Titel: Elektronisch verzenden van facturen
Elektronisch verzenden van facturen
Belastingdienst/Centrum voor proces- en productontwikkeling, domein verbruiksbelastingen
Besluit van 26 april 2001, nr. CPP2001/1104M
De directeur-generaal Belastingdienst heeft namens de staatssecretaris van Financiën het volgende besloten.
A. Inleiding
1. De factuur is een van de belangrijkste documenten in het handelsverkeer. De fiscale regelgeving sluit hierbij aan. In het communautaire stelsel van belasting over de toegevoegde waarde heeft de factuur zelfs een dragende functie. De factuur bevat informatie over de van toepassing zijnde BTW-regeling, ze geeft de Belastingdienst de mogelijkheid om controle uit te oefenen en stelt voorts de afnemer in staat om in voorkomend geval het recht op vooraftrek uit te oefenen.
In het kader van de controle door de Belastingdienst dient de factuur zekerheid te geven dat de daarop vermelde transactie(s) in werkelijkheid hebben plaatsgevonden. Dit vereist dat van de factuur moet kunnen worden vastgesteld dat de herkomst authentiek en de inhoud integer is.
Bij de controle door de Belastingdienst wordt overigens steeds aansluiting gezocht bij de maatschappelijke ontwikkelingen, zoals corporate governance, inhoudende dat organisaties zich bij hun interne beheersmaatregelen mede richten op de geldende wet- en regelgeving. In dit verband wordt met name gewezen op hoofdstuk VIII, afdeling 2 van de Algemene wet inzake rijksbelasting (hierna: AWR), in het bijzonder artikel 52 AWR. Dit artikel bevat bepalingen betreffende de administratie- en bewaarplicht in relatie tot de controleerbaarheid.
2. Het bepaalde in dit besluit baseert zich op het hiervoor aangegeven
belang van de factuur. Verder is mede tot richtsnoer genomen het
voorstel voor een richtlijn tot wijziging van de Richtlijn 77/388/EEG
(PB C 96 E van 27.3.2001) gericht op de vereenvoudiging, modernisering
en harmonisering van de ter zake van de facturering geldende
voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde.
B. Algemeen
1. Op grond van artikel 35, eerste lid, van de Wet op de
Omzetbelasting 1968 (hierna: Wet OB) is een ondernemer verplicht ter
zake van zijn leveringen en diensten aan een andere ondernemer of aan
een rechtspersoon, andere dan ondernemer, een factuur uit te reiken.
Op grond van artikel 35, derde lid, Wet OB geldt het bepaalde in het
eerste lid ook voor deelbetalingen en vooruitbetalingen.
2. Het uitreiken van een factuur kan geschieden zowel door de
ondernemer die de handeling verricht als, in zijn naam en voor zijn
rekening, door een derde. Indien een derde, waaronder ook de
opdrachtgever van de ondernemer, de factuur opmaakt, dient dat van
tevoren uitdrukkelijk te zijn overeengekomen tussen partijen. Elke
door de derde daarna opgemaakte factuur wordt geacht onder de
overeenkomst te vallen, tenzij partijen in voorkomend geval te kennen
hebben gegeven van de overeenkomst te willen afwijken. Zie in dit
verband ook het gestelde in mededeling 67 van 18 november 1999, nr. VB
99/2216.
3. De factuur dient te voldoen aan de eisen die in de Wet OB zijn
voorgeschreven.
4. Indien de factuur luidt in een andere munteenheid dan die van
Nederland of, vanaf 1 januari 2002, van een van de andere lidstaten
die deelnemen aan de derde fase van de Economische en Monetaire Unie,
dan moet het bedrag aan omzetbelasting ook in Nederlandse guldens of
euros worden opgenomen.
5. De factuur mag op papier of elektronisch worden verzonden. Voor het
elektronisch verzenden van facturen zijn hierna aanwijzingen
opgenomen.
C. Elektronische verzending
1. Bij voorkeur dient bij de elektronische verzending van facturen de
authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de
facturen te worden gewaarborgd door middel van een geavanceerde
elektronische handtekening. Hierdoor is het o.a. mogelijk elke
wijziging achteraf van de factuurgegevens op te sporen. Zie voor het
begrip geavanceerde elektronische handtekening het bepaalde in artikel
2, tweede lid, van Richtlijn 1999/93/EG (PB L 13 van 19.1.2000) 1).
.....
1) "Geavanceerde elektronische handtekening": een elektronische
handtekening die voldoet aan de volgende eisen:
a. zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
b. zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
c. zij komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn
uitsluitende controle kan houden; en
d. zij is op zodanige wijze aan de gegevens waarop zij betrekking
heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan
worden opgespoord.
Indien bij de elektronische verzending van facturen geen
gebruik wordt gemaakt van het systeem van de geavanceerde
elektronische handtekening, is het noodzakelijk dat de authenticiteit
en integriteit van de facturen met vergelijkbare waarborgen zijn
omkleed. Hiervan is naar mijn mening in elk geval sprake wanneer bij
de elektronische verzending van de facturen gebruik wordt gemaakt van
het papieren afstemmingsoverzicht zoals op omschreven in de bijlage.
