De voorzitter van de Tweede Kamer der
Staten-Generaal
Plein 2
2511 CR Den Haag
Datum Uw brief Ons kenmerk
(Kenmerk)
12 oktober FM 2001-1581 M
2001
Onderwerp
10e voortgangsrapportage Euro en overheid
Deel 10a: rijksoverheid en gelieerde
derdenorganisaties
1. Inleiding en samenvatting
Met nog minder dan 100 dagen te gaan, is het
aftellen naar ¤-day echt begonnen. Hiermee is de
implementatiefase van het europroject ingeleid,
de eindfase waarin de conversie van gulden naar
euro daadwerkelijk zal plaatsvinden. De
rijksoverheid kan deze eindfase met vertrouwen
tegemoet zien. Nagenoeg alle geautomatiseerde
systemen zijn getest en gereed voor conversie.
De nadruk zal in de resterende maanden vooral
liggen op de planning van de conversiefase en
op bedrijfsvoeringsaspecten (aanpassen van
objecten, procedures, formulieren, en de
voorbereiding van het overheidspersoneel). Voor
iedereen geldt immers dat de overgang naar de
euro ingrijpend is, en juist in de menselijke
factor liggen kwetsbaarheden, bijvoorbeeld het
risico dat valuta door elkaar worden gehaald.
In deze rapportage staat wat betreft de
automatisering de afronding van de testfase
centraal. De hiervoor van tevoren afgesproken
mijlpaal was 1 juli 2001. Dit betekent dat het
testen van alle aanpassingen aan
geautomatiseerde systemen zou moeten zijn
afgerond, en dat proefconversies zijn
uitgevoerd. Hiermee is inzicht verkregen in de
vraag of de conversieprogrammatuur op orde is en
hoe lang de conversie in beslag gaat nemen. Bij
de testfase hoort ook het testen van alle ketens
met derden, zodat de continuiteït van
bedrijfsprocessen na 1 januari 2002 gewaarborgd
is.
Net als voor de Rijksoverheid geldt ook voor de
meeste derdenorganisaties (zbo's) dat de
testfase succesvol is afgesloten. Een klein
aantal derdenorganisaties loopt nog achter op de
planning.
Voor het (particuliere) beleidsveld van de
departementen geldt dat er inmiddels over het
algemeen goed zicht is op de voortgang en dat de
departementen waar nodig faciliterende
activiteiten hebben ondernomen. De voortgang
laat in een aantal sectoren echter nog te wensen
over zodat er de komende maanden, gegeven de nog
beperkte tijd, nog hard moeten worden
doorgewerkt om tijdig gereed te zijn. Het
betreft hier onder meer de zorgsector en in
mindere mate ook delen van het onderwijsveld en
het pensioen- en verzekeringsveld.
Ook de voorbereidingen van departementen op de
conversie- of implementatiefase liggen over het
algemeen op schema. Mede op basis van de
resultaten uit de testfase zullen de voor de
euro aangepaste systemen in gebruik worden
genomen en kunnen de guldendatabases worden
geconverteerd. Departementen zullen de
resultaten uit de testfase (verder) verwerken in
conversieplannen. Daarnaast staat het nader
uitwerken en detailleren van noodplannen en
noodscenario's geagendeerd. Tevens verdient ook
de inrichting van een departementale
coördinatiestructuur de komende maanden nog alle
aandacht. Dit om eenduidig te kunnen
communiceren over het verloop van de
omschakeling en adequaat te kunnen reageren op
bepaalde eventualiteiten tijdens de
conversiefase (eind december/begin januari).
Hiermee is in het algemeen een eerste begin
gemaakt; het gaat nu om de uitwerking tot meer
gedetailleerde draaiboeken.
In de vorige (9e) voortgangsrapportage zijn vier
algemene risico's voor het vervolgtraject
beschreven. Dit zijn beleidscumulatie,
onderschatting/onvolledigheid, testen van ketens
en de eindejaarspiek. Ten aanzien van deze vier
risico's is het beeld dat deze alle de aandacht
van de departementen hebben en dat er acties
zijn ondernomen deze risico's verder in te
perken.
Hoewel de risico's daarmee over het algemeen
verminderd zijn, is het op sommige plaatsen nog
steeds zaak om terdege rekening te houden met
het risico van beleidscumulatie. Hierbij moet
vooral gedacht worden aan rond 1 januari
geplande reorganisaties, die veelal dynamiek en
personele- en systeemwijzigingen tot gevolg
hebben. De aandacht gaat daarbij met name uit
naar de geplande reorganisaties op het gebied
van SZW (onder meer de vorming van één
uitvoeringsinstelling, de UWV). Daarnaast valt
te denken aan de implementatie van nieuwe
systemen en nieuw beleid dat nog op korte
termijn uitvoeringsconsequenties heeft en
daardoor kan leiden tot complicaties met de
invoering van de euro. Over een aantal van
dergelijke beleidsvoornemens in de sociale
zekerheid wordt nog overleg gevoerd tussen het
ministerie van SZW en de betrokken partijen in
de sector (uvi's, Ctsv en Lisv). In hoofdstuk 4
wordt nader ingegaan op de beleidscumulatie en
de aanpak van de genoemde vier risico's.
2. Voortgang bij de verschillende domeinen
2.1 Automatisering en administratieve
organisatie
Afronding testfase
In deze rapportage staat wat betreft de
automatisering de afronding van de testfase
(mijlpaal 1 juli) centraal. Begin september
blijkt de testfase bij de departementen zoals
gesteld geheel of nagenoeg te zijn afgerond. De
systemen als zodanig zijn daarmee gereed voor de
omschakeling. De focus kan nu worden gericht op
de gegevensconversie die eind 2001 of begin 2002
plaatsvindt. Dit behelst het converteren van
guldenbedragen naar bedragen in euro. Als dit is
gebeurd, kan de organisatie in euro gaan werken.
De huidige voortgang geeft vertrouwen in een
succesvolle afronding van het project bij de
rijksoverheid. Deze voorspoedige voortgang lijkt
mede te danken aan de strakke
mijlpalenplanning die de rijksoverheid de
afgelopen jaren heeft gehanteerd. De planning
was voor het laatste halfjaar (tweede helft van
2001) van enige uitloopmogelijkheid voorzien om
de resterende werkzaamheden af te ronden. Deze
uitloop blijkt geen overbodige luxe te zijn,
hoewel deze reserveperiode veelal slechts nodig
is voor het verrichten van kleinere aanpassingen
zoals de aanpassing van spreadsheets,
formulieren en AO's. Enkele departementen (VWS,
EZ) voeren deze veelal eenvoudige aanpassingen
bewust volgens hun eigen planning in deze
periode uit. Voor een succesvolle omschakeling
dienen ook deze zaken uiteraard niet te worden
veronachtzaamd.
Voorbereiding conversiefase
De departementen zijn thans bezig de resultaten
van de testfase uit te werken in een
gedetailleerd draaiboek of implementatieplan
voor de laatste weken van dit jaar. Veel
organisaties streven naar een draaiboek waarin
per dag (vaak per uur) wordt aangegeven welke
activiteiten moeten gebeuren en wie deze
werkzaamheden gaat verrichten. De benodigde
mens- en machinecapaciteit is hiervoor bij de
meeste departementen al volledig gereserveerd.
Medewerkers op sleutelposities zijn gevraagd in
die periode aanwezig te zijn, en waar nodig
worden vakantieverloven van medewerkers die een
spilfunctie vervullen tijdens de conversie
ingetrokken.
