit. In de
eerder gepubliceerde versie zijn onder de rubriek
deskundigheidsbevordering enkele fouten geslopen (getallen in
guldens):
- de kosten van het Archievenblad wordt begroot op
173.000 ipv 187.000
- het SAP jaarboek wordt met 5.000 gesteund
- de (digitale) almanak wordt begroot op 1.000
Zowel de penningmeester zelf als de bureaumedewerker zijn pas dit
jaar in functie getreden en zijn enigszins onwennig aan de slag
gegaan. Ze hebben nog niet alle getallen nauwkeurig boven tafel
kunnen krijgen. De penningmeester benadrukt dat het een
conceptbegroting betreft waarvan de realisatie mogelijk iets
anders kan uitvallen. De financiële situatie heeft zich echter na
een paar moeilijke jaren gunstig ontwikkeld, dankzij fikse
bezuinigingen
Na toelichting van de cijfers gaat de vergadering met de begroting
akkoord.
5. 1. Samenstelling Bestuur
Douwe de Vries is vier jaar bestuurslid en treedt statutair af.
Hij stelt zich niet herkiesbaar. De voorzitter bedankt hem voor
zijn jarenlange inzet en enthousiasme. Ook Robert van Egeter van
Kuyk, die al eerder dit jaar als bestuurslid terug trad, wordt
hartelijk bedankt voor zijn inzet. Ten slotte neemt ook Jinna Smit
afscheid. Zij was sinds 2000 lid van het Algemeen bestuur namens
de Commissie Permanente Educatie (CPE). Ook zij wordt door de
voorzitter hartelijk bedankt. Tegelijkertijd spreekt de voorzitter
grote waardering uit voor de werkzaamheden van de andere
aftredende leden van CPE. De studiedagen zijn steeds een groot
succes geweest.
Het bestuur heeft Annemieke van Bockxmeer, archivaris van het
Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie (NIOD) bereid
gevonden toe te treden tot het bestuur. Zij zal, als de
vergadering daarmee instemt, tevens lid van het dagelijks bestuur
worden.
De vergadering gaat akkoord.
5. 2. Samenstelling Archievenblad
De redactie van het Archievenblad is het afgelopen jaar bijna
geheel vernieuwd. Agnes Jonker heeft in moeilijke tijden het
hoofdredacteurschap willen overnemen, en draagt die nu over aan
Roelof Braad. Verder heeft Annabelle Meddens-van Borsselen de
redactie verlaten. Jarenlang was zij verantwoordelijk voor de
rubriek Literatuur. Marieke de Haan heeft ambtshalve ook de
redactie verlaten. Haar plek wordt nu overgenomen door Hans van
der Veen.
Andere nieuwe redactieleden zijn: Marijke de Bruyne, Peter van
Beek en Ralph Dingemans.
Met deze nieuwe redactie is de gewenste geografische spreiding
gerealiseerd, die dankzij e-mail geen problemen oplevert. Ook
variatie in specialismen is aanwezig.
De voorzitter bedankt de vertrekkende redactieleden en vraagt of
de vergadering akkoord gaat met de benoeming van de nieuwe.
Niemand heeft bezwaar waarna de voorzitter de nieuwe redactie veel
creativiteit en succes toewenst.
6. Instelling Kascontrole commissie
Evenals vorig jaar zijn Yvonne Welings en Marijke Heijs bereid
gevonden zitting te nemen in de Kascontrolecommissie. Zij zullen
begin volgend jaar de boekhouding controleren.
7. Activiteiten 2002
Een belangrijke doelstelling van de KVAN is de voortdurende
educatie van vakgenoten. De scholing werd tot nu toe door diverse
commissies georganiseerd. Steeds meer blijkt dat het moeilijk is
mensen te vinden die voor meerdere jaren zitting willen nemen in
een commissie. Het bestuur wil zich toch blijven inzetten voor
scholing van haar leden en heeft daarom voor een iets andere
aanpak van de activiteiten gekozen, waardoor:
- meer mensen deel kunnen nemen aan verdieping en
verbreding van hun kennis
- de onderwerpen actueler kunnen zijn Eén commissie
wil het bestuur graag toch in stand houden, namelijk de Commissie
Permanente Educatie (CPE). Alle leden van die commissie hebben hun
werkzaamheden na vier jaar neergelegd. De voorzitter bedankt hen
voor hun jarenlange inzet. Zo spoedig mogelijk zal een oproep voor
nieuwe leden worden geplaatst.
Zoals in de uitnodiging al werd aangekondigd stelt het bestuur
voor om in 2001 een zestal projectgroepen die eenmalig resultaat
nastreven. Voor elke projectgroep heeft het bestuur iemand bereid
gevonden als initiator te fungeren. In de komende nummers van het
Archievenblad zullen de verschillende projecten nader worden
toegelicht, waarbij de leden de mogelijkheid wordt geboden zich
aan te melden. In de vergadering worden de doelstellingen van de
verschillende projectgroepen kort uiteengezet.
7.1. Encoded Archival Description (EAD), Hanno de Vries.
Doel: informatie en kennis op dit terrein verspreiden in brede
kring. Resultaat: organiseren van een workshop EAD is een
gecodeerde archiefbeschrijving, die inmiddels tot internationale
standaard is verheven. Het maakt het mogelijk om via Internet de
toegankelijkheid van archieven te vergroten. Momenteel zijn drie
instellingen in Nederland bezig met projecten op dit terrein:
Algemeen Rijksarchief, IISG en de Universiteit van Amsterdam. De
kennis is nog erg beperkt tot de direct betrokkenen, terwijl alle
archiefinstellingen hier in principe van op de hoogte zouden
moeten zijn.
