Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Burgemeester en wethouders Postbus 90801 Directeuren Gemeentelijke Sociale Diensten 2509 LV Den Haag Anna van Hannoverstraat 4 Hoofden Afdelingen Sociale Zaken Telefoon (070) 333 44 44 Telefax (070) 333 45 13
Uw brief Ons kenmerk Doorkiesnummer BZ/IW/01/75815
Onderwerp Datum Contactpersoon
Bestandsuitwisseling met Belastingdienst inzake 14 november 2001
Voorlopige teruggaven 2002
In januari 2002 dienen de gegevens van de nieuwe voorlopige teruggaven (VT) van
heffingskortingen aan bijstandsgerechtigden te worden verwerkt in uw uitkeringsadministratie.
Gezien de positieve reacties op de verleden jaar geboden mogelijkheid van een
bestandsuitwisseling tussen gemeenten en Belastingdienst wordt u ook dit jaar in de gelegenheid
gesteld deel te nemen aan een dergelijke bestandsuitwisseling. Aan het meermalen ontvangen
verzoek om aanlevering van de door de Belastingdienst verrijkte bestanden vóór de jaarwisseling
kan worden voldaan. De onderhavige bestandsuitwisseling is reeds aangekondigd in de circulaire
van 24 juli 2001, kenmerk BZ/IW/01/47979.
In deze brief informeer ik u over de procedure die voor de bestandsuitwisseling geldt. Ik verzoek
u deze brief op zo kort mogelijke termijn ter hand te stellen aan de betrokken
medewerker(s) binnen uw organisatie, dit in verband met het hierna vermelde tijdpad.
Samenhang met bestandsuitwisseling met het Ministerie van Justitie
Gelijktijdig met deze brief heb ik u bij mijn brief met kenmerk BZ/AB/01/75507 gewezen op de
bestandsuitwisseling met het Ministerie van Justitie terzake van een eenmalige screening van
gedetineerden met een bijstandsuitkering. Ter beperking van de werklast voor uw organisatie zijn
deze bestandsuitwisselingen zodanig opgezet dat één aangeleverd bestand voor beide doelen is te
gebruiken.
Ter voorkoming van misverstanden wijs ik u er op dat sprake is van twee gescheiden circuits en bij
gevolg van twee afzonderlijke opdrachtformulieren. Denkt u er dus aan om beide
opdrachtformulieren aan PinkRoccade én uw verzoek aan de Minister van Justitie in te zenden!
Het opdrachtformulier voor de bestandsvergelijking met de Belastingdienst is als bijlage bij deze
brief gevoegd. Het opdrachtformulier voor de bestandsvergelijking met het Ministerie van Justitie
en het verzoek aan genoemd Ministerie zijn als bijlagen gevoegd bij mijn eerdergenoemde brief
BZ/AB/01/75507.
Algemeen
Evenals bij de eerdere bestandsuitwisseling treedt PinkRoccade, zowel voor de
bestandsuitwisseling met de Belastingdienst als met het Ministerie van Justitie, als clearinghouse op
in opdracht van het ministerie van SZW. Uw bestand levert u aan bij PinkRoccade. Voor wat
betreft de op de voorlopig teruggaaf betrekking hebbende uitwisseling zendt het clearinghouse de
verzamelde bestanden van de gemeenten naar de Belastingdienst. Deze voegt hieraan - op
sofinummer - de gegevens toe inzake bij VT toegekende heffingskorting(en) en daarmee gemoeide
bedrag(en). De Belastingdienst retourneert het bewerkte bestand aan het clearinghouse. Het
clearinghouse splitst het van de Belastingdienst ontvangen bestand naar deelnemende gemeenten en
verzorgt vervolgens de teruglevering van de bestanden aan die gemeenten.
N.B: Om technische redenen kunnen de bestanden dit jaar uitsluitend op diskette worden
aangeleverd; andere datadragers kunnen niet worden verwerkt. Ook het aan u geretourneerde
bestand staat op diskette.
Tijdpad
19-11 tot 27-11-2001 Aanleveren bestanden door gemeenten bij PinkRoccade.
N.B: bestanden die na 28 november 2001 zijn aangeleverd bij
PinkRoccade kunnen niet meer worden verwerkt;
03-12-2001 Aanleveren bestand door PinkRoccade bij Belastingdienst;
12-12-2001 Verrijkt bestand retour van Belastingdienst aan PinkRoccade;
21 en 22-12-2001 Retourzending verrijkte bestanden aan deelnemende gemeenten door
PinkRoccade.
Wijze van aanleveren gegevens
* Het programma dat de softwareleveranciers Centric en Civility u hebben uitgeleverd voor de
eerdere bestandsuitwisseling, is ook voor de thans aan de orde zijnde bestandsuitwisselingen te
gebruiken.