Een aantal departementen heeft een gespreide
conversieperiode (OCW, V&W, EZ) om de
uitvoeringspiek eind 2001 zoveel mogelijk te
vermijden. Dit betekent in sommige gevallen dat
(onderdelen van) departementen eerder dan 1
januari 2002 intern volledig zijn overgegaan op
euro's. De afspraak bij de rijksoverheid is dat
héél 2001 nog in guldens gecommuniceerd wordt,
ongeacht of administraties al eerder zijn
omgezet naar euro's. De burger ondervindt
hiervan derhalve geen hinder. Tijdens de
conversieperiode zijn de systemen enige tijd uit
de lucht. Deze periode verschilt sterk per
departement en per onderdeel daarbinnen. Sommige
systemen zijn
enkele dagen, andere zijn enkele weken beperkt
of niet operationeel. De departementen hebben
hiervoor duidelijke afspraken gemaakt en elk
departement communiceert hierover naar zijn
eigen achterban en leveranciers. Enkele
departementen hebben ervoor gekozen om 2001
eerst boekhoudkundig af te sluiten en daarna de
euroconversie uit te voeren. Dit zal veelal in
januari 2002 (EZ, VenW) plaatsvinden. Tijdens de
testfase hebben proefconversies inzicht gegeven
hoe lang het omzetten van systemen en gegevens
naar euro's in beslag zal nemen.
Coördinatiestructuur
Rondom ¤-day zullen de departementen ook zorgen
voor een adequate interne rapportage- en
coördinatiestructuur waarin het verloop van de
omschakeling wordt gevolgd, met name op delen
van hun beleidsterrein die maatschappelijk van
groot belang zijn. In sommige gevallen zijn of
worden noodscenario's uitgewerkt. De
departementen zullen aansluiten op de
interdepartementale coördinatiestructuur die
vanuit het NCC operationeel is. De afronding van
departementale draaiboeken voor de
coördinatiestructuur vraagt komende maanden
bijzonder aandacht. Sommigen zijn hiermee al
gevorderd (VROM, BZK, Justitie, Defensie,
Financiën), maar bij alle departementen zal de
afronding nog de nodige inspanning vergen.
2.2 Eerste begroting in euro's
Ten aanzien van de begrotingsadministraties kan
worden gemeld dat de rijksbegroting 2002, zoals
die op Prinsjesdag is ingediend, de eerste
begroting is die volledig in euro's luidt. Het
omzettingsproces van de departementale
begrotingen is succesvol verlopen. In de
begrotingen voor de jaren 2000 en 2001 was naast
de guldenbedragen ook eurogewenningsinformatie
opgenomen met als doel zowel eurogewenning als
het waarborgen van de aansluiting met de eerste
eurobegroting 2002. De begroting 2002 heeft
betrekking op het eerste eurojaar en bevat
daarmee louter eurobedragen. Gezien de
belangrijke publicitaire rol die de
Miljoenennota heeft, wordt bij sleutel- en/of
eind bedragen naast de leidende eurobedragen nog
beperkte zogenoemde guldenontwenningsinformatie
opgenomen. De onderliggende administraties van
de ministeries luiden tot en met het einde van
2001 nog in gulden. Om verwarring tussen gulden
en euro te voorkomen, worden deze departementale
administraties (systemen) pas rond komende
jaarwisseling omgezet naar euro. Departementen
hebben deze conversies reeds getest en voor dit
omzettingsproces gedetailleerde draaiboeken
opgesteld. De financiële verantwoording over
2001 zal voor het eerst in euro's plaatsvinden.
2.3 Juridische aspecten van de
euro-implementatie
De aanpassing van wet- en regelgeving door de
(rijks)overheid verloopt volgens planning. De
aanpassing van bedragen in wetten en in AmvB's
verloopt volgens een interdepartementaal
verzameltraject. Voordeel van deze
gecoördineerde actie is dat het juridische
traject voor een groot deel van alle wet- en
regelgeving gezamelijk en tijdig kan worden
doorlopen. Bij de omzetting zijn de richtlijnen
uit de "Beleidsbrief Wet- en regelgeving"
leidend. Dit betekent dat bedragen en tarieven
zoveel mogelijk 'technisch' zullen worden
omgezet waardoor de omzetting niet ten nadele
van de burger zal zijn.
De verzamelwet is kort na het zomerreces
aangeboden aan de Eerste Kamer. Bij de
behandeling van de verzamelwet in de Tweede
Kamer is een amendement aangenomen waarin wordt
bepaald dat naast de rijksoverheid ook
medeoverheden worden aangespoord om bij de
omzetting van bedragen in wet- en regelgeving
zoveel mogelijk 'technisch' om te rekenen. Ook
de Rijksverzamelwet waarin de wetgeving van het
Koninkrijk is opgenomen, is naar de Eerste Kamer
verzonden.
Naast een verzamelwet is ook een verzamel-AmvB
opgesteld, waarmee alle guldenbedragen en
verwijzingen naar de gulden in algemene
maatregelen van bestuur worden omgezet naar
euro's. Dit eveneens volgens de regels uit de
Beleidsbrief. De verzamel-AmvB is begin
september 2001 door de Koningin ondertekend en
wordt binnenkort gepubliceerd.
In de veegwet worden de gulden-bedragen en
verwijzingen naar de gulden die in de meest
recente wetgeving staan, (en daarom niet zijn
meegenomen in de oorspronkelijke verzamelwetten)
omgezet in eurobedragen en verwijzingen naar de
euro. Deze veegwet is in september door de MR
goedgekeurd en verzonden naar de Raad van State.
Overigens blijkt de omvang van deze wet erg mee
te vallen.
De ministeriële regelingen zullen niet in één
verzamelregeling worden omgezet, maar zijn de
verantwoordelijkheid van de departementen zélf.
De departementen kiezen daarbij veelal wel voor
een verzamelregeling per ministerie. Deze zullen
voor een groot deel in oktober 2001 worden
gebundeld en in een aparte bijlage van de
Staatscourant gezamenlijk worden gepubliceerd.
Daarnaast is er een categorie ministeriële
regelingen die jaarlijks aan te passen bedragen
(o.a. indexaties) bevat. Deze bedragen zullen
eveneens volgens de regels van de Beleidsbrief
(in combinatie met de reguliere beleidsmatige
aanpassing) worden omgezet en doorgaans op het
gebruikelijke tijdstip worden gepresenteerd. Van
de meeste bedragen in euro zijn al concepten
beschikbaar.
De omzetting van bedragen in fiscale wet- en
regelgeving volgt een apart traject, buiten de
verzamelwet om. Bij de omzetting geldt als
hoofdregel dat de eurobedragen rekenkundig
worden afgerond op evenveel decimalen als waarin
het oorspronkelijke guldensbedrag is gesteld.
Deze afronding leidt per saldo tot een in
beginsel budgettair neutraal resultaat. Voor de
afronding van boetebedragen een fiscale
regelgeving is de lijn van het regeringsbeleid
voor boetebedragen gevolgd. Dit betekent dat
fiscale boetebedragen in alle gevallen naar
beneden worden afgerond op hele euro's. Het
wetsvoorstel Fiscale aanpassingswet euro, waarin
de noodzakelijke aanpassingen in fiscale wetten
zijn opgenomen, is half augustus 2001 aan de
Tweede Kamer aangeboden. Aanpassing van de
lagere fiscale regelgeving (algemene maatregelen
van bestuur en ministeriële regelingen) volgt in
dit najaar.
De Algemene Rekenkamer is begonnen met een
onderzoek naar de omzettingen in de verzamelwet
en verzamel-Amvb en de ministeriële regelingen.
Het onderzoek zal steunen op twee pijlers. De
eerste pijler behelst de technische omzetting,
waarbij onderzocht gaat worden of departementen
op een juiste manier hun bedragen in wet- en
regelgeving 'technisch' hebben omgezet. In
gevallen waarbij dat niet is gebeurd, wordt
beoordeeld of de afwijking van de hoofdregel
voldoende en volgens de regels is gemotiveerd.
Het tweede gedeelte van het onderzoek zal zich
specifiek op de tarieven gaan richten. Het
uitgangspunt hierbij zal zijn vast te stellen of
er ongemotiveerde tariefsverhogingen hebben
plaatsgevonden buiten de 'gewone' indexaties
om. De uitkomsten worden omstreeks december 2001
verwacht.
