Ministerie van Defensie


Brieven aan de Kamer

Defensie IV-beleidsplan

10-09-2001

Inleiding Een belangrijk onderdeel van de Defensienota 2000 is het 'Veranderingsproces Defensie', dat er op is gericht Defensie te doen functioneren als een moderne overheidsorganisatie die alert inspeelt op de uitdagingen van onze tijd. Specifieke doelen zijn, op operationeel gebied, de verbetering van de aansturing van uitgezonden eenheden en, intern, de verbetering van de informa-tievoorziening aan de bewindslieden. Het sturingsconcept van Defensie, "centrale regie en decentrale uitvoering" moet ertoe bijdragen dat de organisatie - ondanks de verscheidenheid van de samenstellende delen - een eenheid vormt die doelmatig en doeltreffend functioneert en daarover op controleerbare wijze verantwoording aflegt.

Het veranderingsproces vergt op veel fronten bijsturing, aanpassing en aanvullende initiatieven, zowel bij mensen als in de werkomgeving. Technologische hulpmiddelen zijn hierbij van groot belang. Informatie- en communicatietechnologie (ICT) is onmisbaar voor de informatievoorziening (IV) in elke moderne organi-satie, Defensie niet uitgezonderd. Dankzij moderne ICT kan informatie snel op veel plaatsen beschikbaar zijn. Hierdoor worden niet alleen de besturingsmogelijkheden versterkt, maar kan ook relatief eenvoudig de interne communicatie worden verbeterd.

Door de stormachtige ontwikkelingen in de ICT kunnen echter ook ongewenste effecten optreden, zoals de fragmentatie van de mid-delen waardoor juist de doorzichtigheid wordt belemmerd. Zoals ik u heb bericht in mijn brief Transparant en doelgericht: verbetering van de interne en externe communicatie (D99000962 d.d. 30 maart 1999) wordt bij de informatievoorziening op dit moment gebruikgemaakt van een groot aantal verschillende geautomatiseerde systemen, wat de interne transparantie inderdaad bemoeilijkt. Voorts zijn de huidige informatiesystemen binnen Defensie veelal verouderd en zijn zij de komende jaren aan vernieuwing toe. In de komende jaren - de Defensienota maakte hiervan al gewag - is daarom standaardisatie de norm en zal het beleid voor de informatievoorziening centraal worden vastgesteld.

Met deze brief informeer ik u over dit Defensie IV-beleidsplan dat het referentiekader biedt voor concrete behoeftestellingen die de komende jaren zullen worden gedefinieerd en in overeen-stemming met het DMP aan het parlement zullen worden voorgelegd.

IV-beleidsplan: eisen, uitgangspunten en doel Het Defensie IV-Beleidsplan is op 21 mei 2001 vastgesteld. In dit plan zijn de volgende eisen aan de informatievoorziening gesteld: -de IV dient te zijn afgestemd op de operationele inzet en de bedrijfsvoering waarbij het VBTB- (van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording) alsmede het BLS-beleid (baten-lastenstelsel) mede worden begrepen onder de factoren die de informatiebehoefte bepalen; -de IV dient voldoende aanpassingsvermogen te hebben; -de IV moet interoperabel zijn (NAVO, EU, nationale overheid); -de IV moet doelmatig zijn; -de IV moet beheersbaar zijn. Om aan deze eisen te voldoen zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd: -gezamenlijk (joint), tenzij; -gemeenschappelijk (defensiebreed), tenzij..; -producten worden 'van de plank' gekocht ("Commercial off the shelf", "Governmental off the shelf") tenzij..; -geen scheiding tussen bestuurlijke en operationele omgeving.

