Brieven aan de Kamer
Algemeen overleg over de financiële verantwoording 2000 van Defensie
28-05-2001
Referte
Brief van 18 mei 2001 van de voorzitter van de commissie voor de
Rijksuitgaven mede namens de voorzitter van de vaste commissie voor
Defensie
Ten geleide
Alvorens in te gaan op de concrete beantwoording van de door u met
referte gestelde vragen veroorloof ik mij enige inleidende opmerkingen
en observaties.
Defensie heeft over de jaren 1998, 1999 en 2000 een goedkeurende
accountantsverklaring verkregen. In die jaren is veel werk verzet op
het gebied van financieel en materieel beheer. In het eerste jaar van
mijn aantreden bij Defensie constateerde ik evenwel dat de kwaliteit
van het beheer dringend verbetering behoefde om een Defensiebreed
structureel ordelijk financieel en materieelbeheer te kunnen
waarborgen. Deze verbetering had ik ook nodig, omdat voor het
opstellen van de departementale jaarverantwoordingen onvoldoende kon
worden gesteund op de administratie en de rapportages van uitgevoerde
(decentrale) interne controles. Zowel de defensie-accountant als de
Algemene Rekenkamer hebben over het gevoerde financieel beheer tot en
met 1997 en de doorwerking daarvan in 1998 hun zorgen uitgesproken: de
Algemene Rekenkamer constateerde een teruggang in het financieel
beheer over 1997. Voor de Algemene Rekenkamer was dit aanleiding in
1997 en 1998 bezwaaronderzoeken uit te voeren bij de Dienst Gebouwen
Werken en Terreinen (DGW&T; 1997), de Koninklijke Landmacht (KL; 1998)
en het Defensie Interservice Commando (Dico; 1998).
Met voorrang boven andere belangrijke aandachtsgebieden zoals de
herziening van het beleid bedrijfsvoering, ontwikkeling
prestatie-indicatoren en verdere verbetering van het economisch
beheer, heb ik in 1998 besloten dat alle lijnmanagers Verbeterplannen
Financieel Beheer Defensie moeten opstellen. Daarin worden meerjarig
alle noodzakelijke verbeteringen op het gebied van financieel en
materieelbeheer zichtbaar gemaakt, en kan de voortgang worden bewaakt
in opzet, bestaan en werking. Tevens heb ik toen besloten om de
centrale regie aan te scherpen. Deze aanpak heeft tot de nodige
verbeteringen geleid, en tot het oordeel van de Algemene Rekenkamer in
het jaar 1999 (Dico en DGW&T) en 2000 (KL) om de genoemde
bezwaaronderzoeken als afgerond te beschouwen.
Deze positieve resultaten hadden wel een prijs; er moesten keuzen
worden gemaakt. Daardoor kon minder aandacht worden besteed aan de
problematiek rond het materieelbeheer. Maar op dat onderdeel richtten
de bezwaaronderzoeken zich ook niet. Ik accepteer dat de planning van
verbeteractiviteiten in het kader van het materieelbeheer zich over
meerdere jaren uitstrekt. Ik sta nog steeds achter de in 1998 gemaakte
keuze: eerst defensiebrede verbeterplannen voor het financieel beheer
en het afronden van bezwaaronderzoeken en daarna verscherpte aandacht
voor het materieelbeheer. Natuurlijk ben ik t.a.v. het materieelbeheer
in 1998 wel gestart om alle knelpunten in kaart te brengen. Hierbij
moet worden bedacht dat Defensie, in vergelijking met andere
departementen, een zeer omvangrijk en gecompliceerd materieel-bestand
heeft en een daaruit voortvloeiend complex van materieel
instandhoudings- en voorzieningsprocessen. Na in 1999 in het verlengde
van de terzake aangepaste Compta-biliteitswet een aanwijzing
materieelbeheer te hebben uitgegeven, heb ik tevens beslist dat het
materieelbeheer defensiebreed als topprioriteit moet worden beschouwd
en dat alle lijnmanagers risico-analyses moeten uitvoeren, op basis
waarvan concrete verbeterplannen moeten worden opgesteld. Medio 2001
zullen de laatste analyses (KL en KLu) zijn voltooid. Op dat moment
zal ik ook een normenkader voor het materieelbeheer vaststellen op
basis waarvan de voortgang van de verbeteringen door de lijnmanagers
en mij zal worden getoetst.