2.4 Prijsontwikkelingen rondom de invoering van
de euro
Los van het Rekenkameronderzoek is er al geruime
tijd bijzondere aandacht voor
prijsontwikkelingen rondom de invoering van de
euro. In opdracht van het NFE onderzoekt de
Consumentenbond de invloed van de euro op de
prijsontwikkeling. Uit de meting van augustus
2001 blijkt dat er nog steeds geen aanleiding is
om blijvende prijseffecten te verwachten als
gevolg van de euro. De waarnemingen van de
Consumentenbond sporen met de bevindingen van
DNB, die enkele onderzoeken heeft verricht naar
de mogelijke prijseffecten van de euro.
Wel zou de euroconversie volgens DNB een
tijdelijk prijsverhogend effect (maximaal 0,3%
in 2001) kunnen hebben doordat de
invoeringskosten worden doorberekend. Daar staat
tegenover dat daarna een structureel
prijsverlagend effect wordt voorzien.
Een bescheiden prijsverhoging kan worden
verwacht wanneer ondernemers het omprijzen naar
de euro laten samenvallen met het doorvoeren van
de reguliere prijsaanpassingen die anders later
zouden plaatsvinden. Dit kan vooral gelden voor
ondernemers die hun prijzen niet vaak aanpassen;
bijna de helft van de ondernemers doet dit
slechts eenmaal per jaar.
Ook het potentiële effect van psychologische
prijsstelling is volgens DNB beperkt: wanneer
alle toonbankinstellingen die nu psychologische,
ronde, of handige prijzen hanteren naar boven
zouden afronden - een onwaarschijnlijk scenario
- zou het prijsniveau met 0,7% stijgen.
Uit de rapportages van de Consumentenbond blijkt
dat het aantal fouten dat bij de omrekening
wordt gemaakt afgelopen periode is afgenomen
(van 16% naar 8%). Deze fouten zijn zowel in het
voordeel als in het nadeel van de burger.
Wel blijkt dat sommige bedrijven nog (steeds)
niet duidelijk zijn in de prijsstelling. Het
EuroMeldpunt dat sinds mei 2001 klachten van
burgers op eurogebied vastlegt en verifiëert,
heeft de eerste maanden veel reacties ontvangen.
Maandelijks wordt een zogenoemde 'zwarte lijst'
van organisaties met euromissers gepresenteerd.
Tevens wordt een pluim uitgedeeld aan een
organisatie die op een juiste en actieve manier
invulling geeft aan de eurovoorbereidingen en
daarmee een voorbeeld voor anderen is. De
Rijksoverheid en haar instellingen komen op de
zwarte lijst niet voor. Wel noteert de
Consumentenbond dat niet alle mede-overheden
correct invulling hebben gegeven aan de afspraak
over dubbele valutavermelding. In de
voortgangsrapportage over mede-overheden (deel
10b) wordt ingegaan op de prijsontwikkeling bij
gemeenten en overige mede-overheden.
3. Stand van zaken bij departementen
De voortgang bij departementen is zonder meer
positief. Met uitzondering van enkele onderdelen
heeft de rijksoverheid de testfase (nagenoeg)
volledig afgerond. Waar in het verleden ten
aanzien van de voortgang sprake was een groep
met koplopers en achterblijvers, is nu sprake
van 'één groot peleton' dat goed op schema ligt.
Slechts enkele onderdelen van departementen
zullen de komende weken de laatste hand aan de
testfase moeten leggen, maar dit levert voor
deze organisatie- onderdelen geen
onoverkomenlijke problemen op.
Het beeld is verder dat veel departementen de
uitkomsten uit de testfase momenteel (verder)
verwerken in conversiedraaiboeken en
implementatieplannen. Veelal zijn concepten
hiervan al voorhanden. Hierin staat van dag tot
dag beschreven welke systemen volgens welke
planning geconverteerd zullen worden.
Bij Algemene Zaken (AZ) is de euro-impact
relatief gering. AZ heeft de testfase tijdig
afgerond en voor het belangrijkste financiële
systeem is in mei met succes de euroversie van
het financiële systeem in productie genomen. Ook
is het conversieplan gereed. AZ heeft veel
aandacht besteed aan het stimuleren van het
eurobewustzijn en het voorkomen van fouten
(menselijke factor).
Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK) is de testfase vrijwel
afgerond. Voor enkele systemen waren aanvullende
testen noodzakelijk. De ketentesten van de
systemen voor de overheidssalarissen (IVOP)
lopen door tot eind september vanwege de vele
externe partijen die hierbij zijn betrokken.
Voor de grotere systemen zijn uitgebreide
conversiedraaiboeken opgesteld, voor de kleinere
systemen zijn deze in concept beschikbaar. Voor
het belangrijkste systeem (CAFAS) geldt een
"freeze period " vanaf 1 november. Het systeem
wordt tussen kerst en oudjaar geconverteerd en
is in de tweede week van januari weer
operationeel in euro's.
Bij het ministerie van Buitenlandse Zaken is de
testfase per 1 juli volledig afgerond. Ook de
benodigde conversieprogrammatuur is voor alle
systemen ontwikkeld en getest. De conversie van
de belangrijkste geautomatiseerde systemen is
begin december voorzien. Om fouten van
medewerkers op de werkplek zoveel mogelijk te
voorkomen, zal in september een interim-AO onder
alle medewerkers worden verspreid.
Ook Defensie heeft de testfase zo goed als
volledig afgerond. Voor enkele
departements-onderdelen moeten nog
proefconversies worden uitgevoerd. Er wordt
centraal een conversiedraaiboek opgesteld dat
gebaseerd is op de ervaringsgegevens uit de
proefconversies. Vanaf 1 juli 2001 hanteert
Defensie een strikte freeze period, wijzigingen
aan de systemen zijn dan niet toegestaan tenzij
hiervoor toestemming wordt gegeven. De
gegevensconversie is gepland in de tweede helft
van december, slechts een klein gedeelte van de
systemen blijft in die periode operationeel.
Defensie heeft veel aandacht besteed aan de
menselijke factor. Met extra checks en
procedures wordt geprobeerd om fouten en
valutavermenging te voorkomen.
Bij het ministerie van Economische Zaken is de
in de vorige rapportage aangekondigde inhaalslag
afgelopen tijd goed doorgezet. EZ heeft deze
achterstanden nagenoeg weggewerkt. Ook bij het
CBS is het project nu goed op gang gekomen al
blijft het tijdschema hier krap. Het aanpassen
en testen van de systemen ten behoeve van
maand-, kwartaal- en jaarstatistieken kan
waarschijnlijk nog in 2001 worden afgerond. Het
europroject bij het CBS zal ook de komende
maanden hoge prioriteit krijgen.
Bij het ministerie van Financiën is de testfase
voor het kerndepartement afgerond. Financiën
heeft een departementaal draaiboek voor de
coördinatiestructuur opgesteld met daarin een
planning en invulling van de capaciteit voor de
overgangsperiode. Bij de Belastingdienst zijn de
inspanningen deze zomer versterkt, mede naar
aanleiding van een audit naar de stand van
zaken. De resterende (test)werkzaamheden
betreffen vooral de interne bedrijfsvoering.
De belastingplichtigen ondervinden hiervan geen
hinder; de Belastingdienst heeft sinds 1999
immers al de mogelijkheid om belastingaangiftes
in euro te verwerken. Begin december is de
invoering gepland van een nieuw systeemonderdeel
waarmee retourinformatie van euro-acceptgiro's
verwerkt kan worden.
Het ministerie van Justitie heeft de testfase
vrijwel volledig afgerond. Bij de Immigratie- en
Naturalisatie Dienst (IND) moeten vanwege de
verwerking van de nieuwe Vreemdelingenwet nog
een aantal tests na 1 juli plaatsvinden. De voor
de conversie benodigde mens- en
machinecapaciteit is dankzij uitgebreide
proefconversies in beeld en is ook vastgelegd.
