MONEYPENNY.NL
Secretaresse-probleem op kostenbesparende wijze opgelost door thuiswerken
In zes maanden tijd heb ik vijf verschillende secretaresses moeten
inwerken en iedere keer als we elkaar een beetje begon te kennen
verdwenen ze weer. Het kost verschrikkelijk veel tijd. Nu krijg ik
support van een pool, waar niemand me kent of iets van mijn projecten
weet. Er is een hoog verloop, de kwaliteit is laag en doordat wij
gedwongen zijn steeds meer zelf te doen is het werk dat overblijft
voor de secretaresses weinig interessant.
Dit klachtenrelaas van een adviseur bij een grote management
consultancy firma is heel herkenbaar zeggen Natasja Fortuin en
Marianne Sturman van Moneypenny.nl, een bedrijf dat Virtuele
Assistenten levert en adviseert over de organisatie van secretariaten
binnen bedrijven. Bij datzelfde adviesbureau hebben de minder ervaren
adviseurs weinig secretariële ondersteuning. Zij maken zelf hun
afspraken, doen hun post zelf en kijken hun eigen rapporten na. Duur
secretariëel werk als je bedenkt dat deze adviseurs gemiddeld fl.
350,- per uur opleveren in projecten bij opdrachtgevers.
Volgens Fortuin en Sturman ligt de oplossing voor het oprapen. Door anders te kijken naar de organisatie van het secretariaat bij bedrijven kan de problematiek worden aangepakt, namelijk met een samenspel tussen een basis secretariaat van bekwame medewerkers op locatie en een flexibele pool van Virtuele Assistenten thuis.
De eerste stap is om bij een dergelijk bedrijf in kaart te brengen
welke taken en verantwoordelijkheden bij het secretariaat moeten
liggen om alle teamleden van goede ondersteuning te voorzien.
Vervolgens wordt op taakniveau bekeken welke aktiviteiten absoluut op
kantoor en welke op afstand kunnen worden uitgevoerd. Afhankelijk van
de mate waarin het bedrijf gebruik kan of wil maken van de
mogelijkheden op ICT gebied kunnen bepaalde taken virtueel worden
uitgevoerd. Als er bijvoorbeeld elektronisch toegang is tot de
gegevens van de relaties en agendas van de medewerkers kan het maken
van afspraken door een Virtuele Assistent vanuit huis plaatsvinden. In
dat geval blijft er interessanter, dus meer motiverend werk over voor
de mensen op kantoor, terwijl er in het eindplaatje minder mensen op
kantoor nodig zijn, maar van een hoogwaardiger niveau. Deze benadering
is zeer kostenbesparend; immers, de secretariële support wordt weer
door de (goedkopere) secretariële krachten gedaan (en niet door de
teamleden zelf), terwijl de flexibele Virtuele Assistenten uitsluitend
voor effectief gewerkte uren worden betaald.
De Virtuele Assistenten zijn makkelijk te vinden zegt Sturman. Er zijn
talloze ervaren managementondersteuners in Nederland die graag (weer)
aan het arbeidsproces zouden deelnemen als er sprake is van flexibele
werktijden en de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Moneypenny.nl
heeft een bestand van bijna 1.000 Virtuele Assistenten, zonder ooit
een personeelsadvertentie te hebben geplaatst.
Inmiddels doet MoneyPenny.nl zaken met tientallen opdrachtgevers,
waaronder zowel multinationals als MKB bedrijven. MoneyPenny.nl biedt
niet alleen virtuele assistentie, maar adviseert bedrijven ook bij de
(re)organisatie van secretariaten. MoneyPenny.nl's Virtuele
Assistenten kunnen via MoneyPenny.nl bij bedrijven op flexibele basis
worden ingezet, maar kunnen desgewenst ook rechtstreeks in dienst
komen bij opdrachtgevers.
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met:
MoneyPenny.nl B.V.
Contactpersoon: Marianne Sturman
Bouwerij 4
1185 XX AMSTELVEEN
telefoon (020) 42 60 760
fax (020) 42 60 769
email: marianne.sturman@moneypenny.nl
internet: http://www.moneypenny.nl
05 sep 01 09:45