Uitspraak Ombudscommissie
De Deventer Ombudscommissie heeft een klacht behandeld van een burger
die stelde dat hij een brief, die volgens de gemeente aan hem was
verzonden, nimmer had ontvangen. Daarnaast is geklaagd over het feit
dat kennelijk bewust specifieke informatie werd achtergehouden,
aangezien hij een gemeentelijk informatiebulletin ondanks zijn verzoek
daartoe nog steeds niet had ontvangen. De Ombudscommissie overwoog ten
aanzien van het eerste klachtonderdeel dat het sectorhoofd Sociale
Voorzieningen in de klachtprocedure een ondertekend dossierexemplaar
van bedoelde brief aan de commissie had overlegd, waarmee de gemeente
aan haar bewijsplicht had voldaan. Derhalve achtte de commissie dit
klachtonderdeel ongegrond.
Ten aanzien van het tweede klachtonderdeel bleek de commissie uit de
behandeling van de klacht tijdens de hoorzitting dat de gemeente het
betreffende informatiebulletin niet meer had, omdat dergelijke folders
in de loop der tijd worden vervangen door actuelere, en de oude
exemplaren dan niet meer worden bewaard.
De commissie leidde uit de door haar opgevraagde ?Lijst van voor
vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven? af
dat ten aanzien van de betreffende folder in ieder geval een
vernietigingstermijn van een jaar had moeten worden aangehouden,
hetgeen in casu was nagelaten. Verder concludeerde de Ombudscommissie
dat uit de gevoerde correspondentie tussen klager en de gemeente
moest worden geconstateerd dat nimmer aan klager is meegedeeld dat de
gemeente de door hem opgevraagde folder niet meer bezat. Hierdoor
verkeerde klager blijkbaar in de veronderstelling dat hem de
betreffende informatie bewust werd onthouden. De commissie was van
mening dat dit misverstand door duidelijker communiceren van de zijde
van de gemeente was te voorkomen. Het tweede klachtonderdeel achtte de
commissie derhalve gegrond en de bestreden gedragingen onbehoorlijk.
De Ombudscommissie heeft het sectorhoofd Sociale Voorzieningen in
overweging gegeven het documentenvernietigingsbeleid van zijn sector
nader te bezien.
De Deventer Ombudscommissie houdt om de veertien dagen op donderdag
van 18.30 tot 19.30 uur spreekuur in het Stadskantoor, Burseplein 20.
Het spreekuur wordt aangekondigd in de gemeentelijke informatiepagina
Deventer Nu in de Stadskrant.Als u zich benadeeld voelt door het
optreden, of het nalaten daarvan, van bijvoorbeeld de burgemeester,
wethouders, gemeenteraad(s)leden of ambtenaren van de gemeente
Deventer, dan kunt u terecht bij de Ombudscommissie. De commissie
functioneert onafhankelijk van de gemeente,Voor meer informatie kunt u
bellen naar nummer 693692.
Gemeente Deventer