Overzicht | veb@dienst.vu.nl
Veranderingen in organisaties kunnen veel beter
Veranderingen lijken sinds de jaren zeventig steeds vaker en sneller lijken te moeten plaatsvinden. Fusies, reorganisaties, privatiseringen en nieuwe diensten invoeren: het kan niet op. Helaas gaat het steeds vaker fout, met ontevreden werknemers, onbereikte doelstellingen en dus verspild geld als gevolg. Meer dan de helft van de complexe veranderprojecten mislukt.
Al die problemen bestaan ondanks alle externe adviseurs en interim-managers, die bedrijven veelvuldig inhuren om veranderingen succesvol te laten verlopen. Kennelijk werkt het allemaal niet zo best. Sinds 1 mei vorig jaar is prof.dr. Anton J. Cozijnsen hoogleraar Verandermanagement aan de faculteit der Economische wetenschappen en Bedrijfskunde van de VU, en hij heeft duidelijke ideeën over waarom het mis gaat en hoe bedrijven meer succes kunnen oogsten bij het doorvoeren van veranderingen. Op vrijdag 9 februari houdt hij zijn inaugurele rede, getiteld Anders veranderen: een nieuwe balans tussen mens en technologie.
"Soms voeren bedrijven veranderingen door zonder te weten waar ze goed voor zijn, maar ze zijn bang buiten de boot te vallen als ze niet meedoen met de hype", vertelt Cozijnsen. Toch zijn de veranderingen volgens hem ook een antwoord op de steeds veeleisender wordende markt. Mensen willen andere producten en dienstverlening. Ook willen organisaties natuurlijk niet achterblijven op het gebied van de technologie, die immers ook steeds sneller vooruit gaat.
Het probleem bij het doorvoeren van veranderingen is, volgens
Cozijnsen, dat managers niet professioneel genoeg zijn op
verandergebied. Ze zijn veel te afhankelijk van externe adviseurs, die
hun kennis tijdens hun korte aanwezigheid slechts op een klein groepje
werknemers kunnen overdragen. Na een tijdje is een aanzienlijk deel
van dat groepje de opgedane wijsheid weer vergeten of u een bekend
onderdeel van onze tijdgeest u werkt inmiddels elders. Uiteindelijk
verandert er dan niets. "Het heeft geen zin meer om met dertig mensen
van een groot bedrijf een paar dagen op de hei te gaan zitten", zegt
Cozijnsen. "Je moet alle mensen van de organisatie laten weten wat ze
anders moeten gaan doen, hoe en waarom."
Dat kan natuurlijk prima met de huidige technologische mogelijkheden,
en e-changing is dan ook precies waarvoor Cozijnsen pleit. Hij stelt
zich voor dat er computerprogramma´s komen met databases die alle
medewerkers op elk moment kunnen bekijken. Alle kennis en informatie
is dan voor iedereen beschikbaar; er zijn zelfs zaken als digitale
cursussen of leermodulen mogelijk. Videofilmpjes en animaties zijn
handig om concreet te laten zien wat er moet veranderen en hoe de
organisatie eruit gaat zien.
Cozijnsen introduceert een model, waarin ICT-toepassingen centraal
staan bij het voldoen aan de moderne verandereisen. Speerpunten
daarbij zijn vier verander-V´s: verbreden, verduurzamen, verdiepen en
versnellen. De net beschreven database bijvoorbeeld, verbreedt het
veranderproces door alle mensen ineens te kunnen bereiken, zonder een
slechts een groot stuk tekst te zijn waaruit iedereen de voor hem
belangrijke stukjes moet zoeken. Doordat de kennis beschikbaar blijft
en de werknemers leren te leren en ook leren te veranderen,
verduurzaamt de database het proces. De verdieping volgt uit het feit
dat alle werknemers door een goed opgezette database bewust kunnen
worden van de noodzaak tot veranderen en de versnelling komt doordat
iedereen zelf kan plannen wanneer welke informatie te raadplegen
zonder dat grote groepen mensen hun agenda´s op elkaar moeten
afstemmen.
Natuurlijk zitten er wat haken en ogen aan het model. Zo is e-changing
mooi, maar niet in organisaties waar ICT nog niet is ingeburgerd.
"Neem sommige overheidsbedrijven", zegt Cozijnsen. "Zij zijn nog niet
vertrouwd met ICT, dus e-changing zou alleen maar extra problemen met
zich meebrengen, bovenop de normale veranderproblemen." Binnen
bedrijven waar ICT wel een tweede natuur is geworden, kan e-changing
doorslaan en zo zorgen dat mensen geïsoleerd raken. Er moet altijd
sprake blijven van interactie: een balans tussen de technische
mogelijkheden en betrokken personen. Het laatste gevaar is volgens
Cozijnsen dat bedrijven al hun oude veranderstrategieën overboord
gooien zonder eerst te kijken of ze wel echt hebben afgedaan. "Dat is
het kind met het badwater weggooien." Elk bedrijf moet voor zichzelf
nagaan welke methoden wel en niet bruikbaar zijn: je kunt geen
universeel proces voorschrijven.
Volgens Cozijnsen zouden grote bedrijven moeten beginnen een vaste,
interne verandermanager per vijfhonderd werknemers aan te stellen,
dicht bij de directie. Gaandeweg moet het zo worden dat alle managers
deskundig zijn op het gebied van veranderen. Cozijnsen werkt daaraan
mee, want hij leidt managers postdoctoraal op in e-changing. Beter
verandermanagement zou een hoop winst opleveren, want jaarlijks gaan
miljarden guldens op aan veranderingen.