Op mijn initiatief vindt periodiek overleg plaats tussen de
directeur-generaal economie en financiën, de onderdeelcontrollers, de
defensie-accountant, Algemene Rekenkamer en het Ministerie van
Financiën over het wegwerken van de tekortkomingen in het beheer.
Naast het bespreken van de voortgang van de verbeterplannen, worden
ideeën en best practices uitgewisseld en worden afspraken gemaakt over
de inzet van toetsingscapaciteit en de te stellen prioriteiten.
Het is inderdaad niet gelukt om alle tekortkomingen in het financieel
en materieelbeheer volledig in het jaar 2000 weg te nemen, maar dat
was, zoals hiervoor geschetst ook voorzien. Ik heb u en de Algemene
Rekenkamer hiervan in kennis gesteld tijdens en na het algemeen
overleg over de financiële verantwoording 1999. Ik heb toen
uiteengezet dat ik vanwege veranderde defensietaken, enorme
reorganisaties en schaarste van deskundig financieel-economisch
personeel, niet kon garanderen dat alle problemen in één jaar opgelost
zouden zijn.
In een bestuurlijk overleg met de Algemene Rekenkamer in juni 2000
over het beheer bij Defensie sprak ik, overeenkomstig de suggestie van
de Algemene Rekenkamer, met de Algemene Rekenkamer af om bij de
verbeteractiviteiten prioriteiten vast te stellen, en om het overleg
op hoog niveau tussen Algemene Rekenkamer en mijn staf te
intensiveren. Daarmee werd ook beoogd over en weer duidelijkheid te
hebben over de gehanteerde normen.
In zijn brief van 29 maart jl. wijst de Minister van Financiën, uit
hoofde van zijn toezicht-houdende en coördinerende
verantwoordelijkheid voor het financieel beheer bij het Rijk, op de
vele ingrijpende wijzigingen en reorganisaties bij Defensie over de
afgelopen tien jaar, en op de gebleken problemen bij werving en behoud
van ervaren financieel-economisch deskundigen. De Minister van
Financiën constateert, dat het financieel beheer bij Defensie zich op
dit moment heeft ontwikkeld tot voldoet aan de minimaal daaraan te
stellen eisen, doch dat tevens sprake is van duidelijke verbetering in
de opzet en sturing van het financieel beheer.
Tegen deze achtergrond heb ik dan ook met tevredenheid kennis genomen
van het oordeel van de Algemene Rekenkamer dat met name het Dico, de
DGW&T en de Defensie Telematica Organisatie (DTO) de beoogde
belangrijke verbeteringen in het beheer hebben gerealiseerd. Ook bij
het kerndepartement constateert de Algemene Rekenkamer dat in opzet en
(in mindere mate) werking in 2000 verdere verbeteringen zijn
bewerkstelligd en dat bij de KM de verbetermaatregelen in het jaar
2000 nagenoeg volgens plan zijn verlopen. Ondanks de (bescheiden)
verbetering van de kwaliteit van het financieel beheer bij de KL in
2000 heeft de Algemene Rekenkamer besloten de bezwaarprocedure voor
dit krijgsmachtdeel als afgerond te beschouwen; dit als gevolg van de
verbeterde kwaliteit van de monitoring van de voortgang door de KL en
van het feit dat het merendeel van de in 1998 geconstateerde
tekortkomingen zijn opgeheven.
Deze positieve bevindingen en het oordeel van de Algemene Rekenkamer
dat mijn Directie Financieel Economische Zaken (DFEZ) een goede
structuur voor het toezicht heeft opgezet, zijn een aanmoediging om de
vanaf 1998 ingezette verscherping van het toezicht van het management
op de uitvoering van de verbetermaatregelen voort te zetten. De
vaststelling van topprioriteiten financieel beheer en de periodieke
verantwoording in de zogenoemde toprap-portages werpen duidelijk
eerste resultaten af.
Het vorenstaande, alsmede de beslissing van de Algemene Rekenkamer om
geen bezwaar tegen het financieel beheer bij de KLu te maken en af te
zien van een bezwaaronderzoek bij de Kmar, zijn voor Defensie een
aansporing om voort te gaan met het afronden van noodzakelijke
verbetermaatregelen in 2001 om de ernstigste tekortkomingen weg te
nemen. Het vertrouwen dat de Algemene Rekenkamer toont, is voor mij
een steun in de rug. Met daadkracht en met nog verdere aanscherping
van het centrale toezicht vervolgt Defensie de weg die vanaf 1998 is
ingeslagen.
