Kamervragen en antwoorden
Rapport van de voortgangsinspectie inzake het archiefbeheer van de Militaire Inlichtingendienst
08-06-2001
Met mijn brief van 1 februari 2001 bood ik u aan het rapport van de voortgangsinspectie inzake het archiefbeheer van de Militaire Inlichtingendienst, 1999. Hierbij stuur ik u de antwoorden op de vragen die de vaste commissie voor Defensie (kamerstuknummer def0119) naar aanleiding van dit rapport heeft gesteld.
DE MINISTER VAN DEFENSIE
Mr. F.H.G. de Grave
Antwoorden op vragen van de vaste commissie voor Defensie over het rapport van de voortgangsinspectie inzake het archiefbeheer van de MID, 1999
1. Binnen welke termijn gaat de MID een duidelijke overall planning van alle lopende en nog in uitvoering te nemen verbeterprojecten opstellen?
Wat zijn de oorzaken van het feit dat deze onvolkomenheden nu pas aan het licht zijn gekomen?
De geconstateerde onvolkomenheden in de afstemming tussen de verschillende verbeterprojecten werden veroorzaakt doordat de projectorganisaties gedeeltelijk buiten de normale structuur functioneerden. In februari 2001 is een overzicht van alle lopende en nog uit te voeren verbeterprojecten vastgesteld. Hierin zijn alle knelpunten opgenomen. Voor elk knelpunt is de beoogde oplossing, de bijbehorende plandatum en de verantwoordelijke functionaris aangegeven. De directie van de MID coördineert de uitvoering hiervan. Hierdoor neemt de samenhang tussen de planning en de aansturing van de verbetertrajecten, meer dan voorheen al het geval was, toe.
2. Hoe gaat het probleem van de onheldere verantwoordelijkheden voor
de uitvoering van de documentaire informatievoorziening opgelost
worden?
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de documentaire
informatievoorziening (DIV) is inmiddels neergelegd bij de
plaatsvervangend directeur MID / hoofd Bedrijfsvoering.
3. De inspectie kan geen betrouwbaar oordeel geven over de kwaliteit
van het structureel toezicht. De oplossingen komen echter niet verder
dan bijzondere aandacht besteden aan.
Wat houdt deze bijzondere aandacht in? Welke departementale
beheersregels worden opgesteld? Wie is echt aanspreekbaar op deze
punten? Welke sancties worden gehanteerd bij blijvend onvoldoende
scoren.
De bijzondere aandacht houdt in dat er aanwijzingen worden opgesteld
om een effectief, structureel toezicht door het auditteam mogelijk te
maken. Deze aanwijzingen zullen in het tweede kwartaal van 2001 gereed
zijn, waarna het auditteam van start gaat. Het opstellen van de nadere
regels geschiedt in overleg met de directeur van het Defensie
archieven-, registratie- en informatiecentrum (DARIC) en in overleg
met de Rijksarchiefdienst. De departementale beheersregels op het
terrein van de documentaire informatievoorziening zijn vastgesteld in
het voorschrift Regeling documentaire informatievoorziening defensie.
Aanspreekpunt voor de departementale regels is de directeur DARIC.
Voor de uitvoering van de documentaire informatievoorziening binnen de
MID is de plaatsvervangend directeur MID / hoofd Bedrijfsvoering
verantwoordelijk. Voor de betrokken ambtenaren gelden de reguliere
rechtspositionele regels en sancties.
4. Hoe komt het dat er geen precies beeld van de capaciteitsbehoefte
bij met name de secretariaten bestaat? Wat gaat de regering doen om
dit aan te pakken, anders dan serieuze aandacht eraan besteden?
De MID heeft zich tot nu toe nog geen precies beeld van de capaciteitsbehoefte aan DIV-medewerkers kunnen vormen, omdat de dienst zich door de reorganisatie en de verhuizing in een overgangssituatie bevindt. De verhuizing van de Haagse afdelingen is in maart 2001 voltooid, waarmee de overgangs-situatie voor DIV-medewerkers in maart 2001 grotendeels is beëindigd. Met het oog op de overgangssituatie was de aandacht vooral gericht op de goede positionering en inrichting van het centrale Bureau Documentair Informatiebeheer en van de secretariaten. Capaciteitstekorten worden door inhuur opgevangen. Een door de Directie Organisatie en Informatie uit te voeren evaluatie moet uitwijzen of de capaciteitsbehoefte juist is ingeschat.