Besloten is om per 1 januari 2002 het reeds in
productie zijnde nieuwe financiële systeem
(Jurist 2002) in te voeren. Eind december wordt
het Jurist-systeem geconverteerd. Inmiddels is
ook een noodscenario voor Jurist uitgewerkt dat
de continuïteit waarborgt. Justitie heeft een
algehele freeze-period ingesteld, daarnaast zijn
er interne richtlijnen opgesteld om te voorkomen
dat nieuwe beleidsprojecten de euro-invoering
compliceren.
Het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en
Visserij heeft de testfase bijna geheel
afgerond. De dierziekteproblematiek is niet
(meer) van invloed op de voortgang van
europrojecten. Voor enkele nieuwe systemen,
alsmede voor financiële systeem, moeten nog
enkele afrondende tests worden uitgevoerd. Voor
de belangrijkste systemen zijn risico-analyses
beschikbaar. LNV zal de prioritaire directies en
diensten vanaf oktober 2001 maandelijks
monitoren. Momenteel vindt een audit plaats naar
de conversieplannen. Het agentschap Laser voert
veel Europese subsidieregelingen waarvoor een
afwijkend boekjaar geldt (16 oktober-15
oktober). De administratie van Laser gaat
vanwege dat Brusselse boekjaar al deels per 16
oktober 2001 over op de euro. Gekeken wordt of
deze conversie leermomenten voor het departement
en overige departementen oplevert.
De testfase bij het ministerie van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschappen is zo goed als volledig
afgerond. Twee prioritaire systemen zijn nog
niet volledig getest, omdat de leveranciers de
eurogerede versies van deze systemen nog niet
hebben uitgeleverd. De europroblematiek is het
meest omvangrijk bij de derdenorganisaties
IB-groep (studiefinanciering), CASO
(onderwijssalarissen) en het agentschap Cfi
(geldstroom naar onderwijsinstellingen). Het Cfi
is per 2 juli jongstleden voor de bekostiging
van het schooljaar 2001-2002 overgegaan op de
euro en hanteert nu naast een euro-administratie
ook nog een schaduwadministratie in guldens.
De Informatie Beheer Groep (IBG) heeft de
testfase deze zomer vrijwel afgerond; de
planning voorziet in volledige afronding per 15
september. De conversie van systemen zal zeer
gespreid plaatsvinden bij OC&W. Er is geen
sprake van een uitzonderlijke piekbelasting van
werknemers en machinecapacteit in december. De
benodigde capaciteit voor de conversie is
geraamd en vastgelegd.
Bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat
waren per 1 juli bijna alle geautomatiseerde
systemen succesvol getest. In augustus heeft nog
een groot aantal proefconversies plaatsgevonden,
waardoor per 1 september alle systemen
eurogereed waren. Voor de vier kritische
V&W-brede systemen zijn conversiedraaiboeken
opgesteld. Uiterlijk 15 oktober moet ieder
organisatie-onderdeel een uitgewerkt draaiboek
voor de euro-omschakeling hebben. De
piekbelasting qua capaciteit valt bij V&W mee,
dankzij de relatieve spreiding van de
werkzaamheden in de implementatiefase. De nieuw
gevormde Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW)
kan worden beschouwd als een nieuw
directoraat-generaal. De "erflaters" stellen wel
alle deskundigheid en opgedane ervaringen
gedurende het europroject nog beschikbaar.
V&W heeft niet gekozen voor een formele
freeze-period, maar wel een dringend advies doen
uitgaan dat na de testfase (mijlpaal 1 juli jl.)
alleen de hoogst noodzakelijke aanpassingen aan
systemen mogen worden gedaan. De organisatie is
attent op samenloop met de euro.
De Rijksdienst voor het Wegverkeer (RDW) heeft
zowel de realisatie- als de testfase afgerond.
Naar de stand van zaken per 1 juli is een audit
verricht die tot een positieve conclusie kwam.
Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport is van alle directies en diensten een formele verklaring ontvangen dat de testfase is afgerond, wat betekent dat ook proefconversies en waar nodig ketentesten zijn uitgevoerd. Zowel de doorlooptijd als de benodigde mens- en machinecapaciteit die nodig is voor de conversie is bekend en vastgelegd. Voor de prioritaire systemen zijn reeds conversie- en noodplannen opgesteld. Wel heeft een aantal lopende reorganisaties binnen het departement de aandacht vanwege de samenloop met de euro.
Het ministerie van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid heeft de testfase vrijwel
afgerond. Voor het belangrijkste
geautomatiseerd systeem (BIAS) gold een
afwijkende planning, maar de afronding van de
testfase is inmiddels achter de rug. Voor de
belangrijkste systemen zijn conversieplannen
opgesteld. Mochten (onderdelen van) de conversie
van de systemen mislukken, dan is in navolging
van het millennium een volgorde opgesteld voor
het weer opstarten van de systemen (naar
prioriteit). Voor de belangrijkste systemen zijn
noodscenario's beschikbaar. Bijzondere aandacht
vraagt het risico van beleidscumulatie bij SZW.
Dit wordt nader besproken in paragraaf 4.1. De
mogelijke gevolgen van beleidscumulatie zijn
voor zover mogelijk geadresseerd, maar blijven
aandacht behoeven, ook omdat reorganisaties in
de praktijk kunnen tegenvallen ten opzichte van
de planning.
Het ministerie van VROM heeft de testfase
volledig afgerond. Onlangs is een audit
uitgevoerd naar de afronding van de testfase. De
uitkomsten hiervan waren positief. In september
worden de conversiedraaiboeken voor de
daadwerkelijke omschakeling opgeleverd. Bij het
Directoraat-Generaal Volkshuisvesting (DGVH) is
sprake van een freeze-period tot eind december.
Voor alle systemen geldt dat de benodigde mens-
en machinecapaciteit is vastgelegd.
Per 1 januari 2002 wordt het
Inspectoraat-Generaal operationeel. Dit is een
samenvoeging van de inspecties van
Milieuhygiëne, Volkshuisvesting en Ruimtelijke
Ordening. Er is expliciet aandacht gevraagd voor
de overdracht van werkzaamheden
(overdrachtsprotocol) en het vroegtijdig
vastleggen van capaciteiten,
verantwoordelijkheden en de aanpassing van
spreadsheets en de AO. Op deze manier wordt de
cumulatie met de euro in de hand gehouden.
4. Risico's voor het vervolgtraject
In de 9e voortgangsrapportage is naast de goede
voortgang bij departementen een viertal risico's
voor het vervolgtraject gesignaleerd. Deze
risico's waren: beleidscumulatie,
onderschatting/ onvolledigheid, (het testen van)
ketens en de eindejaarspiek. Nu, een klein half
jaar later, blijkt dat de departementen actie
hebben ondernomen om deze risico's zoveel
mogelijk te beperken (zie onderstaande
beschrijving). Met name het risico van de
consequenties van beleidscumulatie vraagt
evenwel nog (steeds) aandacht. Hiervan is sprake
als de consequenties van nieuw beleid
samenvallen met het invoeringsmoment van de
euro. Dit leidt namelijk tot extra belasting van
de betrokken werknemers en kan aanpassing
vereisen van reeds europroof gemaakte
geautomatiseerde systemen.
4.1 Beleidscumulatie
Van beleidscumulatie kan sprake zijn door nieuwe
beleidsvoornemens, reorganisaties, of door
invoering van nieuwe systemen.