Een normenkader
In het totaaloordeel over de KLu en de Kmar spreekt de
defensie-accountant over nog niet in alle opzichten ordelijk en maakt
de Algemene Rekenkamer gewag van ernstige tekortkomingen. Hoewel het
in beide gevallen buiten kijf staat dat verbeteringen noodzakelijk
zijn, lopen deze kwalificaties nogal uiteen. Met de Algemene
Rekenkamer, departementale accountantsdiensten en directies FEZ van
andere ministeries, ondersteunt Defensie dan ook de verdere uitwerking
van een rijksbreed normenkader voor financieel en materieelbeheer, dat
alle betrokken partijen vooraf in staat stelt om rekening te houden
met de eisen waaraan het beheer moet voldoen. Voor het materieelbeheer
heb ik zelf het initiatief genomen om medio dit jaar een normenkader
vast te stellen ten behoeve van de uitvoering en toetsing van
maatregelen om de ernstige tekortkomingen in 2001 weg te werken.
In dit verband meld ik dat ik inmiddels ook een Task Force, onder
leiding van de directeur-generaal economie en financiën, heb ingesteld
die zich specifiek zal richten op de dit jaar nog te verrichten
activiteiten, teneinde het door de Algemene Rekenkamer uitgesproken
judicium ernstige tekortkomingen voor het jaar 2001 om te buigen. De
voortgang van de verbeter-maatregelen zal nu maandelijks aan mij
worden gerapporteerd in plaats van, op dit moment, driemaandelijks in
de zogenaamde toprapportages.
Beantwoording van de vragen
Onder verwijzing naar uw in referte genoemde brief ga ik hieronder in
op de door u gestelde vragen. Bij de beantwoording van de vragen richt
ik me in het bijzonder op de door Algemene Rekenkamer gesignaleerde
ernstige tekortkomingen in het financieel beheer bij de KLu en de Kmar
en op het materieelbeheer bij Defensie.
Vraag 1: Wat is de verklaring voor de gesignaleerde ernstige
tekortkomingen?
Antwoord: Te constateren is dat de KLu en de Kmar de
verbetermaatregelen niet geheel conform de initiële planning van
gestelde prioriteiten hebben gerealiseerd. Immers, vele verbeteracties
zijn alleen in opzet en bestaan in 2000 afgerond en eerst in 2001 zal
de werking moeten blijken van de genomen acties.
De Algemene Rekenkamer schetst de bestaande problemen als volgt.
- Bij de KLu was in 2000 nog sprake van ernstige tekortkomingen
vanwege onvoldoende onderbouwing van boekingen in de administratie,
niet tijdige vastleggingen van ver-plichtingen, kwalitatief
onvoldoende verificatie op decentraal niveau, onvoldoende analyse van
balansrekeningen en onvoldoende waarborgen bij de wijze van
totstandkoming van de financiële verantwoording.
- Bij de Kmar was in 2000 nog sprake van ernstige tekortkomingen
vanwege de gebrekkige kwaliteit van de interne rapportages, niet
tijdige en volledige vastlegging van verplichtingen, onvoldoende
uitvoering van de verificatiefunctie, een niet volledig
vorderingenbeheer en het door onvoldoende functiescheiding niet kunnen
vaststellen van de volledigheid van MPV-opbrengsten.
Ten aanzien van het materieelbeheer is de verklaring voor de nog bestaande tekortkomingen naar mijn mening te vinden in de gestelde prioriteiten tussen financieel beheer en materieel-beheer (zie inleiding) en de omvang en complexiteit van dit terrein. Voor de CO geldt dat de verbetermaatregelen bij de Militaire Inlichtingen Dienst (MID) uiterlijk medio 2001 zullen worden gerealiseerd; dit is overeenkomstig de aanvankelijk gestelde planning. Bij de KM heeft de gehouden risico-analyse uitgewezen dat geen aanvullende beheersmaatregelen benodigd zijn. Wel is een kwaliteitsslag nodig. De activiteiten die nodig zijn om de gewenste verbeteringen bij de KM op het gebied van organisatie, registratie en informatievoorziening volledig te realiseren zullen tot in 2002 doorlopen. De belangrijkste verbeteringen zullen echter wel in het jaar 2001 worden opgelost
Voor de KL en de KLu geldt dat de risico-analyses op het
materieelbeheer medio 2001 beschikbaar zullen zijn. Op dat moment is
er volledig inzicht in de noodzakelijke verbetermaatregelen en wordt
duidelijk in welk tempo de maatregelen in opzet en werking
gerealiseerd moeten worden. Over de resultaten van deze twee analyses
en de daaraan verbonden verbetermaatregelen zal ik de Kamer separaat
dit najaar informeren.