Evenals bij de vorige bestandsuitwisseling en vanwege het gebruik voor de gegevensuitwisseling
met Justitie, dient het bestand alle uitkeringsgerechtigden te bevatten die op de standdatum
behoren tot de doelgroep (zie hierna);
* De gegevens dienen in ASCII formaat op diskette te worden geplaatst;
* In het bestand zijn de afzonderlijke records 13 posities lang, met op positie 1 t/m 4 de
gemeentecode en op de posities 5 t/m 13 het sofinummer. Elke regel in het bestand bevat 1
record. Nadere informatie over de recordindeling vindt u in de bijlage;
* Indien het bestand niet op 1 diskette past, dan levert u meerdere diskettes, voorzien van een
volgnummer, in 1 envelop aan;
* Aanlevering van gegevens vindt niet elektronisch plaats maar met behulp van een
informatiedrager. Gegevens kunnen uitsluitend worden aangeleverd op diskette;
-/- Bij het bestand dient u bijgevoegd formulier VOLLEDIG ingevuld mee te sturen
met daarop adresgegevens etc. Voor de deelname aan de bestandsuitwisseling
met het Ministerie van Justitie dient u tevens het formulier mee te zenden dat is gevoegd
bij de meergenoemde brief BZ/AB/01/75507 en het eveneens bij die brief gevoegde verzoek
naar Justitie te zenden;
* Het bestand dient door de gemeente per aangetekende post of per koerier te worden
gezonden aan: PinkRoccade Megaplex, Afdeling Gegevensinvoer, Postbus 9108, 7300 HT
Apeldoorn;
* Bestanden die na 28 november 2001 zijn aangeleverd bij PinkRoccade kunnen niet meer
worden verwerkt;
* De diskettes met de verrijkte bestanden worden door PinkRoccade aangetekend retour
verzonden aan de gemeente. Adressering vindt plaats ter attentie van de door u aangegeven
contactpersoon;
* Aangezien de heffingskortingen betrekking hebben op 2002 vindt vermelding enkel plaats in
Euro's.
Bestand is hulpmiddel bij verificatie
Het bestand is bedoeld als een hulpmiddel bij de verificatie van de VT-gegevens. Het vervangt
nadrukkelijk niet de informatieverplichting van de bijstandsgerechtigde, noch de verificatieplicht van
de gemeente. Het bestand stelt de gemeente in staat om na te gaan of de gegevens die door de
bijstandsgerechtigden zijn verstrekt overeenkomen met de gegevens van de Belastingdienst. In de
gevallen waarin de gegevens niet overeenkomen, dient de gemeente een nader onderzoek in te
stellen ten einde de juiste uitkering vast te stellen.
Doelgroep bestandsuitwisseling
Doelgroep voor de bestandsuitwisseling zijn bijstandsgerechtigden. Desgewenst kan de gemeente
deze doelgroep uitbreiden met Bbz- en WIK-gerechtigden.
Kosten
De kosten van het clearinghouse komen voor rekening van het ministerie van SZW. De kosten van
het aanmaken en het aanleveren van het bestand aan het clearinghouse komen voor rekening van
de gemeente, evenals de kosten van het verwerken door uw gemeente van het door het
clearinghouse geretourneerde bestand waarin de gegevens van de Belastingdienst zijn verwerkt.
Formele aspecten
* Het is aan de gemeente om te bepalen of gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot
bestandsuitwisseling met de Belastingdienst. Voor de goede orde merk ik op dat u geacht
wordt deel te nemen aan de bestandsuitwisseling met het Ministerie van Justitie;
* Burgemeester en wethouders hebben als houder van de persoonsregistratie met de gegevens
van bijstandsgerechtigden een eigen verantwoordelijkheid. Daarom zijn zij bij uitsluiting
bevoegd om te bepalen dat PinkRoccade de cliëntgegevens bewerkt. Het ministerie van SZW
biedt u hierbij slechts de mogelijkheid om met PinkRoccade de bewerkingsovereenkomst aan
te gaan. Deze overeenkomst komt tot stand door toezending van het gemeentelijke bestand met
bijbehorend opdrachtformulier aan PinkRoccade;
* PinkRoccade is als bewerker van de gegevens gehouden aan de van toepassing zijnde
regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens;
* PinkRoccade is als bewerker aansprakelijk voor schade of nadeel als in strijd met de Wet
bescherming persoonsgegevens wordt gehandeld en er schade ontstaat door zijn
werkzaamheid;
* De verstrekte inkomensgegevens mogen slechts worden gebruikt als toetsgegevens voor de uit
te keren bijstand. Enig ander gebruik is niet toegestaan. Tevens is het de medewerkers van de
gemeente niet toegestaan de verstrekte inkomensgegevens verder bekend te maken dan nodig
is voor de uit te voeren toets.
Nadere informatie
Voor informatie over het programma voor het aanleveren van de bestanden verwijs ik u naar uw
softwareleverancier.
Voor technische informatie over de bestandsuitwisseling kunt u contact opnemen met de helpdesk
van PinkRoccade, bereikbaar op werkdagen tussen 08.00 en 17.00 uur onder telefoonnummer
055-5778888.
Voor overige informatie kunt u op werkdagen tussen 09.00 en 12.00 uur telefonisch contact
opnemen met de servicelijn van het Rijksconsulentschap Sociale Zekerheid in uw regio.
De tekst van deze circulaire kunt u ook vinden op het Gemeenteloket,
www.gemeenteloket.minszw.nl. Op deze site kunt u ook de meest actuele informatie vinden over
bijstand en belastingen.
De minister van Sociale Zaken
en Werkgelegenheid,
(W.A. Vermeend)