EXPANSION BV
Aanval op portokosten
Internet als alternatief voor de traditionele post.
Expansion b.v. introduceert Electronic Document Presentment (EDP), een
alternatief voor het per post versturen van documenten. In plaats van
het op papier printen en per post versturen worden de documenten op
een beveiligde website gepubliceerd en kan degene voor wie het
document bestemd is dat via Internet raadplegen. Naast een besparing
op portokosten biedt EDP additionele voordelen zoals ruimte- en
tijdsbesparing en maakt een einde aan de rompslomp die papieren
documenten met zich meebrengen. Bovendien biedt EDP de mogelijkheid om
een one-to-one communicatiekanaal met de klant te creëren.
Papier brengt veel kosten met zich mee voor verzender.
Dagelijks worden enorme hoeveelheden documenten verstuurd naar
evenveel adressen. Electronic Document Presentment richt zich op die
documenten die in grote aantallen geprint worden. Voorbeelden hiervan
zijn facturen (van bijvoorbeeld telco's en nutsbedrijven), polissen en
salarisslips. Deze documenten worden meestal niet alleen naar de
consument verstuurd maar ook intern gearchiveerd ten behoeve van
bijvoorbeeld de klantenservice en de fiscus. De kosten die hiermee
gepaard gaan voor de producent/verzender zijn enorm, in Nederland meer
dan 1 miljard gulden per jaar. Hierbij moet gedacht worden aan kosten
van printen, handling (vouwen van enveloppen etc.), porto en
archivering (ruimte, mappen en stellingkasten). Daarnaast is met het
opbergen en terugzoeken veel tijd gemoeid, hetgeen uiteraard ook
kosten met zich meebrengt.
Overlast bij de ontvanger.
Ook voor de ontvanger is de situatie allesbehalve ideaal. De papieren
rompslomp is enorm en het opbergen van alle documenten vindt niemand
leuk. Bovendien bevatten de documenten vaak beperkte informatie en
beantwoorden ze geen vragen (wat is dat overhevelingstoeslag? Etc.).
Wim Vis, directeur bij Expansion, hierover: 'Bij mij thuis belanden dit soort documenten, na omzwervingen door het gehele huis, vaak op mijn bureau en uiteindelijk in een la of map. Onlangs had ik mijn meest recente salarisslip nodig, ik geloof dat ik wel een half uur gezocht heb. Bovendien wordt mijn boekenplank vervuild door een paar van die lelijke mappen. Ik hoef mijn salarisslip niet op papier te ontvangen. Eén keer per jaar een jaaroverzicht en uiteraard wel iedere maand salaris vind ik mooi genoeg. Als ik deze documenten via Internet zou kunnen raadplegen zou ik dat een enorme vooruitgang vinden.'
EDP biedt meer dan papieren documenten.
Een groot voordeel van EDP is dat de gebruiker veel meer informatie
geboden kan worden dan op papier mogelijk is. Zo is het mogelijk om de
informatie met hyperlinks te verdiepen. Als je bijvoorbeeld bij een
salarisslip klikt op het woord overhevelingstoeslag krijg je uitleg
over de betekenis en de berekening. Wim Vis hierover: 'Als je iets
verder denkt dan het vastleggen van de documenten, kom je al gauw tot
de conclusie dat de digitale documenten een uitstekende basis vormen
voor communicatie met de klant. Je kunt op deze manier je statische
papieren communicatie vervangen door EDP en uitbreiden tot een
one-to-one marketing systeem. Door de besparing op porto- en andere
kosten, verdien je de investering bovendien in korte tijd terug.'
Over Expansion b.v.
Expansion b.v. is opgericht in 1989 en gevestigd te Rotterdam. Met
haar standaard product Xtendis is Expansion b.v. marktleider in
Nederland op het gebied van digitale archivering. Met Xtendis EDP
brengt Expansion haar uitgebreide kennis en ervaring met de bouw van
financiële Internetsystemen en de bijbehorende beveiliging samen met
die van digitale archivering. Tot de klanten van Expansion horen zowel
grote ondernemingen zoals Amsterdam Exchanges, FedEx, Interpay, Shell
en Zilveren Kruis als vele middelgrote en kleine ondernemingen.
Achtergrondinformatie (