Vraag 2: Welke maatregelen heeft u getroffen om de nu geconstateerde
ernstige tekort-komingen te voorkomen c.q. aan te pakken?
Antwoord: Naast het moeten vasthouden van de bereikte verbeteringen
worden de tekort-komingen in het financieel en materieelbeheer
aangepakt. Voor de grootste problemen zijn projectorganisaties
ingericht, te weten: bij de KLu, Kmar en voor het materieelbeheer. De
verbeterplannen van de lijnmanagers, waarin de concrete maatregelen en
realisatiemomenten zijn opgenomen, worden getoetst aan de in
samenspraak met de defensie-accountant en Algemene Rekenkamer
opgestelde criteria. In samenspraak met de lijnmanagers stel ik
daarbij de topprioriteiten vast. Bij de uitvoering van de plannen
leggen verantwoordelijken periodiek, meestal op maandbasis waar het de
ernstige problemen betreft, verantwoording af aan het hogere
management. Mijn concerncontroller spreekt de
beleidsterreincontrollers maandelijks aan op de voortgang van alle
verbeteracties. Op basis van de toprapportages van de bevelhebbers,
commandant Dico en de plv. secretaris-generaal en de rapportages van
de defensie-accountant en mijn staf spreek ik met de lijnmanagers over
de voortgang (wat is bereikt, waar wordt risico gelopen en wat moet
nog concreet aan resultaten worden behaald en in welk tempo).
In het onderstaande antwoord richt ik mij op de drie door u genoemde aandachtsgebieden: het financieel beheer bij de KLu, het financieel beheer bij de Kmar en het materieelbeheer bij Defensie.
Financieel beheer KLu. Met genoegen heb ik kennisgenomen van de
overwegend positieve bevindingen van de Algemene Rekenkamer bij het
onderzoek van het financieel beheer bij de KLu en de beslissing van de
Algemene Rekenkamer geen bezwaar te maken tegen het gevoerde beheer
bij de KLu. De bevindingen, conclusies en aanbevelingen van de
Algemene Rekenkamer onderschrijf ik op hoofdlijnen. Volgens de
gemaakte afspraken tijdens de maandelijkse besprekingen met de KLu,
waaraan de Algemene Rekenkamer, het Ministerie van Financiën en
defensie-accountant ook deelnemen, zijn ter oplossing van de
tekortkomingen de volgende maatregelen afgesproken die uiterlijk 1
augustus 2001 geïmplementeerd zullen worden.
- Verbetering van de communicatiestructuur. Voor de verdere voortgang
van het verbeterproces is goede communicatie en voorlichting nodig.
Daarom vindt informatie-verstrekking en afstemming plaats in twee
overlegorganen, te weten: in het tweewekelijks controllersoverleg,
waarin de plaatsvervangend directeur control KLu, diens
afdelings-hoofden alsmede de ressortcontrollers zitting hebben en in
overleg tussen de directeur control KLu en alle KLu-controllers.
Daarenboven worden de voortgangsrapportages over het verbeterproces
bij de KLu zowel schriftelijk als via het intranet aan alle
betrokkenen beschikbaar gesteld.
- Toezicht op de juistheid en tijdigheid van de implementatie van de
verbetermaatregelen. Op verschillende niveaus binnen de KLu wordt de
werking van de verbetermaatregelen getoetst. De realisatie van de
verbetermaatregelen worden in eerste instantie getoetst door de
decentrale interne controle organen. Structurele toetsing van de
uitvoering van de decentrale controle-activiteiten vindt plaats door
middel van de inmiddels ingestelde interne controlemonitors
(financieel, personeel en materieel). Vervolgens wordt de kwaliteit
van de interne controle en van de daadwerkelijke realisatie van de
verbeterpunten getoetst via auditreviews. Tot slot vindt afstemming
plaats in het periodieke overleg tussen het hoofd van de afdeling
Beleidsevaluaties en Audits van de KLu en de defensie-accountant.
