Brieven aan de Kamer
Archiefbeheer van de Militaire Inlichtingendienst
01-02-2001
Rapport van de voortgangsinspectie inzake het archief-beheer van de Militaire Inlichtingendienst, 1999
Rijksarchiefinspectie,
10 oktober 2000
RIJKSARCHIEFINSPECTIE
De Algemene Rijksarchivaris oefent ingevolge de Archiefwet 1995 toezicht uit op de naleving van deze wet door het Rijk, de zelfstandige bestuursorganen en de organen van publiekrechtelijke beroeps- en bedrijfsorganisatie. Deze toezichthoudende bevoegdheid is sinds 1 mei 2000 gemandateerd aan de Hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie.
De Rijksarchiefinspectie controleert namens de Algemene Rijksarchivaris de naleving van de archiefwetgeving en de kwaliteit van het archiefbeheer. Hiertoe voert de Rijksarchiefinspectie onderzoeken en inspecties uit. Daarnaast rapporteren de zorgdragers jaarlijks aan de Rijksarchiefinspectie over hun archiefbeheer.
De Hoofdinspecteur rapporteert aan de betrokken overheidsorganen en,
indien hiertoe aanleiding is, aan de voor het archiefwezen
verantwoordelijke minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.
Jaarlijks stuurt de Hoofdinspecteur namens de Algemene Rijksarchivaris
een verslag over het toezicht op het archiefbeheer naar deze minister,
die vervolgens de Tweede Kamer informeert.
De Rijksarchiefinspectie is een landelijke eenheid, die onafhankelijk
opereert van de overige onderdelen van de Rijksarchiefdienst.
De Rijksarchiefinspectie is in Den Haag gevestigd en als volgt
bereikbaar:
Prins Willem-Alexanderhof 20
Postbus 90520
2509 LM DEN HAAG
Algemeen telefoonnummer 070-3315425
Fax 070-3315555
E-mail rai@rad.archief.nl
Inhoudsopgave
1 Inleiding 5
1. Aanleiding voor de inspectie 5
2. De plaats van de MID binnen het ministerie
van Defensie 5
3. Opzet en aanpak van de vervolginspectie 6
2 Beoordeling van de resultaten 9
2.1 Algemeen oordeel 9
2.2 Conclusies en aanbevelingen 12
3 Onderbouwing: de bevindingen 17
3.1 Toelichting 17
3.2 Bevindingen 19
Reactie van de MID 39
Nawoord van de Hoofdinspecteur 41
Bijlagen 43
1. Eerdere onderzoeken naar het archiefbeheer
van de MID 45
2. Conclusies en aanbevelingen inspectie-
rapport 1997 47
3. Toezeggingen aan de Tweede Kamer
inzake archiefbeheer MID, 17 december 1997 49
4 Bronnen 51
1. Documenten 51
2. Gesprekken 53
5 Afkortingen 54
1 Inleiding
1.1 Aanleiding voor de inspectie
In 1997 heeft de algemene rijksarchivaris een inspectie uitgevoerd
naar de staat van het archiefbeheer bij de Militaire
Inlichtingendienst (MID). De minister van Defensie heeft daarop een
aantal maatregelen genomen ter verbetering van het archiefbeheer van
de MID. Een daartoe ingestelde stuurgroep coördineert het
verbeteringsproces. De MID geeft hoge prioriteit aan het op orde
brengen van de archieven. Het totale verbeteringstraject zal tot
tenminste eind 2003 duren.
In aansluiting op de inspectie uit 1997 voert de Rijksarchiefinspectie
periodiek vervolginspecties uit. Doel daarvan is vast te stellen in
hoeverre de gedane aanbevelingen zijn opgevolgd en welk effect de
genomen maatregelen en voorzieningen op de verbetering van het
archiefbeheer hebben gehad. Tevens wordt daarmee voldaan aan de
toezegging aan de Tweede Kamer jaarlijks een inspectie bij de
Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten uit te voeren. De eerste
vervolginspectie vond in 1998 plaats. De huidige (tweede)
vervolginspectie is eind 1999, begin 2000 uitgevoerd. Hierbij zijn de
uitvoering en voortgang van de eerder gedane aanbevelingen getoetst.
Tevens is aandacht besteed aan de uitvoering van de aanbevelingen die
de Werkgroep Onderzoek Archieven van de Inlichtingen- en
Veiligheidsdiensten, ingesteld door de Tweede Kamer, in 1998 heeft
gedaan.