Dit periodieke afstemmingsoverzicht vraagt de ontvanger van de
elektronisch verzonden facturen zo nodig aan bij de verzender.
2. Het verdient aanbeveling om in het geval andere methoden - dan die
van de geavanceerde elektronische handtekening of het
afstemmingsoverzicht - worden gebruikt om de authenticiteit en
integriteit van de elektronisch verzonden facturen te waarborgen, ter
zake vooroverleg met de Belastingdienst te voeren. In dat overleg kan
dan worden bezien of de administratieve organisatie van de ondernemer
daadwerkelijk de beoogde waarborging bevat, niet alleen rond het
moment dat de factuurgegevens worden uitgewisseld, maar ook achteraf
bijvoorbeeld tijdens een controle door de openbare accountant of de
Belastingdienst.
3. Zoals al eerder aangegeven bevat artikel 52 AWR bepalingen
betreffende de administratie- en bewaarplicht in relatie tot de
controleerbaarheid. In dit licht is met name nog het volgende van
belang:
- de uitgereikte facturen dienen gedurende de wettelijke bewaartermijn
te worden bewaard;
- de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de
factuurgegevens dienen gedurende de volledige bewaartermijn te worden
gewaarborgd;
- de geavanceerde elektronische handtekening dient tezamen met de
elektronisch verzonden factuur te worden bewaard;
- de factuurgegevens dienen op verzoek van de inspecteur binnen een
redelijke termijn beschikbaar te worden gesteld.
D. Elektronische verzending en bijzondere situaties
1. De factuurgegevens behoeven niet noodzakelijkerwijze gelijktijdig,
maar kunnen ook volgtijdelijk worden verzonden. Op het moment dat deze
gegevens met in achtneming van de geldende wet- en regelgeving hun
weerslag vinden in een fiscale aangifte, moeten echter alle gegevens
nodig om de werkelijkheid goed te beschrijven uitgewisseld zijn.
2. Er mag bij de uitwisseling van gegevens gebruik worden gemaakt van
codetabellen, mits dit niet tot verwarring leidt en er zowel bij de
ontvanger als de verzender gemakkelijk toegang bestaat tot de
oorspronkelijke betekenis van de codes.
3. Indien de factuur luidt in een andere munteenheid dan die van
Nederland of, vanaf 1 januari 2002, van een van de andere lidstaten
die deelnemen aan de derde fase van de Economische en Monetaire Unie,
dan moet het bedrag aan omzetbelasting ook in Nederlandse guldens of
euro's worden opgenomen.
4. Er zijn situaties waarin ondernemers te maken hebben met een
klantenkring waartoe zowel ondernemers als niet-ondernemers behoren,
zonder dat direct blijkt in welke hoedanigheid de klant optreedt. In
§ 18 van het onderdeel Administratieve verplichtingen van de
Toelichting bij de Wet OB (aanschrijving van 23 december 1968, nr. D
68/8786) is aangegeven dat deze ondernemers pas een overeenkomstig de
wettelijke eisen opgemaakte factuur hoeven af te geven als de klant
uitdrukkelijk daarom verzoekt. De ondernemer dient de factuur alsdan
onverwijld uit te reiken.
5. Het vorenstaande geldt ook wanneer een verzoek tot betaling op
elektronische wijze wordt gedaan. In beginsel is de ondernemer dan
evenmin aan vormvoorschriften gebonden. Wanneer de klant evenwel
optreedt in de hoedanigheid van ondernemer of rechtspersoon, andere
dan ondernemer, dan wel er sprake is van een afnemer aan wie de
uitreiking van een factuur anderszins verplicht is gesteld, dient deze
alsnog te verzoeken om de uitreiking van een elektronisch te verzenden
factuur die voldoet aan de daaraan te stellen eisen.
E. Ingangsdatum besluit
1. Met het vorenstaande dient met ingang van 1 mei 2001 rekening
gehouden te worden. Zoals hiervoor aangegeven is het
BTW-richtlijnvoorstel inzake facturering mede tot richtsnoer genomen.
Toekomstige ontwikkelingen dienaangaande kunnen dan ook tot aanpassing
c.q. intrekking van het onderhavige besluit leiden. Aan partijen zal
alsdan een redelijke termijn worden geboden voor aanpassing van de
systemen.
Het besluit van 16 oktober 1997, nr. 423 DGM 7, wordt per
1 mei 2001 ingetrokken.
Bijlage
Het papieren afstemmingsoverzicht
De voorwaarden voor het gebruik van het papieren afstemmingsoverzicht
zijn opgenomen in deze bijlage.
Naast deze voorwaarden komt ook een bijzondere vorm van papieren
afstemming aan de orde.
