Ministerie van Sociale Zaken Directie Bijstandszaken en Werkgelegenheid Afdeling Inkomenswaarborg
Burgemeester en wethouders Postbus 90801 Directeuren van Gemeentelijke Sociale Diensten 2509 LV Den Haag Anna van Hannoverstraat 4 Hoofden van afdelingen sociale zaken Telefoon (070) 333 44 44 Telefax (070) 333 40 33
Uw brief Ons kenmerk Doorkiesnummer BZ/IW/01/47979
Onderwerp Datum Contactpersoon Verzoek voorlopige teruggaaf via de gemeente RC-servicelijn
In deze circulaire vraag ik, mede namens de directeur-generaal Belastingdienst van het ministerie
van Financiën, uw aandacht voor een nieuwe werkwijze voor verzoeken om voorlopige teruggaaf
van heffingskortingen van bijstandsgerechtigden. Voor de voorlopige teruggaven die betrekking
hebben op het jaar 2002 en volgende jaren is het mogelijk gemaakt dat gemeenten die voorlopige
teruggaven op geautomatiseerde wijze namens de bijstandsgerechtigden aanvragen.
Gebruikmaking van deze mogelijkheid vindt zowel voor gemeenten als voor bijstandsgerechtigden
plaats op vrijwillige basis.
In deze circulaire informeren wij u over de achtergronden van de nieuwe mogelijkheid. Vervolgens
gaan wij in op de planning en op de activiteiten die van u verwacht
./. worden. Bij de circulaire hoort een aantal (model)brieven die u in de contacten met de
bijstandsgerechtigden kunt gebruiken.
Aanleiding
Met ingang van 2001 zijn de tariefgroepen vervangen door heffingskortingen. Een aantal daarvan
kan door middel van een voorlopige teruggaaf worden uitbetaald. Deze moet, behoudens waar het
de kinderkortingen betreft, in aanmerking worden genomen bij de vaststelling van het recht op en
de hoogte van de bijstand. Op grond van de Algemene bijstandswet zijn bijstandsgerechtigden
verplicht de voorlopige teruggaaf aan te vragen. Bij de aanvraag van de voorlopige teruggaven
voor 2001 is gebleken dat voor alle partijen sprake is van een bewerkelijk proces. Bovendien
waren veel aanvragen te laat en werden ze onjuist ingevuld. Daarom is een nieuwe werkwijze
ontwikkeld.
Omschrijving nieuwe werkwijze
Vooraf merken wij op dat de nieuwe werkwijze betrekking heeft op de voorlopige teruggaaf van
heffingskortingen en dus niet op de voorlopige teruggaaf wegens aftrekposten.
De nieuwe werkwijze ziet op de massale aanvragen in het najaar. Voor alle bijstandsgerechtigden die de gemeenten hebben gemachtigd kan de gemeente langs electronische weg de voorlopige teruggaaf voor het komende jaar aanvragen. De Belastingdienst heeft een programma ontwikkeld waarmee dat op een vereenvoudigde wijze kan. De Belastingdienst zal u dit programma in september 2001 toesturen.
Het is niet verplicht om mee te doen. Uiteraard kunt u voor dezelfde werkwijze kiezen als vorig jaar. Ook de bijstandsgerechtigde is niet verplicht om de gemeente te machtigen.
Planning en uitvoering
Als de gemeente gebruik wil maken van de nieuwe werkwijze ziet de planning en uitvoering er als
volgt uit:
* uiterlijk 13 augustus 2001 moet bij de Belastingdienst een bestand binnen zijn met de
sofinummers van alle bijstandsgerechtigden waarvan u verwacht dat zij recht hebben op
./. een voorlopige teruggaaf van heffingskortingen. Zie bijlage 1 voor nadere informatie
over de logistiek;
* de Belastingdienst zal de bijstandsgerechtigden van wie het sofinummer is aangemeld geen
aanvraagformulier toezenden. In plaats van dat formulier ontvangen zij in september 2001 van
de belastingdienst een brief waarin hen wordt gewezen op de mogelijkheid
./. van het gebruik van de machtiging (bijlage 2);
* vooruitlopend op de verzending van de brief van de Belastingdienst kunt u beginnen met
./. het inzamelen van de machtigingen. Een modelbrief hiervoor is bijgevoegd (bijlage 3),
./. evenals een model van de machtiging (bijlage 4 ).
De dubbele benadering (door de Belastingdienst en uw gemeente) is mede ingegeven om een
maximale respons te bewerkstelligen.