- Het snel afronden van de randvoorwaardelijke maatregelen. Centraal
worden aanwijzingen, regelgeving en beschrijvingen van de
administratieve organisatie aangepast resp. ontwikkeld, waarin voor in
het bijzonder de decentrale eenheden de randvoorwaarden (bevoegdheden,
verantwoordelijkheden, etc.) zijn opgenomen. De staffingsperiode voor
het vaststellen is verkort en in het tweewekelijkse
controllers-overleg worden de aanwijzingen mondeling toegelicht.
- Aandacht voor het realiseren van geplande realisatiedata. Er is
intensieve bewaking. De rapportages van de aangestelde projectleider
verbetering financieel beheer, inclusief een assessment van de
directeur Control KLu, worden maandelijks aan de bevelhebber en leden
van de Luchtmachtraad aangeboden. Afwijkingen van de planning hebben
vóóraf de toestemming van de Bevelhebber nodig. Kwaliteitstoetsing
geschiedt via reguliere reviews door de afdeling Beleidsevaluaties en
Audits. Bovendien zal deze afdeling een audit uitvoeren waarmee het
verbeterproces op beheersing en werking zal worden doorgelicht.
- Overige aanbevelingen. Naar aanleiding van de overige bevindingen
van de Algemene Rekenkamer is besloten dat de toprapportage als audit
in het auditplan 2001 wordt opgenomen, een aangepaste
beschrijvingswijze van de administratieve organisatie wordt
vastgesteld, bredere toepassing van een systematiek van
foutregistratie plaats vindt, volledigheid van het bestand langdurig
zieken wordt vastgesteld en het nieuwe personeelssysteem P-2000 in
interservice verband wordt ontwikkeld met als streefdatum 1 januari
2003.
Financieel beheer Kmar. De bevelhebber van de Kmar (BDM) heeft op mijn
verzoek een aangescherpt plan van aanpak op hoofdlijnen ingediend om
het financieel beheer op orde te krijgen. Concreet gaat het daarbij om
met name de bezetting van FEZ-groepen, kennis en kunde van
functionarissen, voorafgaand toezicht en beschrijving van financieel
economische processen, de kwaliteit van interne rapportages (inclusief
de toprapportage t.a.v. betrouwbaarheid, relevantie en tijdigheid),
het verplichtingenbeheer, de verificatiefunctie, het vorderingenbeheer
en de volledigheid van MPV-opbrengsten. Ik ben van mening dat dit plan
van de BDM in opzet voldoet en een goede basis vormt voor een ordelijk
en gecoördineerd proces om de verbeteringen te realiseren. In het
bijzonder ondersteun ik de aansturing in projectverband onder leiding
van een (binnen Defensie vrijgestelde) senior manager en de wekelijkse
voortgangsbesprekingen onder leiding van de bevelhebber zelf. Het plan
van aanpak voorziet in maatregelen, waarvan de belangrijkste hieronder
worden samengevat.
- Het door de bevelhebber aanstellen van een aparte projectleider
verbetering financieel beheer, die onder directe aansturing staat van
de bevelhebber, en goede bemensing van de projectgroep. De
projectleider wordt vooralsnog voor een periode van een jaar
aangesteld. De staande Kmar-organisatie moet aantonen een ordelijk
financieel beheer te kunnen behouden (borging).
- Het uitwerken van het plan van aanpak en het opstellen van een
verbeterplan financieel beheer dat volledig aan de criteria en eisen
voor een goede aansturing, uitvoering en monitoring van het
verbeterproces voldoet. De eerste versies van genoemde plannen zullen
uiterlijk eind mei/begin juni a.s. door de bevelhebber worden
vastgesteld. Het verbeterplan wordt vervolgens elke maand
geactualiseerd.
- Het maandelijks bespreken van de voortgangsrapportage in de
Marechausseeraad; dit in aansluiting op het maandelijkse
monitoroverleg met de concerncontroller en de wekelijkse
voortgangsbesprekingen onder leiding van de bevelhebber.