5. De MID verwacht door digitalisering van het archiefbeheer van het
gesignaleerde probleem af te zijn. Leidt dit wel tot vervolgvragen? Is
de gekozen vorm van digitalisering duurzaam en ook bij verdere
modernisering blijvend toegankelijk? Hoe wordt in het gedigitaliseerd
bestand bereikt dat originele archiefbescheiden niet worden vermengd
met werkdossiers?
In hoeveel gevallen is in de afgelopen rapportageperiode een
dergelijke vermenging, al dan niet digitaal, geconstateerd? Wat is er
gedaan in deze gevallen?
Door de digitalisering van het archiefbeheer wordt het gesignaleerde
probleem van archiefvermenging opgelost. Daarmee zullen vervolgvragen
hierover naar verwachting niet nodig blijken. De MID zal zowel het
DARIC als de Rijksarchiefdienst bij de digitalisering van het
archiefbeheer (blijven) betrekken. Bij de gekozen vorm van
digitalisering zijn duurzaamheid en blijvende toegankelijkheid de
belangrijkste uitgangspunten. Daarnaast blijven de gedigitaliseerde
documenten in papieren vorm bewaard.
Als het archief van de MID volledig is gedigitaliseerd, kunnen alleen
DIV-medewerkers documenten aan het archief toevoegen of verwijderen.
De overige MID-medewerkers kunnen vanuit hun werkbestand slechts links
naar deze formele bescheiden leggen. Vermenging vindt daardoor niet
plaats.
In de afgelopen rapportageperiode is geen vermenging van originele
archiefbescheiden met werkdossiers geconstateerd.
6. Hoe komt het dat de MID nog onvoldoende aandacht besteed aan tijdige derubricering als standaardprocedure in het archiefbeheer? Welke criteria worden gehanteerd bij derubricering?
De MID heeft in het verleden onvoldoende aandacht besteed aan
derubricering, omdat de notie bestond pas te derubriceren bij het
overbrengen van archieven naar het Algemeen Rijksarchief.
Derubricering maakt inmiddels deel uit van de lopende
verbeterprojecten. Daarbij zijn de criteria van de
beveiligingsvoorschriften het uitgangspunt, zoals de bronbescherming
en de veiligheid van de staat.
7. Kan de regering nader toelichten waarom de Inspectie onvoldoende
kan beoordelen of de ruimte aan alle bouwtechnische eisen voldoet en
waarom de MID nog niet heeft voorzien in organisatorische maatregelen
voor het beheer?
Ten tijde van de inspectie was de verbouwing van de archiefruimte nog
niet gereed. De Rijksarchiefinspectie toetst thans de ruimte aan de
eisen die zijn gesteld in de concept Regeling bouw en inrichting
archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Het desbetreffende rapport
wordt medio 2001 verwacht. Mede afhankelijk van de uitkomsten hiervan
bepaalt de MID (in overleg met DARIC) of de ruimte definitief als
archiefruimte wordt aangewezen of dat het semi-statisch archief bij
het Centrale Archievendepot DARIC wordt opgeslagen. Deze uitkomst zal
ook van invloed zijn op eventuele verdere bouwkundige aanpassingen van
de ruimte.
De MID werkt sinds juli 2000 volgens een interne procedure voor het
beheer van het semi-statisch archief en heeft een functionaris in
dienst die met de uitvoering van dat beheer is belast.
8. Kan de regering nadere informatie geven over het huidige
functioneren van het driehoeksoverleg en over de wijze waarop dit
overleg in de toekomst gestalte krijgt?
In hoofdstuk II van het Archiefbesluit 1995 zijn voor het ontwerpen
van selectielijsten bepalingen gesteld. Het driehoeksoverleg, waarbij
een materiedeskundige en een archiefdeskundige van de MID en een
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris zijn betrokken,
vloeit voort uit deze bepalingen. Het driehoeksoverleg functioneert
naar tevredenheid. Er is geen aanleiding de wijze waarop dit overleg
plaatsvindt in de toekomst te wijzigen.