Om te voorkomen dat onduidelijk blijft of een bijstandsgerechtigde u al dan niet wil machtigen,
wordt in de modelbrief aan betrokkene die het verzoek zelf wil blijven
./. indienen verzocht om dit met een verklaring op te geven (bijlage 5).
* omstreeks medio september 2001 vindt uitlevering plaats van de programmatuur (nadere
informatie over de logistiek volgt);
* het door het programma gegenereerde bestand dient vóór eind oktober 2001 te worden
opgestuurd naar de Belastingdienst (nadere informatie over de logistiek volgt);
* na verwerking van de gegevens stuurt de Belastingdienst aan de bijstandsgerechtigde een
beschikking. Voorzover er toch iets mis is met een aanvraag zal de Belastingdienst contact
opnemen met de gemeente;
* de Belastingdienst selecteert op basis van het bestand van augustus de bijstandsgerechtigden
van wie de Belastingdienst eind november nog geen verzoek heeft ontvangen. Die
bijstandsgerechtigden zal de Belastingdienst opnieuw benaderen zodat de kans groot is dat ook
zij tijdig een voorlopige teruggaaf zullen ontvangen.
Aanvragen lopende het jaar
Voor de aanvragen lopende het jaar blijft de huidige werkwijze gelden, waarbij de betrokkene het
verzoek tot de Belastingdienst richt. Net als thans het geval is, kunt u desgewenst de
bijstandsgerechtigde behulpzaam zijn bij de indiening van dit verzoek. Deze aanvragen kunnen niet
via vorenbedoeld programma lopen. Wel kunt u gebruik maken van de diskette die de Belastingdienst aan alle belastingplichtigen ter beschikking stelt voor het aanvragen van de voorlopige teruggaaf.
Mutaties
Voor mutaties geldt als uitgangspunt dat de bijstandsgerechtigde die zelf moet melden aan de Belastingdienst. Desgewenst kunt u mutaties op grond van een machtiging namens de bijstandsgerechtigde via een vernieuwd verzoek melden bij de Belastingdienst. Ook voor een vernieuwd verzoek geldt dat dit niet via vorenbedoeld programma kan lopen en dat u gebruik kunt maken van de diskette die de Belastingdienst aan alle belastingplichtigen ter beschikking stelt voor het aanvragen van de voorlopige teruggaaf.
Bestandsuitwisseling
Voorts geldt voor alle gemeenten, ongeacht of wel of niet wordt deelgenomen aan de nieuwe werkwijze, het volgende. Eind november 2001 kunt u gebruik maken van de mogelijkheid om, net als vorig jaar en begin dit jaar, een bestand aan te leveren van bijstandsgerechtigden. Op basis van dit bestand zal de Belastingdienst u in december 2001 informeren over de voorlopige teruggaaf die is toegekend aan bijstandsgerechtigden in uw gemeente. U ontvangt hierover nader bericht.
Wij hopen dat de nieuwe werkwijze zal bijdragen aan een vereenvoudiging en verbetering van de
aanvragen van de voorlopige teruggaven.
De directeur Bijstandszaken,
(drs. P.P.L. van Kalmthout)
Bijlage 1 bij circulaire aan gemeenten, kenmerk BZ/IW/01/47979
Logistieke informatie voor het bestand van sofinummers in augustus
Voor elke bijstandsgerechtigde die naar verwachting in aanmerking komt voor een voorlopige
teruggaaf in verband met heffingskortingen moet u een record aanmaken, die u in een bestand
verzamelt.
Het bestand moet voldoen aan de volgende specificaties:
- De records moeten worden aangeleverd in ASCII.
- Elk record moet uit 13 posities bestaan waarvan de eerste 4 posities de (CBS)gemeentecode
bevat. De posities 5 t/m 13 bevatten het sofinummer. Als het sofinummer korter is dan 9
posities, worden voorloopnullen toegepast.
- De records worden afgesloten met CR/LF (Carriage/Linefeed).
Het bestand schrijft u weg naar het medium (diskette, tape, CD-rom) waarop u de gegevens aan
de Belastingdienst wilt aanleveren. U stuurt dat bestand vóór 13 augustus 2001 aan:
Belastingdienst/CBI
t.a.v. de heer J.A. Olthuis
Antwoordnummer 1220
7300 VB Apeldoorn
Bestanden die de Belastingdienst na 13 augustus ontvangt kunnen niet meer verwerkt worden.