Inmiddels heb ik besloten de voortgang van het verbeterproces bij de
Kmar intensiever te monitoren. Dit betekent onder meer dat de
Kmar-verantwoordelijken en de concerncontroller maandelijks
bijeenkomen om de voortgang van de verbeteractiviteiten, op basis van
het geactualiseerde verbeterplan financieel beheer, te bespreken. De
defensie-accountant en Algemene Rekenkamer zullen worden gevraagd in
dit periodieke overleg te participeren. In de toprapportages, die in
juni en oktober van dit jaar door de lijnmanagers bij mij worden
ingediend, neemt de bevelhebber een persoonlijk assessment op over het
verbeterproces financieel beheer bij de Kmar.
Materieelbeheer defensiebreed. De tekortkomingen hebben betrekking op
het op onderdelen ontbreken van verbeterplannen en op gebreken in de
(administratieve) organisatie en adequate registratie, de
verantwoordingsinformatie in de uitvoeringsrapportages, de uitvoering
van inventarisaties, aanpassing interne controle programmas en
bundeling en bekenstelling van regels en maatregelen. In de
verbeterplannen moet ook aandacht besteed worden aan de omslag van
opzetmatige verbeteringen naar verbeteringen in de werking (o.a.
inrichting monitoring en uitwerking risiso-analyses). De lijnmanagers
hebben als opdracht de tekortkomingen, waar dat nog niet is gebeurd,
te voorzien van verbeteracties en tijdslimieten. Het materieelbeheer
blijft aangemerkt als topprioriteit totdat het defensiebreed in alle
opzichten toereikend is. De lijnmanagers en mijn staf bewaken de
voortgang strak. Een aanzet voor een adequaat toetsings- en
normenkader is inmiddels gegeven en zal in juni a.s. kunnen worden
vastgesteld.
Vraag 3: Is reeds intern of extern onderzoek gedaan dat was gericht op
het financieel beheer of de bedrijfsvoering in algemene zin bij de
betrokken organisatie-onderdelen van het ministerie?
Vraag 4: Wat zijn hiervan de resultaten en aanbevelingen en op welke wijze is met de resultaten en aanbevelingen omgegaan?
Antwoord: Als antwoord op beide vragen geldt het volgende. In het jaar
2000 en 2001 hebben de volgende relevante interne en externe
onderzoeken plaatsgevonden. De genoemde docu-menten treft u gevoegd
aan:
a. Jaarplan 2000 Topprioriteiten Financieel Beheer d.d. 17 april 2000.
In dit plan, bestemd voor de lijnmanagers, zijn voor het jaar 2000 in
totaal 31 topprioriteiten financieel beheer opgenomen. Voor deze
defensiebrede (3) en beleidsterreinspecifieke (28) topprioriteiten
zijn de activiteiten met tijdsplanningen opgenomen die op 17 april
2000 door het Politiek Beraad (bewindslieden en lijnmanagers) zijn
vastgesteld. Begeleidend zijn voor de bevelhebbers, commandant Dico en
de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal (PSG) aanwijzingen opgenomen
ter invulling van de monitor van de verbetermaatregelen.
b. Financieel beheer brief 2000 van het Ministerie van Financiën d.d. 31 maart 2000. Met deze brief heeft de minister van Financiën - naar aanleiding van de financiële verantwoording over 1999 en het samenvattende accountantsrapport van de defensie-accountant - zijn opmerkingen kenbaar gemaakt. Ik heb schriftelijk gereageerd op deze financieel beheerbrief (zie onder paragraaf d.).
c. Bestuurlijk commentaar inzake bevindingen Algemene Rekenkamer over 1999 d.d. 3 mei 2000. Met deze brief heb ik de President van de Algemene Rekenkamer de uitgebreide reactie aangeboden op de uitkomsten van het rechtmatigheidsonderzoek 1999 van de Algemene Rekenkamer. Achtereenvolgens ga ik in op de nog niet bereikte eindsituatie inzake het financieel beheer, de voor het jaar vastgestelde topprioriteiten financieel beheer en de monitoring hiervan, afronding bezwaaronderzoeken, administratieve organisatie, financiële verantwoording 1999, het financieel beheer bij de KLu, het materieelbeheer en het onderzoek aanbestedingsprocedures.
d. Reactie op de financieel beheerbrief 2000. Met mijn brief d.d. 16 mei 2000 heb ik schriftelijk gereageerd op de opmerkingen en vragen van de minister van Financiën. In het algemeen ben ik ingegaan op de stagnerende groei in de verbetering kwaliteit financieel beheer en meer specifiek heb ik de ontwikkelingen op het gebied van DTO, DGWT, materieelbeheer en professioneel inkopen en aanbestedingen geschetst.