Het implementeren van nieuwe beleidsvoornemens
op korte termijn kan problemen geven omdat veel
organisaties 'freeze periods' hanteren en
daardoor tot begin 2002 moeilijk nog wijzigingen
kunnen verwerken. Dit kan betekenen dat in de
reeds aangepaste en geteste programmatuur nieuwe
wijzigingen moeten worden aangebracht. Een
nadere inventarisatie door departementen bij hun
(beleids)directies op dit punt heeft aangegeven
dat hiervan in deze fase nog maar in beperkte
mate sprake is. Daar waar consequenties van
nieuw beleid tóch zouden samenvallen met de
euro, is hier in de meeste gevallen van
afgezien. Zo zijn enkele voornemens om
wijzigingen in de fiscale sfeer per 1 januari
2002 door te voeren komen te vervallen en andere
wijzigingen uitgesteld tot een later moment in
2002. Ook in het sociale zekerheidsveld (SZW)
kan een aantal wijzigingen in (nieuwe)
wetsvoorstellen nog leiden tot
uitvoeringsconsequenties. Het ministerie van SZW
zal op korte termijn afspraken maken met de
uitvoeringsinstellingen in de sociale zekerheid
over het tijdstip van doorvoeren van de
wijzigingen.
In sommige gevallen is het hanteren van freeze
periods niet mogelijk aangezien het
onvermijdelijk is dat er nog beleidsvoornemens
worden verwerkt. Dit betreft bijvoorbeeld de
(reguliere) wijzigingen die de Belastingdienst
nog moet doorvoeren na de
Prinsjesdagbesluitvorming.
Een ander aandachtspunt voor een succesvolle
euro-invoering bij SZW, zijn verschillende
reorganisaties die momenteel plaatsvinden in het
kader van het SUWI-traject . Al deze
reorganisaties moeten formeel kort voor of op 1
januari aanstaande zijn afgerond. Daarom wordt
er door SZW intensief op toegezien dat de
gelijktijdige overgang naar de euro goed
verloopt. Tot dusverre blijkt dat ook het geval
te zijn. Waar nodig zijn voorzorgsmaatregelen
genomen om deze veranderingsprocessen in goede
banen te leiden. De bestaande
euro-verantwoordelijkheden binnen het
departement zelf blijven ook tijdens de
reorganisatie in tact, totdat de
euro-implementatie volledig is afgerond.
Ook met de andere bij de reorganisaties
betrokken instellingen vindt overleg plaats over
de continuïteit in het europroject. Met name de
op te richten UWV is hierbij van groot belang
aangezien deze zal moeten zorgen voor de
uitbetaling van de uitkeringen in de sociale
zekerheid in januari.
Ook de komende maanden blijft scherpe aandacht
nodig voor met name de personele continuïteit en
inzetbaarheid. De bij grote reorganisaties
gebruikelijke dynamiek en personeelsmutaties
kunnen immers in de praktijk toch van invloed
zijn op de europrojecten binnen SZW en de
sociale zekerheid.
Een andere vorm van beleidscumulatie is de
implementatie van nieuwe systemen c.q.
ingrijpende systeemaanpassingen kort voor of op
1 januari aanstaande. Dit speelt onder meer nog
bij de Belastingdienst (t.b.v. de verwerking van
euro-acceptgiro's) en Staatsbosbeheer (LNV),
waar begin januari een nieuw vastgoedsysteem
wordt geïmplementeerd. De indruk bestaat echter
dat waar dit speelt er rekening mee is gehouden
door een goede planning van nieuwe systemen,
zodat de resterende risico's beperkt zijn. Bij
Justitie is het aanpassingstraject van het
nieuwe systeem Jurist succesvol gelopen. Dit
nieuwe systeem is conform planning per 1 juli
2001 volledig aangepast en getest, en kan per 1
januari in gebruik worden genomen. Veel
departementen nemen in de tweede helft van 2001
een nieuwe (voor de euro geschikte) versie van
de besturingssoftware voor het netwerk in
gebruik. Bij enkele departementen is dit
uitgesteld tot voorjaar 2002, om samenloop met
de euro te voorkomen.
4.2 Risico van onderschatting / onvolledigheid
Het tweede risico betrof de onderschatting en (on)volledigheid van de resterende werkzaamheden de tweede helft dit jaar c.q. een onvolledige planning. Dit risico hebben de departementen in het algemeen goed ondervangen dankzij een actieve opstelling bij het in kaart brengen van de gevolgen van de euro voor de dagelijkse werkzaamheden. Belangrijk aandachtspunt hierbij blijft de menselijke factor. Alle systemen, formulieren en procedures kunnen afgelopen tijd nóg zo goed europroof gemaakt zijn, de medewerkers die ermee moeten werken, bepalen het uiteindelijke succes. De kans op fouten van de mensen die ermee moeten werken is nadrukkelijk aanwezig. Door medewerkers al tijdig vertrouwd te laten maken met de nieuwe (euro)werksituatie en de consequenties hiervan voor hun dagelijks werkzaamheden kunnen de nadelige gevolgen van menselijke fouten aanzienlijk worden verkleind.
Het risico van de menselijke factor wordt
onderkend, onder meer via een goede interne
opleiding voor medewerkers. In het tweede
halfjaar van 2001 hebben de departementen en
gelieerde organisaties veel interne
voorlichtingsactiviteiten gepland. Daarbij wordt
aandacht besteed aan de consequenties die de
komst van de euro voor bijvoorbeeld de
bedrijfsvoering met zich meebrengt. Zo zijn
bijvoorbeeld voorlichtingsfilms ontwikkeld en
interne opleidingsprogramma's opgesteld (ABP).
Veel organisaties hebben bijvoorbeeld extra
procedures (ter controle op eventuele fouten) of
een interim-AO voor de duale fase (BuZa)
opgesteld. Medewerkers worden hierdoor alert
gemaakt om in hun dagelijks werk rekening te
houden met de (kleine) wijzigingen die mogelijk
het gevolg zijn van de nieuwe munt.
4.3 Eindejaarspiek van resterende werkzaamheden
in 2001
Het derde risico betreft de eindejaarspiek in
2001, met andere woorden het risico dat de
cumulatie van werkzaamheden nog tot onverwachte
verrassingen zouden kunnen leiden in een
situatie waarin de uitloopmogelijkheden
ontbreken. LNV geeft als ervaring uit de
testfase aan dat de hersteltijd als gevolg van
problemen bij de conversie kan tegenvallen.
Uit deze monitorronde blijkt dat ook dit risico
door de departementen goed is ondervangen en de
aandacht heeft. Belangrijkste remedie is een
sluitende en reële planning van de
werkzaamheden, inclusief de benodigde
capaciteit. Uit de resultaten van de testfase
(proefconversies) is duidelijk geworden welke
mens- en machinecapaciteit (nog) benodigd is
voor de definitieve gegevensconversie. Deze
benodigde capaciteit is veelal reeds
gereserveerd. Ook komt uit de testfase naar
voren dat het belangrijk is om een prioritering
aan te brengen bij de conversie waarbij rekening
wordt gehouden met de ketenafhankelijkheden
tussen systemen. Wanneer een belangrijk systeem
zou vastlopen, heeft dit immers ook gevolgen
voor andere systemen.
De resultaten uit de testfase worden momenteel
nog verder uitgewerkt in detailplanningen en
conversiedraaiboeken voor het eind van dit jaar.
De voortgang op dit punt geeft geen aanleiding
om te verwachten dat dit risico tot grote
problemen zal leiden.
4.4 Het testen van ketens
Tenslotte is het onderdeel (testen van) ketens
het vierde risico dat onderkend werd. Tijdens de
testfase, hebben alle organisaties naast alle
aangepaste systemen (ook) hun ketens getest.
Daarmee is gecheckt of de gemaakte
ketenafspraken in de praktijk voldoende
duidelijk zijn voor de betrokkenen. De aanpak
door departementen van de ketentests verschilt
nogal. Zo hebben enkele departementen hun gehele
ketens uitvoerig getest (BuZa, LNV, Financiën)
terwijl anderen volstaan met het testen van
alleen dát deel van de keten dat direct op hen
betrekking heeft (VWS, SZW), of een 'keten op
papier testen' (OCW). Nu door de meeste
organisaties de testfase (nagenoeg) volledig is
afgerond, is het beeld dat dit risico de
afgelopen maanden vrijwel is weggewerkt. Over
het algemeen bleken er geen verrassingen uit de
ketentesten voort te komen. Wel bleek dat
sommige organisaties hun ketentesten nog niet
konden afronden, omdat ketenpartners nog niet
klaar waren (onder andere in de salarisketen).