Voor logistieke en technische vragen kunt u contact opnemen met de heer Olthuis, telefoonnummer
055- 528 9635. Voor vragen over de bestandsopbouw e.d. kunt u contact opnemen met de heer
Hollestein, telefoonnummer 055- 528 9638.
Bijlage 2 bij circulaire aan gemeenten, kenmerk BZ/IW/01/47979
Tekst van de brief van de Belastingdienst aan de bijstandsgerechtigde
Betreft: Verzoek voorlopige teruggaaf via de gemeente
Geachte heer/mevrouw,
Volgens mijn gegevens ontvangt u een bijstandsuitkering en heeft u recht op een voorlopige
teruggaaf voor heffingskortingen. In dit geval bent u op grond van de Algemene bijstandswet
verplicht de voorlopige teruggaaf aan te vragen bij de Belastingdienst. U kunt de voorlopige
teruggaaf zelf aanvragen, maar u kunt de aanvraag voortaan ook via de gemeente laten lopen.
Als u wilt dat de gemeente de voorlopige teruggaaf voor u aanvraagt bij de Belastingdienst, moet u
de gemeente machtigen om namens u het verzoek te doen. Het kan zijn dat de gemeente hierover
al contact met u heeft opgenomen. Als dat niet het geval is, zal zij dat binnenkort doen. U ontvangt
dan een brief met daarbij een machtiging. Deze machtiging moet u invullen, ondertekenen en aan de
gemeente terugsturen. De gemeente zal u laten weten welke heffingskortingen voor u zijn
aangevraagd en op basis van welke gegevens dat is gebeurd. Van de Belastingdienst ontvangt u
bericht of de voorlopige teruggaaf is toegewezen. De Belastingdienst zal de voorlopige teruggaaf
vervolgens rechtstreeks aan u uitbetalen.
Als u het verzoek om voorlopige teruggaaf zelf wilt blijven doen, moet u dat formulier zelf
aanvragen. Dit formulier kunt u krijgen bij de gemeente of bij de Belastingdienst. Meldt dit dan aan
de gemeente.
Als u nog vragen heeft over deze brief of u wilt het aanvraagformulier voor een voorlopige
teruggaaf ontvangen, dan kunt u contact opnemen met de gemeente of met de eenheid van de
Belastingdienst waaronder u valt. U kunt ook (gratis) bellen met de BelastingTelefoon: 0800 -
0543. De BelastingTelefoon is bereikbaar op werkdagen van maandag tot en met donderdag van
8.00 tot 22.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur.
Bijlage 3 bij circulaire aan gemeenten, kenmerk BZ/IW/01/47979
MODEL-BRIEF
Brief van gemeente aan bijstandsgerechtigden
Onderwerp: verzoek voorlopige teruggaaf heffingskortingen
Waar gaat deze brief over?
Met ingang van eind vorig jaar is het mogelijk om bij de Belastingdienst een aanvraag in te dienen
voor een voorlopige teruggaaf van heffingskortingen. Als u wilt, kunt u uw verzoek voortaan via de
gemeente laten verlopen. In deze brief kunt u lezen wat u daarvoor moet doen.
Het is belangrijk dat u op deze brief reageert!
* Als u de gemeente wilt machtigen, lees dan verder en zorg dat de gemeente de
machtiging krijgt.
Mogelijk heeft u de gemeente al gemachtigd. In dat geval hoeft u niets doen.
Als u de voorlopige teruggaaf zelf wilt blijven aanvragen stuur dan wel bijgaand
formulier in om aan te geven dat u uw verzoek zelf blijft doen!
Wat de Belastingdienst u al meedeelde
Waarschijnlijk heeft u een dezer dagen een brief ontvangen van de Belastingdienst. Voor zover
nodig herhaal ik hier nog even kort het belangrijkste deel van die brief.
"Volgens mijn gegevens ontvangt u een bijstandsuitkering en heeft u recht op een
voorlopige teruggaaf voor heffingskortingen. In dit geval bent u op grond van de Algemene
bijstandswet verplicht de voorlopige teruggaaf aan te vragen bij de Belastingdienst. U kunt
de voorlopige teruggaaf zelf aanvragen, maar u kunt de aanvraag voortaan ook via de
gemeente laten lopen.