NB: Vanaf het jaar 2000 is de samenwerking met het Ministerie van
Financiën nog verder geïntensiveerd. Een vertegenwoordiger van de
Directie Accountancy Rijksoverheid van het Ministerie van Financiën
maakt bijvoorbeeld deel uit van het maandelijkse overleg met de KLu,
Algemene Rekenkamer, defensie-accountant en DFEZ inzake het
bezwaaronderzoek naar de kwaliteit van het financieel beheer bij de
KLu.
e. Voortgangsrapportage defensie verbeterplan financieel beheer d.d. 9
oktober 2000. Overeenkomstig mijn toezegging tijdens het Algemeen
Overleg (AO) met uw Kamer op 6 juni 2000, heb ik met deze rapportage
tussentijds verslag gedaan over de geboekte voortgang op het gebied
van het defensie verbeterplan financieel beheer. Ik heb u geïnformeerd
over de topprioriteiten financieel beheer en het toetsingsregime.
Vervolgens ben ik ingegaan op de uitvoering van het verbeterplan
materieelbeheer en de stand van zaken financieel beheer bij de
afzonderlijke beleidsterreinen. Samenvattend heb ik, tot slot, de
ontwikkelingen t.a.v. de defensiebrede verbeterpunten financieel
beheer geschetst.
f. Voortgangsrapportage defensie verbeterplan financieel beheer d.d.
20 oktober 2000. Met deze rapportage heb ik de Minister van Financiën
geïnformeerd over de geboekte voortgang op het gebied van financieel
beheer. De inhoud van de rapportage komt overeen met de inhoud van de
rapportage aan de Kamer zoals genoemd onder punt e.
g. Realisatierapportage van topprioriteiten financieel beheer 2000
d.d. 29 november 2000. Deze rapportage bevat de uitgebreide en
gedetailleerde (eigen) analyse over de feitelijk in 2000 bereikte
resultaten inzake de verbeteracties die met de topprioriteiten
financieel beheer 2000 verband houden. Door middel van deze analyse is
de Algemene Rekenkamer over de voortgang van de topprioriteiten
financieel beheer geïnformeerd (zie punt h.).
h. Actuele stand van zaken topprioriteiten financieel beheer 2000 d.d.
4 december 2000. Met deze brief heb ik de Algemene Rekenkamer
geïnformeerd over de actuele stand van zaken financieel beheer 2000.
De in punt g. genoemde analyse heeft als basis voor deze brief
gediend. In het bijzonder heb ik in deze brief een toelichting gegeven
op het bijgestelde ambitieniveau. In het bijzonder voor de KLu, Kmar
en KL heb ik gemeld dat enkele beoogde effecten van de
verbetermaatregelen later dan gepland worden bereikt; in opzet en
bestaan werden in 2000 duidelijke resultaten geboekt, maar de
volledige werking van sommige maatregelen is eerst in 2001 volledig te
beoordelen.
i. Bestuurlijk commentaar inzake bevindingen Algemene Rekenkamer over
2000 d.d. 1 mei 2001. Met deze brief heb ik de President van de
Algemene Rekenkamer een uitgebreide reactie aangeboden op de
voorlopige uitkomsten van het rechtmatigheidsonderzoek 2000 van de
Algemene Rekenkamer. Achtereenvolgens ga ik in op het verschillend
hanteren van normen door de defensie-accountant en de Algemene
Rekenkamer, het defensiebrede financieel beheer, de
informatievoorziening, het financieel beheer bij de Kmar (potentieel
bezwaaronderzoek Algemene Rekenkamer), het defensiebreed
materieelbeheer, het totaaloverzicht van door de Algemene Rekenkamer
gedane aanbevelingen, het bezwaaronderzoek KLu, het (afgeronde)
bezwaaronderzoek bij de KL en de (onverminderde) aandacht voor het
beheer in het jaar 2001.
j. Financieel beheersbrief van het Ministerie van Financiën d.d. 29
maart 2001. In deze brief zijn de opmerkingen en vragen opgenomen van
de Minister van Financiën inzake het financieel beheer bij Defensie.