1.2 De plaats van de MID binnen het ministerie van Defensie
De MID is onderdeel van de Centrale Organisatie (CO) van het
ministerie van Defensie. De CO bestaat uit het kerndepartement en de
MID. In het besturingsmodel van Defensie is het kerndepartement belast
met de beleidsvoorbereiding en de aansturing van de
defensieorganisatie op hoofdlijnen. De uitvoering berust bij de vier
krijgsmachtonderdelen: de Koninklijke Marine, Landmacht en Luchtmacht
en de Marechaussee. Naast de krijgsmachtonderdelen staat het Defensie
Interservice Commando (DICO), dat zowel de krijgsmachtonderdelen als
het kerndepartement ondersteunt. Een van de onderdelen van het DICO is
het DARIC.
De MID neemt binnen de Defensieorganisatie een bijzondere positie in.
De dienst is, evenals de krijgsmachtonderdelen, een
uitvoeringsorganisatie. Maar door de aard van zijn werkzaamheden is
deze niet op afstand geplaatst. De MID is daardoor weliswaar onderdeel
van de Centrale Organisatie, maar niet van het kerndepartement. De MID
is een organisatie-eenheid die onder de secretaris-generaal van het
ministerie is geplaatst. Dit betekent dat de secretaris-generaal de
algemene leiding over de MID heeft. De directe leiding ligt bij een
directeur (tot voor kort een `hoofd'). Met twee onderdirecteuren vormt
deze sedert 1999 de directieraad.
De MID is belast met de taken genoemd in art. 9 van de Wet op de
inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv). Bij het inwerking treden
van de nieuwe Wiv verandert de naam van de MID in `Militaire
Inlichtingen- en Veiligheidsdienst' (MIVD).
De MID verzamelt, bewerkt en distribueert inlichtingen- en
veiligheidsinformatie op verzoek van verschillende politieke en
militaire `behoeftestellers'. In 2000 sluit de MID een in 1987 gestart
reorganisatieproces af, waarbij de inlichtingen- en veiligheidstaken
uit de krijgsmachtonderdelen zijn ontvlecht en zijn samengebracht in
een centrale organisatie. Na afsluiting van de reorganisatie bestaat
de MID-organisatie uit ongeveer 690 vte's.
1.3 Opzet en aanpak van de vervolginspectie
Evenals de inspectie in 1998 richt de huidige inspectie zich op de
vraag of, sedert de in 1997 uitgevoerde inspectie, de toen
geconstateerde gebreken in voldoende mate verbeterd zijn, dan wel de
voorwaarden daartoe geschapen zijn. Daaraan worden in deze inspectie
twee aandachtspunten toegevoegd, omdat deze van belang zijn voor de
toekomstige informatievoorziening. Het betreft de bewerking van de
semi-statische archieven van de MID en het beheer van elektronische
bestanden. Dit probleem is actueel, omdat de MID sedert 1999 actief de
digitalisering van zijn archief(beheer) voorbereidt.
Bij de inspectie stonden de volgende onderzoeksvragen centraal:
* Zijn of worden alle aanbevelingen uitgevoerd?
* Wat is de stand van zaken? Is de voortgang in de uitvoering
voldoende; wanneer is de voltooiing van ieder verbeteringsproject
voorzien?
* Met welke knelpunten wordt de MID bij de ontwikkeling en
uitvoering van de verbeteringsmaatregelen geconfronteerd?
* Welke eisen stelt de MID zelf aan het verbeteringsproces van het
archiefbeheer?
De Rijksarchiefinspectie heeft haar bevindingen ten dele gebaseerd op
openbare documenten en eigen dossieronderzoek (zie bijlage 4). Verder
heeft zij haar gegevens ontleend aan de antwoorden op de vragenlijst
die in oktober 1999 aan de MID is voorgelegd. De MID leverde de
gevraagde informatie en documenten per brief in december 1999 en
januari 2000. Na de uitwerking hiervan werden de nog openstaande
vragen in maart met de beleidsmedewerker documentaire
informatievoorziening (DIV) van de MID besproken. De daarop volgende
nota van bevindingen is op 21 april jl. voor commentaar aan de MID
voorgelegd. Bij brief van 16 en 23 juni heeft de MID zijn reactie
gegeven op de bevindingen. Deze reactie is in het conceptrapport
verwerkt. Vervolgens heeft de MID nog kunnen reageren op de daarin
vervatte conclusies en aanbevelingen. Het conceptrapport werd op 25
augustus 2000 voor commentaar aan de MID voorgelegd. Achter in het
rapport zijn de reactie van de directeur van de MID en het nawoord van
de hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie opgenomen.
Dit rapport is als volgt ingedeeld.
In hoofdstuk 2 geeft de Rijksarchiefinspectie eerst een algemeen
oordeel over de resultaten van alle verbeteringsprojecten totnogtoe.
Het algemeen oordeel wordt uitgewerkt in een aantal specifieke
conclusies. In sommige gevallen leiden deze conclusies tot
aanbevelingen. Hoofdstuk 2 vormt de kern van het rapport.