7.2. Beroepskwalificaties/competentieprofielen, Pieter Diebels
Doel: bespreken van de eindresultaten van het gelijknamige project
van DIVA,
met het oog op gevolgen voor de beroepspraktijk en de noodzaak van
bij- ennascholing.
Resultaat: workshop en schriftelijk commentaar met aanbevelingen.
In de vergadering was Peter Diebels verhinderd om nadere
toelichting te geven.
De voorzitter geeft aan dat de beroepskwalificaties betrekking
hebben op alle functiesin de DIV- en archiefsector van vorming tot
behoud en beschikbaarstellen.
Momenteel is een voorstel in bespreking om door CPE in
samenwerking met deArchiefschool studiedagen te organiseren over
dit onderwerp. In dat geval vervalt dit afzonderlijkeproject, even
als het project Onderwijs/educatie.
7.3 Privacy, Sierk Plantinga
Doel: inventariseren van vragen en discussiepunten.
Resultaat: Richtlijnen voor de praktijk
De laatste jaren zijn steeds meer archieven van recente datum
overgebracht naar openbare archiefbewaarplaatsen. Daarnaast is de
privacy-wetgeving aangescherpt.Wetgeving is abstract enlaat ruimte
voor interpretatie. Elke medewerker die verzoeken om raadpleging
van niet-openbare bestanden ontvangt, ziet zich gesteld voor de
vraag hoe te handelen. In de praktijk zijn - met name - bij het
Algemeen Rijksarchief bepaalde procedures ontwikkeld. Ook is er de
nodige jurisprudentie.
De indruk bestaat dat er behoefte is aan voor ieder toegankelijke
richtlijnen voor de
praktijk
7.5. Conserveringsmanagement, Iris Heidebrink
Doel: Inzichtelijk maken van aspecten van beleid en vertaling
daarvan in uitvoering.
Resultaat: Handleiding.
Conservering is tot op heden weinig aan de orde geweest bij de
KVAN. Het is lange tijd beschouwd
als iets van vakspecialisten, de restauratoren. Deze specialisten
beschikken over veel kennis van schade en behandelmethoden van
papier en perkament. Een structurele aanpak van behoudsproblemen
vereist een planningsmodel, waarin alle aspecten die relevant zijn
voor het stellen van prioriteiten en keuze van behandelingen in
beeld zijn gebracht. Het Algemeen Rijksarchief heeft zon model
ontwikkeld. In de uitvoering komen heel andere vragen aan de orde,
bijvoorbeeld over uitbesteding van werkzaamheden, waaronder
verfilming en digitalisering. Inbreng van verschillende
specialismen - inhoudelijk en op managementniveau - is daarbij
onontbeerlijk.
7.6. 200 jaar openbaar archiefwezen, Yvonne Bos-Rops
Doel:Onder de aandacht brengen van de veranderende rol van vormer,
beheerder engebruiker van archieven.
Resultaat publieksfolder.
De afgelopen 200 jaar is er veel veranderd in het archiefwezen.
Zowel bij de archiefvormers, de archivarissen als de gebruikers De
KVAN wil hier in het herdenkingsjaar 2002 bij stil staan en het
onder de aandacht brengen van een groter publiek. De indruk wordt
wel eens gewekt dat het jubileum betrekking heeft op het Algemeen
Rijksarchief/Nationaal Archief in oprichting. Niets is minder
waar.Naast een folder kan ook gedacht worden aan andere
publicaties en óf bijdragen aan het Themanummer van het
Archievenblad (juli/augustus 2002)
8. Presentatie Netwijzer Cultuur
De voorzitter geeft het woord aan Jos Taekema en Janneke van
Kersen van Vereniging DEN.
DEN werkt aan het op Internet zetten van een uitgebreide database
van alle instellingen in Nederland die werkzaam zijn op het
terrein van cultureel erfgoed, de Netwijzer Cultuur.
Eerder dit jaar hebben de KVAN en DEN een contract getekend over
het daartoe benutten van de gegevens van de Almanak voor het
Archiefwezen in afgeslankte vorm (in principe geen
persoonsgegevens, tenzij de betrokkenen hiermee hebben ingestemd).
Voordeel: de gegevens kunnen makkelijk actueel gehouden worden.
Daarnaast zal periodiek een papieren versie uitkomen van de
KVAN-Almanak. Via het doosje van DEN kan de KVAN zelf de gegevens
actualiseren of kunnen instellingen dat doen, als zij een
abonnement op het doosje van DEN nemen.
De conversie van het bestand van de KVAN is moeizaam verlopen. De
database van de Netwijzer Cultuur is aanvankelijk gevuld op basis
van gegevens van musea etc. die daartoe registratieformulieren
hebben ingevuld. De gegevensstructuur verschilde van die van de
Almanak. Resultaat: grote vertraging in de oplevering. De Almanak
2001 is daardoor niet uitgekomen, terwijl er grote vraag naar is.
Naar verwachting zal begin 2002 een eerste versie online
beschikbaar.
De demonstratie die DEN tijdens de vergadering gaf van de
mogelijkheden van de database en het doosje van DEN was
indrukwekkend. Het ziet er prachtig uit en de mogelijkheden om
aanvullende informatie en beeldmateriaal te plaatsen zijn
bijzonder groot.
9. Sluiting
De voorzitter bedankt alle sprekers en aanwezigen voor hun
bijdrage en aanwezigheid en sluit om 12.45 uur de vergadering.
11 leden tekenden de presentielijst.