Om op beheerste wijze invulling te kunnen geven aan behoefte-stellingen op informatievoorzieningsgebied is de complexe mate-rie verdeeld in overzichtelijke programma's met projecten of activiteiten die een zekere onderlinge relatie hebben. Deze pro-gramma's zijn complementair en omvatten samen het gehele IV-spectrum dat voor Defensie van belang is. De uitvoering van de projecten en activiteiten berust op een zo generiek mogelijke opzet: in beginsel wordt per functionele informatiebehoefte slechts één applicatie of systeem actief. Vanzelfsprekend kan niet alles tegelijkertijd worden aanbesteed of uitgevoerd. Dit zou financieel onhaalbaar zijn en fysiek on-uitvoerbaar. Voorts gaan sommige activiteiten per se aan andere vooraf. Projecten zullen dan ook in een zekere volgorde worden uitgevoerd. Dit vereist een meerjarig plan met een strakke (cen-trale) regie en voldoende terugkoppeling tijdens de uitvoering om tijdig te kunnen beoordelen of bijsturing nodig is. Dit is in het IV-beleidsplan vastgelegd. Het doel van het IV-beleidsplan is derhalve: -het definiëren van de programma's; -het stellen van doelen per programma; -het beschrijven van de samenhang (architectuur) tussen deze programma's; -het beschrijven van een uitvoeringsstrategie; -het definiëren van bevoegdheden en verantwoordelijkheden; -het vaststellen van een kader om initiatieven en behoefte-stellingen te kunnen toetsen.

Uiteraard beschrijft het plan ook de planning van de activitei-ten (op hoofdlijnen) in tijd en geld. Wat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreft, is het beginsel van de centrale regie en de decentrale uitvoering leidraad.

De IV-programmas Zoals gezegd, is het totale IV-domein opgesplitst in deelgebie-den, de IV-programmas, om de complexiteit te reduceren. Met het oog hierop is er behoefte aan een gemeenschappelijk referentie-kader waarin de afbakeningen helder zijn gedefinieerd. Dit refe-rentiekader wordt in het IV-beleidsplan aangeduid als 'architec-tuur'. In elk programma wordt aangegeven welk doel moet worden behaald, welke ontwikkelingen of projecten tot dit programma worden gerekend en welke middelen nodig zijn om het programma te verwezenlijken en te onderhouden. De IV-programmas en de daarin opgenomen maatregelen zijn te onderscheiden in: -het programma "ICT-infrastructuur", waarmee de basis wordt gelegd voor de gegevensuitwisseling van andere programma's -het programma "informatiebeveiliging" dat de uitwisseling van defensiebreed gerubriceerde informatie mogelijk moet maken; -het programma "documentaire informatievoorziening" waarmee diverse administratieve processen, waaronder het registreren en bewaren van documenten, defensiebreed op een gestandaardi-seerde wijze elektronisch worden ondersteund; -het programma "operationele informatievoorziening" dat de uitvoering van militaire operaties van de krijgsmachtdelen ondersteunt; -het programma "standaard IV" dat een spilfunctie vervult om-dat het de projecten omvat die betrekking hebben op gemeen-schappelijke technische oplossingen voor de integratie van de hierna genoemde functionele programmas; -de vijf functionele programmas: "personele IV", "medische IV", "opleidingen IV", "financiële IV" en "materieellogistie-ke IV". Deze programma's bevatten maatregelen in aanvulling op het "standaard IV"-programma.

De bijlage bevat een nadere toelichting op deze tien program-mas.

Uitvoering Om het uiteindelijke doel tegen beheersbare kosten te bereiken en tevens de onderlinge samenhang te bewaken, is een stapsgewijs proces met een zorgvuldige coördinatie noodzakelijk. De centrale regie wordt gevoerd door de nieuw op te richten Directie Informatievoorziening en Organisatie (DIO) bij het kerndepartement. Zo wordt tevens de schaarse ICT-kennis bij Defensie op één plaats geconcentreerd en worden de voorwaarden geschapen om als "smart buyer" te kunnen opereren. De taak van de DIO omvat behalve de beleidsontwikkeling vooral de bewaking van de samenhang van het IV-beleid, eerder aangeduid met 'architectuur'. Daartoe houdt de DIO toezicht op de uitvoering van het IV-beleid door de defensieonderdelen. Dit toezicht betreft alle aspecten van projectaansturing: product, tijd en geld. In de tien programma's wordt in overleg met alle defensieonderdelen het gemeenschappelijke Defensie IV-beleid verder ontwikkeld en geconcretiseerd in projecten en activiteiten. De voortgangsbewaking en daaruit voortvloeiende bijsturing geschieden in het genoemde programmaoverleg en - als het programmaoverstijgende activiteiten betreft - door de DIO. Alle projecten zullen worden uitgevoerd conform het reguliere plannings- en begrotingsproces van Defensie, alsmede - wanneer de financiële omvang daartoe noopt - het DMP. Hierbij moet wel worden aangetekend dat de ontwikkelingen in de informatie- en communicatietechnologie zo snel gaan, dat het niet altijd mogelijk zal zijn meerjarige ramingen te baseren op concrete planvoornemens. Op basis van de meerjarige ramingen tot en met 2006 wordt geschat dat de omvang van de benodigde budgetten jaarlijks tussen de fl. 740 en fl. 800 miljoen zal zijn, afhankelijk van de samenloop van de diverse projecten. Het betreft jaarlijks tussen de fl. 240 en fl. 300 miljoen aan investeringen en onge-veer fl. 500 miljoen voor exploitatie.