5. Stand van zaken bij derdenorganisaties
De departementen hebben een aantal (28)
organisaties die uitvoeringstaken met een
wettelijke basis verrichten als prioritaire
derdenorganisatie benoemd. De prioriteit is
afhankelijk van het politieke afbreukrisico of
van het budgettaire beslag van de organisatie en
betekent dat deze categorie extra wordt
gefaciliteerd en gemonitord.
De stand van zaken ten aanzien van de voortgang
bij derdenorganisaties is eveneens positief. In
voorgaande rapportages is gemeld dat de
voortgang bij sommige derdenorganisaties
achterbleef bij die van de departementen. Het
beeld in deze rapportage is dat de prioritaire
derdenorganisaties het grootste deel van die
achterstand hebben ingelopen, met uitzondering
van enkele organisaties die de testfase de
komende maanden zullen afronden. Veelal was deze
latere afronding al in een eerder stadium
voorzien, maar gezien de korte
uitloopmogelijkheid is het uiteraard zaak dat
waar de testfase nog niet is afgerond de beoogde
deadlines worden gehaald. In vrijwel alle
gevallen wordt dit haalbaar geacht.
Naast de goede voortgang is het eveneens
positief dat de meeste departementen een goed
zicht hebben op de voortgang bij hun prioritaire
derdenorganisaties. Bijvoorbeeld bij grote
uitvoeringsorganisaties als het ABP (BZK), het
GAK (SZW) en de IB-Groep (OCW) is de euro-impact
aanzienlijk (veel grote geautomatiseerde
systemen). Genoemde organisaties hebben
afgelopen jaren een gedegen
voorbereidingstraject doorlopen. Dit heeft ertoe
geleid dat deze organisaties goed op schema
liggen en de testfase volledig hebben afgerond.
Ook CASO (OCW) dat de betaling van salarissen
van onderwijspersoneel uitvoert, ligt goed op
schema, en is bezig met de (laatste)
onderhoudsronde voor ¤-day. Alle prioritaire
derdenorganisaties van het ministerie van LNV
hebben de testfase afgerond.
Veel prioritaire derdenorganisaties (15) zijn
werkzaam op het terrein van SZW. De meeste
organisaties in de sociale zekerheid (Ctsv, Lisv
en UVI's) hebben afgelopen periode goede
voortgang geboekt. Het Ctsv rapporteert in 2001
vier maal over euro; de laatste rapportage heeft
als peildatum 1 oktober. De uvi's hebben de
testfase tijdig afgerond, met uitzondering van
GUO, waar afronding van de testfase is
verschoven naar 1 oktober. Hoge prioriteit voor
de eurowerkzaamheden is hier dus noodzakelijk.
Hetzelfde geldt voor Kliq, het
reïntegratiebedrijf dat is voortgekomen uit de
Arbeidsvoorziening. Hier wordt de realisatie-en
testfase in november 2001 afgerond met de
implementatie van een nieuw financieel systeem.
Ook moeten nog enkele andere testen worden
afgerond, zodat er sprake is van een relatief
krap tijdschema dat evenwel haalbaar wordt
geacht.
De Sociale Verzekerings Bank (SVB), die o.a.
verantwoordelijk is voor de uitvoering van de
AOW, Anw en de kinderbijslag (AKW), zal de
realisatie- en testfase per 1 oktober conform
planning afronden. Voor het verzekeren van de
continuïteit van de bedrijfsprocessen in de
overgangsfase, zijn met name voor de risicovolle
betaalstromen aanvullende maatregelen getroffen.
Er is een gedetailleerd draaiboek opgesteld
waarin alle activiteiten rond de invoering van
de euro zijn beschreven, er wordt een tijdelijke
organisatie ingesteld waarmee de interne
coördinatie en voortgangsbewaking van de
euroactiviteiten verder worden verscherpt en er
zijn duidelijke afspraken met binnen- en
buitenlandse banken gemaakt.
De zbo's in de gezondheidszorg laten een
wisselend beeld zien. Voor de Pensioen- en
UitkeringsRaad (PUR) geldt dat een groot aantal
systemen reeds is getest. Een aantal systemen
wordt nog in het 3e kwartaal van 2001 getest. De
aanpassingen bij het Commissie Tarieven
Gezondheidszorg (CTG) liggen op schema; de
testfase is afgerond. Het College van
Zorgverzekeraars (CVZ) heeft een afwijkende
planning ten opzichte van de mijlpalenplanning
van de rijksoverheid. Conform deze eigen
planning ligt men op schema, maar de testfase is
nog niet afgerond. Alhoewel het tijdschema krap
is, worden vooralsnog geen problemen voorzien om
voor 1 januari 2002 de conversie te voltooien.
De Nederlandse politie (BZK) heeft afgelopen periode goede voortgang geboekt. De politie hanteert een afwijkende planning in het aanpassingstraject. Voor alle systemen van de Nederlandse politie geldt dat de testfase is afgerond en dat de systemen gecertificeerd zijn. De conversiedraaiboeken zijn in voorbereiding. De politieregio's hebben een inhaalslag gemaakt en liggen volgens BZK, met uitzondering van twee regio's, op schema. Het Feitenboekje voor de politie met daarin alle bedragen (procesverbaal, etc.) in euro's zal naar verwachting begin september 2001 in alle politieregio's worden verspreid. De politie zal in die periode met extra eurovoorlichting aandacht besteden aan de consequenties van de euro voor de politie.
6. Voortgang in het beleidsveld van
departementen
In de vorige (9e) voortgangsrapportage werd
aangegeven dat er bij verschillende sectoren in
het "beleidsveld" van de departementen nog
sprake was van achterstanden in de
voorbereidingen.. Andere conclusie was dat niet
alle departementen goed zicht hadden op de stand
van zaken in een beleidsveld (bijvoorbeeld de
zorg, onderwijs, energie, openbaar vervoer). Dit
laatste is inmiddels grotendeels hersteld
dankzij intensivering van de inspanningen van de
departementen. Ook in faciliterende zin is actie
ondernomen richting het "beleidsveld".
De zorgsector
Naar aanleiding van het achterblijven van
eurovoorbereidingen in de zorgsector hebben de
ministeries van VWS en Financiën in samenwerking
met een externe partij een managementletter voor
de zorg opgesteld. Hierin zijn de belangrijkste
aandachtspunten die tijdens de euro-invoering
aanbod komen, uiteengezet. De management-letter
is in augustus aan alle ziekenhuizen, verpleeg-
en verzorgingshuizen verstuurd. Vanaf september
voert VWS een advertentiecampagne (in 35
vakbladen) om te wijzen op het belang van goede
eurovoorbereidingen.
Uit een aantal enquêtes van de afgelopen
periode blijkt dat de voorbereidingen in de
zorgsector op gang zijn gekomen, maar nog lang
niet overal voldoende vaart hebben. Het beeld
bij de thuiszorginstellingen, huisartsen, en
gehandicapteninstellingen is divers. Ongeveer de
helft van de ziekenhuizen moest ten tijde van
het onderzoek nog steeds een aanzienlijke
inspanning verrichten om op tijd klaar te zijn;
driekwart van de instellingen beschikte over de
benodigde implementatieplannen. Positief is dat
98% van de ziekenhuizen reeds contact heeft
gelegd met de softwareleveranciers. Van de
ziekenhuizen, thuiszorginstellingen en
gehandicapteninstellingen bleek echter ruim 25%
te verwachten op 31 december nog niet klaar te
zijn met de aanpassingen.
In oktober zal VWS een vervolgenquête houden
onder de zorginstellingen waarbij de aandacht
met name uitgaat naar de vraag welke
aanpassingen men denkt na 1 januari nog te
moeten voltooien.