1. De verzender (degene die de facturen uitreikt) maakt minimaal
éénmaal per kalendermaand een afstemmingsoverzicht op en verzendt dat
aan de ontvanger. Toezending van een afstemmingsbericht over een (deel
van een) verstreken kalendermaand geschiedt bij voorkeur uiterlijk 15
dagen na het einde van de betreffende maand. De verzender bewaart een
afschrift van het verzonden afstemmingsoverzicht.
2. De ontvanger vraagt zo nodig een afstemmingsoverzicht van de
verzender. Hij bewaart het ontvangen afstemmingsoverzicht, zoals ook
overige brondocumenten bewaard worden.
3. De elektronisch verzonden factuurgegevens kunnen zowel bij de
verzender als de ontvanger als set binnen de administratie worden
herkend.
4. Het afstemmingsoverzicht is een lijst per ontvanger op briefpapier
van de verzender van de totalen van de facturen die in een (deel van
een) kalendermaand zijn uitgereikt. Het afstemmingsoverzicht bestaat
uit drie delen, te weten de kop (zie punt 5), de specificatie (zie
punten 6 tot en met 8) en de voet (zie punt 9).
5. In de kop van het afstemmingsoverzicht worden de volgende algemene
gegevens opgenomen:
- naam, adres en woonplaats (hierna: NAW) van de verzender;
- NAW van de ontvanger;
- de identificerende codes die worden gebruikt;
- in geval van intracommunautaire transacties het
BTW-identificatienummer van beide partijen;
- de dagtekening van het afstemmingsoverzicht;
- de periode waarop het afstemmingsoverzicht betrekking heeft; en
- het aantal facturen.
6. de specificatie van de totalen kan, naar keuze van partijen,
geschieden op factuurniveau (zie punt 7) of op artikelniveau (zie punt
8).
7. Indien wordt gekozen voor een specificatie op factuurniveau kan per
factuur per munteenheid worden opgenomen:
- het factuurnummer;
- de factuurdatum;
- de munteenheid;
- de vergoeding in de desbetreffende munteenheid;
- het omzetbelastingbedrag in de desbetreffende munteenheid en in
Nederlandse guldens of euro's;
- het bedrag van de doorlopende posten (bijvoorbeeld emballage) in de
desbetreffende munteenheid;
- het bedrag van de kredietbeperkingstoeslag in de desbetreffende
munteenheid; en
- het factuurtotaal in de desbetreffende munteenheid.
8. Indien wordt gekozen voor een specificatie op artikelniveau kan per
artikelnummer per munteenheid worden opgenomen:
- het artikelnummer;
- een omschrijving bij het artikelnummer;
- de vergoeding in de desbetreffende munteenheid (a) en in Nederlandse
guldens of euro's;
- het omzetbelastingbedrag in de desbetreffende munteenheid (b) en in
Nederlandse guldens of euro's;
- de totaalbedragen in de desbetreffende munteenheid (c = a + b).
Doorlopende posten en kredietbeperkingstoeslag worden gezien
als apart artikel bij dit afstemmingsoverzicht.
9. De voet van het afstemmingsoverzicht moet per munteenheid de
totaalbedragen bevatten van:
- de vergoeding in de desbetreffende munteenheid (d);
- het OB-bedrag in de desbetreffende munteenheid (e) en in Nederlandse
guldens of euro's;
- de bedragen van de doorlopende posten per munteenheid, indien een
specificatie op factuurniveau plaatsvindt (f);
- de bedragen van de kredietbeperkingstoeslagen in de desbetreffende
munteenheid, indien een specificatie op factuurniveau plaatsvindt (g);
en
- de totaalbedragen in de desbetreffende munteenheid
(h = d + e + f + g).
Een bijzondere vorm van papieren afstemming
10. Er zijn situaties waarin ondernemers een factuur op elektronische
wijze uitreiken en de desbetreffende bedragen ontvangen door middel
van automatische incasso. De leverancier kan in dat geval aan de
afnemer redelijke zekerheid verschaffen omtrent de integriteit van de
elektronisch verzonden factuurgegevens als hij voor wat betreft de
automatische incasso handelt overeenkomstig het bepaalde in § 11 van
het onderdeel Administratieve verplichtingen van de toelichting bij de
Wet OB (aanschrijving van 23 december 1968, nr. D68/8786). In dit
onderdeel is bepaald dat de afrekening van de bank- of giro-instelling
als factuur kan worden beschouwd mits daarop - eventueel in
begrijpelijke afkortingen - tenminste zijn vermeld:
a. een voldoende identificatie van de ondernemer die de levering of de
dienst heeft verricht (een dergelijke identificatie kan soms reeds
zijn gelegen in een omschrijving van de prestatie, bijvoorbeeld bij
abonnementen op tijdschriften);
b. het gironummer van de afnemer;
c. een omschrijving van de prestatie en de datum of het tijdvak van
presteren;
d. de vergoeding;
e. de belasting.
In dergelijke gevallen kunnen de gegevens van de automatische
incasso, zoals die op de afrekening van de giro-instelling worden
afgedrukt, in feite worden aangemerkt als afstemmingsoverzicht.