Vervolgtraject De bijlage bevat een beknopt overzicht van de programmas en de belangrijkste projecten. De fasering van deze programmas is het resultaat van een analyse van de IV-behoefte. Hiervoor zijn in het IV-beleidsplan vier criteria gehanteerd, te weten: -operationele factoren (nut/noodzaak, afbreukrisico); -exogene factoren (ontwikkelingen bij leveranciers, bijvoor-beeld "upgrades" van applicaties, beleid bij partners met wie interoperabiliteit is vereist, alsmede wet- en regelgeving); -doelmatigheid (kosten-batenanalyse), waarbij de gehele le-venscyclus van een beoogde maatregel alsmede de kosten van beheer en opleidingen mede in beschouwing worden genomen; -risico's. Het gaat om de beoordeling van de risico's die sa-menhangen met de aspecten tijd, geld en product en met de continuïteit van de bedrijfsvoering, inclusief de commando-voering.

Inmiddels heb ik u de behoeftestelling inzake het tracking&tracing-systeem voorgelegd. Dit systeem is van groot belang om een goed inzicht te krijgen in de locatie van het beschikbare materieel dat in een operatie nodig is en om de goederenstroom van en naar een operatiegebied zo goed mogelijk te reguleren. Op relatief korte termijn zal het parlement de behoeftestelling ontvangen voor het modulaire mobiele verbindingssysteem Titaan, ter vervanging van het Zodiac-systeem. Dit flexibel inzetbare systeem, dat onder andere het ondersteunen van het multinationa-le high-readiness hoofdkwartier (1 GE/NL Corps) mogelijk maakt, zal geschikt zijn voor de ondersteuning van de commando-voering voor de Koninklijke landmacht en de Koninklijke lucht-macht in alle soorten operaties vanaf het niveau van bataljon of squadron en hoger. Voorts zal ik u binnenkort nader informeren over het programma "standaard IV", dat betrekking heeft op de selectie van een zo-genaamd "Enterprise Resource Planning" (ERP) pakket. De invoe-ring van dit ERP-pakket begint bij de bevoorradingsbedrijven en in het bevoorradingsproces. Vervolgens is de integratie van de overige bedrijfsvoeringsondersteunende IV aan de orde, waardoor het mogelijk wordt de personele, materiële en financiële gege-vens te koppelen en in samenhang te bezien. Ook zal ik u informeren over het project P&O2000+ ("personele IV"), waarin een "Human Resource Management" (HRM) pakket wordt geselecteerd, en het project FINAD2000 ("financiële IV"), dat nodig is met het oog op de invoering van het VBTB-beleid bij Defensie en - op termijn - het baten-lastenstelsel. Met de uitvoering van het IV-beleidsplan wordt een belangrijke stap gezet in het 'Veranderingsproces Defensie'. Uitvoering van het plan is een noodzakelijke voorwaarde voor de verdere verbe-tering van de kwaliteit en de transparantie van de organisatie en is essentieel voor de verdere versterking van de samenhang van de defensieonderdelen en de kwaliteit van de informatievoor-ziening.

DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE,

H.A.L. van Hoof

Bijlage: IV-programmas: beknopte omschrijving, implementatieperioden ICT-infrastructuur. De gemeenschappelijke ICT-infrastructuur bestaat uit: - computersystemen, verbindingssystemen en netwerken - de ondersteunende programmatuur (middelware) die nodig is om ICT-toepassingen te ontwikkelen, beheren en te laten functio-neren (besturingssoftware, databasemanagement, ontwikkel- en beheertools). - basisdiensten; deze diensten leveren geen functionaliteit aan eindgebruikers maar spelen een belangrijke rol bij de imple-mentatie van de overige diensten. - generieke diensten; deze leveren functionaliteit voor alge-meen gebruik aan eindgebruikers in de organisatie.

Informatiebeveiliging. De nadruk bij dit programma ligt op de samenhang tussen de te treffen beveiligingsmaatregelen. Het am-bitieniveau voor de standaard werkplek zal voor exclusiviteit op stg confidentieel met COTS producten liggen. De volgende stappen bepalen de inhoud van het programma: - afhankelijkheids- en kwestbaarheidsanalyses; - opstellen en vaststellen van informatiebeveiligingsplannen; - het implementeren van beveiligingsmaatregelen; - accreditatie en evaluatie.

Documentaire IV. De documentaire IV staat voor de uitdaging de transitie van "papieren" IV naar "elektronische" om te zetten in beleid in samenhang met ontwikkelingen bij de nationale overheid (RYX, TTP/PKI etc). De te ondersteunen basisprocessen zijn het registreren, bewaren en bewerken van (formele) documenten die worden gerekend tot het domein van de Documentaire IV.

Militair-medische IV. De medische informatievoorziening moet worden voorzien van de volgende functionaliteiten: - persoonsregistratie; - verrichtingenadministratie; - een module immunisatiegegevens; - een module voor keuringsgegevens en vaccinaties; - een module voor fysiotherapiegegevens; - een tandheelkundige module; - een module voor audiometriegegevens; - een module voor arbozorg; - een module voor integrale zorgverlening; - een verzuimregistratie en -bewaking; - een registratie van familieleden en passanten.

Opleidingen. Het programma opleidingen omvat de volgende func---tio-naliteiten: - opleidingsontwikkeling; - leerlingenbeheer; - planning van mensen en middelen; - het programmeren van opleidingen; - kosteninformatie over opleidingen; - het inschrijven voor cursussen en opleidingen; - Computer Ondersteund Opleiden (COO).

Standaard IV tbv de bedrijfsvoering. Dit programma bestaat uit drie componenten, te weten: - het implementeren van de ERP-backbone; - het implementeren van systemen ter ondersteuning van de mana-gementinformatie; - het bewerkstelligen van "corporate" metagegevensbeheer.

Personeel en Organisatie. De processen behorende tot het P&O functiegebied (inclusief werving en selectie) moeten op alle niveaus in de defensieorganisatie worden ondersteund met één gemeenschappelijk P&O informatiesysteem. Dit systeem wordt opge-bouwd uit verschillende modulen die zowel de generieke als de specifieke functies omvatten. Materieel-logistieke IV. De processen behorend tot het materieel-logistieke functiegebied moeten op alle niveaus in de defensieorganisatie worden ondersteund met gemeenschappelijke matlog-informatiesystemen. Dit geheel aan systemen (waaronder tracking&tracing) wordt opgebouwd uit verschillende modulen die zowel de generieke als de specifieke functies omvatten. Financiële IV. Dit programma omvat het afbouwen en ontsluiten van een groot deel van de oude systemen waarmee de meeste finan-ciële functionaliteiten ondersteund worden door het beoogde ERP-pakket en van de overblijvende functionaliteiten door FINAD 2000. VBTB-beleid alsmede - toekomstig BLS-beleid - is van in-vloed op activiteiten in dit programma. Operationele IV. In dit programma wordt gewerkt aan een gemeen-schappelijke operationele architectuur voor heel Defensie, als-mede aan de vaststelling van standaarden op het gebied van C3I (Command-and-Control, Communications & Information) voor alle defensieonderdelen. Projecten als MMHS (berichtenverkeer) en TITAAN (mobiel) behoren tot dit programma.