Teleurstellend is ook dat minder dan de helft
van de geënquêteerde zorgaanbieders op de hoogte
is van de afspraken die op hoog niveau binnen de
zorgsector in het zogenoemde "Treekoverleg"
tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders zijn
gemaakt. Het betreft een aantal basisafspraken:
vanaf 1 januari 2001 moet op elke
gegevensuitwisseling de valuta worden vermeld,
binnen één bestand mag men slechts één valuta
hanteren, declaraties luiden tot 1-1-2002 in
gulden en daarna in euro. Onbekendheid met deze
afspraken kan in de praktijk leiden tot
verwarring en fouten. VWS heeft in juni een
brochure verzonden aan de door haar
gesubsidieerde instellingen, waarin deze
afspraken waren opgenomen. Daarnaast voert
Zorgverzekeraars Nederland dat het secretariaat
van het Treekoverleg verzorgt, momenteel een
enquête uit via de koepels van zorgaanbieders
naar de implementatie van de gemaakte afspraken.
Onderwijs
Om zicht te krijgen op de stand van zaken in het
onderwijsveld heeft het ministerie van OC&W in
juli een enquête gehouden naar de stand van
zaken bij de eurovoorbereidingen in de sectoren
primair onderwijs(PO), voortgezet onderwijs
(VO)en beroepsonderwijs en volwasseneneducatie
(BVE).
Uit de resultaten van de enquête blijkt dat een
behoorlijk aantal scholen en instellingen nog
een aanzienlijke stap moet zetten in de
voorbereidingen. Een aantal scholen of
instellingen (primair onderwijs 9%, voortgezet
onderwijs 11% en beroepsonderwijs en
volwassenen-educatie 4%) was nog helemaal niet
gestart met de voorbereidingen en hebben dit
gepland na de schoolvakantie 2001 te gaan doen.
Veelal hadden scholen gekozen voor een
geconcentreerde omschakeling rond ¤-day of om de
voorbereidingen zelfs begin 2002 af te
ronden. De schoolleiding voelt zich in veel
gevallen onvoldoende verantwoordelijk voor het
uitvoeren van de noodzakelijke voorbereidingen.
Uit de enquête blijkt dat mogelijk niet alle
scholen en instellingen (PO 22%, VO 15% en BVE
19%) tijdig europroof zullen zijn.
De impact van de relatief trage voorbereidingen
bij de scholen lijkt evenwel te overzien. De
bekostiging van de scholen en de
onderwijsinstellingen (uitgevoerd door het
agentschap CfI van OC&W) en de salarisbetalingen
van het onderwijspersoneel (via CASO) zijn voor
het grootste deel gewaarborgd, omdat de
voorbereidingen bij het CfI en CASO op schema
liggen. Bescheiden problemen kunnen zich
mogelijk voordoen op het vlak van interne
administraties van scholen als deze niet tijdig
gereed zijn voor de euro. Uit de enquête blijkt
ook dat er voldoende informatie en
voorlichtingsmateriaal over de euro beschikbaar
is, maar dat daar niet altijd gebruik van wordt
gemaakt. OC&W zal nogmaals via de gebruikelijke
kanalen het beleidsveld wijzen op het
beschikbare materiaal en aansporen de
voorbereidingen tijdig af te ronden. Het
ministerie heeft eerder diverse activiteiten
richting het beleidsveld ondernomen en ziet naar
aanleiding van de enquête geen aanleiding om
extra gerichte acties te ondernemen.
OC&W heeft via de contacten met de HBO-raad en
de VSNU (universiteiten) een goed beeld van de
voortgang in dat deel van de onderwijssector.
Uit de laatste stand van zaken in dit veld
blijkt dat de universiteiten redelijk op schema
liggen. De universiteiten moeten vóór 1 november
aan VSNU de garantie geven dat zij op 1 januari
a.s. klaar zijn. Naar de voorbereidingen binnen
de HBO-instellingen vindt momenteel een klein
onderzoek plaats. Tot dusver blijkt dat de euro
hoog op de prioriteitenlijst staat bij het
dagelijks bestuur van de instellingen. Indien
nodig zal OC&W via de HBO-raad de instellingen
op hun verantwoordelijkheden wijzen om de
eurowerkzaamheden tijdig af te ronden.
Openbaar vervoer en taxi's
In april 2001 is in opdracht van het ministerie
van Financiën een handreiking voor het openbaar
vervoer opgesteld (stads- en streekvervoer). Dit
omdat bleek dat de OV-bedrijven nog weinig
voortgang hadden geboekt in het
omschakelingsproces. Uit informatie van de
vereniging Koninklijk Nederlandse Verkeer (KNV)
blijkt dat er veel vraag is naar deze
handreiking en dat er goed gebruik van is
gemaakt. Volgens het KNV is de situatie bij het
openbaar sterk verbeterd. Wel is duidelijk
geworden dat de taxibranche nog additionele
aandacht verdient met betrekking tot de
uitwerking van de fijndistributie van munten en
de ombouw van de taximeters.
Met ingang van november 2001 starten de NS met
het aanpassen van de kaartautomaten op de
stations. Alle automaten zullen voor 1 januari
2002 zijn aangepast. Tijdens de
aanpassingsperiode gaat de verkoop via de
automaten gewoon door. Wel is het mogelijk dat
er in november en december bij een automaat niet
met contant geld betaald kan worden (alleen PIN)
Op de kaartautomaat wordt vermeld welke
betalingswijze op dat moment mogelijk is. De NS
zijn onlangs een actieve voorlichtingscampagne
voor reizigers gestart over de gevolgen van de
euro.
Energie en nutssector
De brancheorganisatie EnergieNed heeft in juli
2001 de voortgang in de nutssector
geïnventariseerd onder haar (29) leden. De
werkzaamheden voor de opstart-, inventarisatie-
en planningsfase zijn over het algemeen
afgerond. De meeste bedrijven zitten momenteel
in de uitvoeringsfase (realisatie- en testfase).
Grosso modo is 25% van de activiteiten die
behoren bij de testfase afgerond. EnergieNed
verwacht in de slotfase geen bijzondere
problemen of verrassingen meer tegen te komen.
Huursubsidie
VROM heeft een ketenverantwoordelijkheid voor de
uitvoering van de huursubsidie. Dit voorjaar
werd een enquête gehouden naar de
voorbereidingen bij gemeenten en
woningcorporaties. Meer dan de helft van de
ondervraagden gaf aan de resterende
werkzaamheden in de tweede helft van 2001 te
hebben gepland en wilden het laatste kwartaal
van 2001 gebruiken voor het testen en oplossen
van knelpunten. Vervolgens heeft VROM de
voorlichtingscampagne richting deze groepen
geïntensiveerd (o.a. nieuwsbrieven en
individuele aanschrijvingen aan gemeenten,
woningcorporaties en verhuurders). Momenteel
vinden er in samenwerking met
softwareleveranciers van gemeenten en
woningcorporaties ketentesten plaats. Het
streven is dit traject per 1 oktober af te
ronden (de mijlpaal voor de afronding van de
testfase bij gemeenten).
In het huidige huursubsidiesysteem van VROM zelf
wordt met guldens gewerkt en gebruik gemaakt van
een schil om vanaf 1 januari met euro's te
kunnen werken. De planning voorziet in het in
gebruiknemen van een operationeel systeem in
euro's per 1 juli 2002.
Afgelopen juli deed zich in Valkenswaard als
gevolg van een menselijke fout een klein
incident voor bij het innen van de huren: door
een woningbouwcorporatie werd de huur in euro
afgeschreven i.p.v. in gulden. Dit was het
gevolg van een fout tijdens de implementatie van
een nieuw systeem, die overigens snel kon worden
hersteld. VROM zal de communicatielijnen (m.n.
via koepels) verder versterken voor het geval
dat dergelijke complicaties zich opnieuw
voordoen.
