NIEUWE REGELS VOOR BEHEER OVERHEIDSARCHIEVEN
Binnenkort krijgt de burger grondwettelijk het recht op toegang tot
informatie die bij de overheid berust. De communicatie tussen burger
en overheid vereist daarom voorzieningen die de zorgvuldigheid,
betrouwbaarheid en integriteit van de overheidsinformatie waarborgen.
Archieven zijn een buitengewoon belangrijke bron van
overheidsinformatie. De Archiefwet 1995 verplicht dan ook de
overheidsorganen om "de onder hen berustende archiefbescheiden in
goede en geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren".
Als uitwerking van die zorgplicht is in de wet vastgelegd dat nadere
regelingen zullen worden gesteld voor:
1. de duurzaamheid van archiefbescheiden
2. bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen
3. de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden.
De in 1995 aangekondigde regelingen zijn inmiddels door de
Staatssecretaris voor Cultuur vastgesteld en vanaf 1 oktober 2001 in
werking.
De drie regelingen zijn in eerste instantie van belang voor iedereen
die beroepshalve met het beheer van (jonge) overheidsarchieven te
maken heeft: managers, opleiders, voorlichters en inspecteurs met
betrekking tot de documentaire informatieverzorging bij
overheidsorganisaties, maar ook toeleveranciers en andere externe
relaties van archiefbeheerders, zoals ICT-bedrijven,
papierfabrikanten, brandweer, archiefbewerkingsbureaus, etc.
Voor deze groepen is door de Rijksarchiefdienst een voorlichtingsactie
opgezet, die in de komende maanden zal worden gehouden.
In tweede instantie zijn de regelingen natuurlijk ook van belang voor burgers die voor informatie uit overheidsarchieven bij instanties aankloppen. De regelingen hebben immers betrekking op wat dezen op het punt van archiefbeheer van overheidsinstanties mogen verwachten.
De regelingen zijn - met toelichting - op deze site te vinden. U kunt
ze downloaden in de rubriek Archiefbeheer, die u op de homepage kunt
aanklikken. Ook is deze rubriek rechtstreeks te benaderen op het
adres: www.archief.nl/rad/regelingen/bibliotheek. Voor wie vragen over
de regelingen heeft is aan de rubriek ook een (e-mail) helpdesk
verbonden.