Ook plaatst de Minister van Financiën opmerkingen bij het beheer en
bedrijfsvoering bij Defensie vanuit rijksbreed perspectief. Ik heb
schriftelijk gereageerd op deze financieel beheersbrief (zie punt k.).
k. Brief aan de Minister van Financiën d.d. 16 mei 2001. Met deze
brief bied ik de Minister van Financiën mijn reactie aan op de in
paragraaf j. genoemde financieel beheersbrief. Achtereenvolgens ga ik
in op het defensiebrede financieel beheer, het defensiebreed
materieelbeheer, het financieel beheer bij de Kmar, het
bezwaaronderzoek KLu, het (afgeronde) bezwaaronderzoek bij de KL,
agentschappen, informatiebeveiliging (VIR), informatievoorziening,
VBTB, de monitor, administratieve organisatie, toprapportages, borging
integriteitbeleid en de (onverminderde) aandacht voor het beheer in
het jaar 2001.
Tot slot
Zoals ik ook in het laatste bestuurlijk commentaar aan de Algemene
Rekenkamer heb gemeld, zal de aandacht voor het financieel en
materieelbeheer bij Defensie onverminderd nodig zijn. Inmiddels
bereikte verbeteringen worden bewaakt en de resterende tekortkomingen
zullen daadkrachtig worden aangepakt. Uiteraard wegen de conclusies en
aanbevelingen van de defensie-accountant en de Algemene Rekenkamer
over het in het jaar 2000 gevoerde beheer zwaar bij de vaststelling
van aandachtspunten en topprioriteiten.
Voor het jaar 2001 is het streven in belangrijke mate gericht op de
werking van de verbeter-maatregelen, die voor een groot deel in het
jaar 2000 opzetmatig zijn gerealiseerd. Ik merk op dat voor de KLu een
eerder gestelde realisatiedatum van 1 augustus 2001 geldt. Concrete
monitoring van de verbeteracties bij de KLu vindt plaats tijdens de
maandelijkse bijeenkomsten die in het kader van het (volledig afronden
van het) bezwaaronderzoek KLu worden gehouden tussen de Algemene
Rekenkamer, defensie-accountant, KLu en mijn directeur
financieel-economische zaken.
Ten aanzien van de tekortkomingen in het financieel beheer bij de Kmar
ben ik van mening dat het plan van aanpak, het commitment van de
bevelhebber en de intensivering van de monitoring, erop duiden dat de
Kmar de problemen grondig aanpakt en dat de uitvoering van het
verbeterproces zal leiden tot structurele oplossingen voor de
geconstateerde problemen. Dit was ook voor de Algemene Rekenkamer
aanleiding om van een bezwaaronderzoek af te zien. Ik moet opmerken
dat in het jaar 2001 vele tekortkomingen bij de Kmar zullen worden
weggenomen, maar dat, mede gelet op de resultaten van het
bezwaaronderzoek bij de KLu, de implementatie van enkele
verbeteringen, vooral waar het de werking betreft, tot in het jaar
2002 kunnen doorlopen.
Wat de tekortkomingen in het materieelbeheer betreft merk ik op dat
medio 2001 ook de KL en de KLu de risico-analyses op het
materieelbeheer zullen hebben voltooid. Dan bestaat er duidelijkheid
over de benodigde maatregelen en het tempo waarin deze uitgevoerd
zullen worden. Over de resultaten van deze twee analyses en de daaraan
verbonden verbeter-maatregelen zal ik de Kamer separaat uiterlijk in
september van dit jaar informeren.
Tenslotte herhaal ik nog eens dat alle maatregelen en
verbeteractiviteiten in het financieel en materieelbeheer moeten
leiden tot een eindresultaat waarover mijn concerncontroller, de
defensie-accountant en de Algemene Rekenkamer een positief oordeel
vellen.
Mijn doel is, zo moge duidelijk zijn, dat het oordeel van de Algemene
Rekenkamer over 2001 zal aangeven dat de belangrijkste tekortkomingen
in het financieel en materieelbeheer bij Defensie zijn weggenomen.
DE MINISTER VAN DEFENSIE,
mr. F.H.G. de Grave