Als u wilt dat de gemeente de voorlopige teruggaaf voor u aanvraagt bij de Belastingdienst,
moet u de gemeente machtigen om namens u het verzoek te doen. Het kan zijn dat de
gemeente hierover al contact met u heeft opgenomen. Als dat niet het geval is, zal zij dat
binnenkort doen. U ontvangt dan een brief met daarbij een machtiging. Deze machtiging
moet u invullen, ondertekenen en aan de gemeente terugsturen. De gemeente zal u laten
weten welke heffingskortingen voor u zijn aangevraagd en op basis van welke gegevens dat
is gebeurd. Van de Belastingdienst ontvangt u bericht of de voorlopige teruggaaf is
toegewezen. De Belastingdienst zal de voorlopige teruggaaf vervolgens rechtstreeks aan u
uitbetalen."
Hoe machtigt u de gemeente
Hierbij treft u een machtigingsformulier aan. Als u wilt dat de gemeente de voorlopige teruggaaf voor u aanvraagt, dan moet u het formulier invullen, ondertekenen en inleveren bij de gemeente of in bijgevoegde retourenvelop aan de gemeente zenden.
Wat u verder moet doen
Als u de gemeente machtigt om voor u een voorlopige teruggaaf aan te vragen is het van belang
MODEL-MACHTIGING
Machtiging voorlopige teruggaaf van heffingskortingen
Kenmerk
Ik machtig de gemeente hierbij tevens de gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst die nodig
zijn voor het verzoek om een voorlopige teruggaaf.
De gemeente ................, de dienst maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente .................,
de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente .................... baseert zich bij het
doen van het verzoek op de gegevens die haar ter beschikking staan. Ik blijf zelf verantwoordelijk
voor de juistheid van deze gegevens.
bijlage 5 bij circulaire aan gemeenten, kenmerk BZ/IW/01/47979
Model-verklaring
Optie 1
dat u zelf geen aanvraagformulier indient bij de Belastingdienst en dat u wijzigingen in uw inkomen
of persoonlijke situatie meldt bij de gemeente. De gemeente geeft deze dan door aan de
Belastingdienst.
Optie 2
dat u zelf alleen een aanvraagformulier indient bij de Belastingdienst als er wijzigingen zijn in uw
inkomen of persoonlijke situatie nadat de gemeente voor u de voorlopige teruggaaf heeft
aangevraagd..
De machtiging vervalt als u geen bijstandsuitkering meer ontvangt of als u de machtiging intrekt.
Neem in dat geval contact op met de Belastingdienst om na te gaan of uw voorlopige teruggaaf
gewijzigd moet worden of moet worden ingetrokken.
Als u uw verzoek zelf wilt blijven doen, meldt dat dan aan de gemeente. U heeft dan wel een
formulier nodig om de voorlopige teruggaaf aan te vragen. Dat formulier kunt u krijgen bij de
gemeente of de eenheid van de Belastingdienst waaronder u valt. Ook kunt u het formulier
aanvragen bij de belastingtelefoon (0800-0543).
Voor uw reactie op deze brief zeg ik u bij voorbaat dank.
Bijlage 4 bij circulaire aan gemeenten, kenmerkt BZ/IW/01/47979
Datum
Ik, de heer/mevrouw machtig tot wederopzegging de gemeente
........................ , de dienst maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente................., de
afdeling sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente ................... tot het namens mij doen
van een verzoek om voorlopige teruggaaf in verband met heffingskortingen.
De gemeente ..............., de dienst maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente ...................,
de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente ..................... zal mij meedelen
voor welke heffingskortingen een voorlopige teruggaaf is/zal worden aangevraagd.
Optie 1
Ik zal zelf geen verzoek om een voorlopige teruggaaf doen en ik zal wijzigingen in de gezinssituatie
of in het inkomen, die van invloed zijn op het recht op heffingskortingen melden bij de gemeente
............, de dienst maatschappelijke ontwikkeling van de gemeente ........................., de afdeling
sociale zaken en werkgelegenheid van de gemeente ................... die deze gegevens voor mij zal
doorgeven aan de Belastingdienst.
Optie 2
Ik zal alleen een verzoek om voorlopige teruggaaf indienen als zich een wijziging voordoet in mijn
situatie nadat de gemeente voor mij een verzoek om voorlopige teruggaaf heeft ingediend. Een
kopie van de beschikking van de voorlopige teruggaaf zal ik inleveren bij de gemeente.
Deze machtiging komt te vervallen als ik deze machtiging schriftelijk intrek, dan wel als ik geen
bijstandsuitkering meer ontvang.
9
Plaats, datum
handtekening
10
Ondergetekende,
(handtekening)