Pensioenfondsen en verzekeraars
Uit een monitor van de pensioen-en
verzekeringskamer (PVK) van deze zomer
(peildatum 1 mei 2001) bleek de stand van zaken
ten aanzien van de voortgang in deze
bedrijfstakken nog tegen te vallen. Veel
pensioenfondsen bleken hun planning voor de
aanpassing van programmatuur en documenten
namelijk enkele maanden naar achteren te hebben
bijgesteld. Een minderheid van de fondsen
verwacht de geplande werkzaamheden ook pas op
een relatief laat moment af te kunnen ronden
(november of later). Positief is dat steeds meer
fondsen hebben besloten noodmaatregelen te
treffen. Wel blijft de PVK op basis van het
onderzoek voor sommige pensioenfondsen risico's
zien voor een tijdige omzetting naar de euro.
Het beeld bij de verzekeraars spoort in grote
lijnen met dat bij de pensioenfondsen. Ook bij
de verzekeraars is er een behoorlijk grote groep
die de planning naar achteren heeft bijgesteld,
maar de groep die verwacht pas eind 2001 de
systeemaanpassingen af te ronden wordt kleiner.
Een aandachtspunt is ook dat een kwart van de
verzekeraars nog geen afspraken had gemaakt met
ketenpartners over de elektronische aanlevering
van financiële informatie.
De Pensioen- en Verzekeringskamer (PVK) heeft in
de vervolgtrajecten bij zowel de verzekeraars
als de pensioenfondsen actie ondernomen richting
de organisaties die nog niet voldoende ver
gevorderd waren. Een volgend onderzoek met
peildatum 1 september moet duidelijk maken of de
noodzakelijke inhaalslagen gemaakt zijn.
Midden- en kleinbedrijf
In het Nationaal Forum van 25 september is
geconcludeerd dat ook het bedrijfsleven de
afgelopen maanden goede voortgang heeft geboekt.
Het MKB geeft aan ongeveer driekwart van de
inspanningen achter de rug te hebben. Alleen van
de kleinste bedrijven zegt 9% nog niet begonnen
te zijn met de voorbereidingen. Onderschatting
blijft een risico. De euro raakt immers het hart
van de bedrijfsvoering. De meeste MKB-ers hebben
de omschakeling van gulden naar euro gepland op
of rond 1 januari 2002. Grote risico's van
samenloop worden daarbij overigens niet meer
voorzien. Dit geldt ook voor grote bedrijven en
instellingen, mits de noodzakelijke mens- en
machinecapaciteit voor de conversie goed is
vastgelegd.
Wel zijn er signalen dat veel bedrijven en
instellingen hun systeemaanpassingen niet of
onvoldoende testen, waarmee de conversie rond
¤-day een soort van proefconversie wordt. Het
Nationaal Forum beschouwt dit als een risico.
Een ander aandachtspunt voor het bedrijfsleven
is het tijdig bestellen van eurowisselgeld, dat
eind december via de fijndistributieservice
gratis wordt afgeleverd. Hoewel uit onderzoek
blijkt dat er bij toonbankinstellingen veel
belangstelling is voor deze service, valt het
aantal bestellingen nog tegen: eind september
heeft ongeveer een kwart van de doelgroep munten
besteld. De banken en de koepels van de
detailhandel zullen hier actie op ondernemen,
ondersteund door de mediacampagne van het
Nationaal Forum. De periode waarin de
bestellingen kunnen worden verricht, is verlengd
tot eind oktober.
7. De komende periode
De algehele conclusie is dat de rijksoverheid en
de prioritaire derdenorganisaties (zbo's) met
nog ongeveer drie maanden te gaan goed op schema
liggen met de voorbereidingen. De testfase is
nagenoeg afgerond of wordt binnenkort afgerond.
De komende maanden zal aandacht nodig zijn voor
de resterende aanpassingen die voor een groot
deel op het gebied van de bedrijfsvoering
liggen, zoals het aanpassen van spreadsheets,
formulieren, automaten, kassa's en AO's. Ook
zullen er specifieke maatregelen worden
uitgewerkt ter voorkoming van menselijke fouten
rondom en na de conversie. Daarnaast zijn de
voorbereidingen voor de conversie- of
implementatiefase in volle gang. In de periode
tussen begin december en eind januari vindt de
conversie van gegevens in geautomatiseerde
systemen van gulden naar euro plaats. Voordien
zullen hiervoor draaiboeken worden uitgewerkt,
waarin de werkzaamheden aan de systemen en
gegevensbestanden, alsmede de inzet van
personeel tijdens de conversieperiode
gedetailleerd worden gepland. In sommige
gevallen zullen noodscenario's verder worden
gespecificeerd. Ook op het gebied van de interne
voorlichting staat er binnen de departementen de
komende maanden nog veel op de agenda.
Een ander actiepunt is het opzetten van een
adequate coördinatiestructuur per departement,
waarin goede afspraken staan over de
communicatie met betrekking tot (niet slagen
van) conversies, en het melden van bepaalde
eventualiteiten die de conversie kunnen
verstoren. Onderdeel van het departementale
draaiboek vormen afspraken hierover met
directies, diensten en zbo's. Hiermee wordt
duidelijk wie op welk moment de noodzakelijke
strategische besluiten zal/moet nemen.
Er is dus nog wel het een en ander te doen, en het is daarom ook de komende maanden zaak te blijven beseffen dat de euro-introductie veel meer is dan een automatiseringsvraagstuk.
Het beeld zoals geschetst voor de rijksoverheid
geldt grosso modo ook voor de
derdenorganisaties. Bijzondere aandacht is nodig
voor de samenloop van de euro met de
reorganisaties op het gebied van de sociale
zekerheid, en met nog te implementeren nieuwe
beleidsvoorstellen op dit terrein. Bij enkele
derdenorganisaties die achter lopen, blijft een
bijzondere inspanning nodig om binnen het krappe
tijdschema te blijven. Evenzeer zal in een
aantal sectoren van het beleidsveld van de
departementen (zorg, onderwijs) bij veel
instellingen een versnelling nodig zijn. Door de
departementen zijn aanzienlijke faciliterende
activiteiten verricht. Het is zaak dat de
betrokken instellingen nu hun eigen
verantwoordelijkheid nemen en de euro de nodige
prioriteit geven.
De minister van Financiën,
---
In de conversie- of implementatiefase vindt
de omzetting van gegevens van gulden naar euro
plaats, en de uiteindelijke ingebruikname van
aangepaste systemen en objecten in euro.
De verzamelterm 'eventualiteiten' geeft de
mogelijke gebeurtenissen weer die kunnen
afwijken van de voorziene scenario's en welke
maatschappelijke-, economische- of
veiligheidsconsequenties met zich meebrengen in
de implementatiefase.
De mijlpalenplanning is in februari 1999
door de ministerraad vastgesteld. Hierin is
voorzien in afronding van de planning- en
analysefase uiterlijk per 1-7-1999, de
realisatiefase per 1-1-2001, de testfase per
1-7-2001, en de conversie- of implementatiefase
per 1-1-2002.
Tweede Kamer, vergaderjaar 1999-2000, 27042
nr. 1
Een "freeze period" is het bevriezen van
systemen nadat alle aanpassingen en het testen
daarvan voor de euro zijn afgerond. Wijzigingen
kunnen dan eerst na de gegevensconversie
(december/januari) worden doorgevoerd.
Dit betreft zowel het kerndepartement van
SZW, de uitvoeringsorganisaties in de sociale
zekerheid, de toezichtsfunctie, alsook
organisaties die voortkomen uit de voormalige
Arbeidsvoorziening.
Eurotest onder ziekenhuizen (PWC) met
peildatum juni 2001, NIPO-enquête (juli
jl.)onder huisartsen, thuiszorginstellingen en
gehandicapteninstellingen en tenslotte een
onderzoek van Arcares (mei jl.) bij
ziekenhuizen, bejaardenoorden en
verpleeghuizen, thuiszorg,
gehandicapteninstellingen en huisartsen).