Hoofdstuk 3 geeft een onderbouwing van de conclusies in
hoofdstuk 2. Per thema zijn de bevindingen omtrent de (wijze van) uitvoering van de verbeteringsprojecten en activiteiten weergegeven.
In de bijlagen 1-3 wordt enige achtergrondinformatie over eerdere
inspecties en onderzoeken gegeven.
De in dit rapport gepresenteerde feiten geven de situatie van het
archiefbeheer bij de MID per eind juni 2000 weer.
2 Beoordeling van de resultaten
2.1 Algemeen oordeel
Sinds het begin van 1998 heeft de MID zich serieus ingespannen voor
een integrale verbetering van zijn archiefbeheer. De MID heeft de
aanbevelingen van de Rijksarchiefinspectie en de Werkgroep-Valk
overgenomen en een groot deel van de knelpunten al aangepakt. Hiertoe
voert de dienst een ambitieus programma uit, dat zowel op het
wegwerken van achterstanden als op het creëren van een goede
infrastructuur voor het toekomstig archiefbeheer is gericht. Het
verbeteringsprogramma is in 1999 uitgebreid met het Omega-project, dat
een digitalisering van archief en archiefbeheer op korte termijn
beoogt.
De verbetering van het archiefbeheer wordt door het management van de
MID ondersteund, hetgeen blijkt uit het feit dat het totale project
als strategisch wordt aangemerkt en als zodanig door het hoofd
Strategische Projecten worden aangestuurd. Hierdoor ontvangt het
programma voldoende sturing en krijgt het prioriteit binnen de
MID-organisatie. Door een professionele projectorganisatie wordt de
voortgang van het verbeterprogramma gewaarborgd. Er vindt een goede
afstemming met andere eenheden van de defensieorganisatie plaats,
zoals DARIC en FEBCO, die beide een centrale verantwoordelijkheid voor
aspecten van de informatievoorziening dragen. Hierdoor vindt de
verbetering binnen algemene defensiekaders plaats en worden lange
termijnvoordelen geboekt. De tijdelijke vertraging van enkele
projecten doet hier niets aan af.
Voor al die aspecten van het archiefbeheer die het bedrijfsbelang van
de MID overstijgen, vindt afstemming met de Rijksarchiefdienst plaats.
Voor het afstemmen van al deze belangen speelt de Stuurgroep
MID-archieven een bijzondere nuttige rol.
De MID heeft medio 2000 reeds een groot aantal projecten voltooid. De
tabel op de volgende bladzijde geeft een beeld van de voortgang of
voltooiing van de verschillende verbeterprojecten. Er zijn 25
projecten en activiteiten onderscheiden. Tien hiervan zijn momenteel
voltooid en elf nog in uitvoering. Vier projecten verkeren in de fase
van voornemen. Naar het zich laat aanzien zijn eind 2000 veertien van
de 25 projecten en activiteiten voltooid. Twee activiteiten (de
overall planning en de verantwoording van het verbeterproces) duren
even lang als het verbetertraject.
De situatie van het archiefbeheer bij de MID is de afgelopen 2,5 jaar
sterk verbeterd, zo kan de conclusie luiden. De tekortkomingen die in
de inspectie in 1997 werden geconstateerd (zie bijlage 1), zijn of
worden verholpen. Voor het verdere succesvolle verloop van de
projecten zijn de vooruitzichten gunstig, mits de inzet en aansturing
van het verbetertraject gelijk blijven.
De planning en uitvoering kan niettemin op een aantal punten verbeterd
worden. Deze zijn in de aanbevelingen (hoofdstuk 2.2) aangegeven. In
het bijzonder vestigt de Inspectie de aandacht op de volgende punten:
een betere overall planning tot tenminste 2003 (voltooiing
inventarisatie), een duidelijker rolverdeling tussen directeur MID en
de directeur DARIC, en een sterkere aandacht voor de bijscholing en
vernieuwing van het personeel, nu digitalisering, beheer van
semi-statisch archief en implementatie van de PIVOT-selectiemethodiek
snel op de MID afkomen. Met nadruk zij hierbij gesteld, dat dit niet
een probleem van de MID alleen is, maar ook van het ministerie in het
algemeen.
Voortgang verbeteringsprojecten, eind mei 2000
Projecten en activiteiten
Voornemen
In uitvoering
Voltooid
Resultaat
Planning van verbeterproces
X
Plan van aanpak 1997
Masterplan 1998,
Projectenlandschap 1999
Materplan 1999
Verbetering van het beheersmatige management (aanbeveling
Werkgroep-Valk)
X
Aanstelling beleidsmedewerker DIV (1998), strategisch projectplan
Omega, instelling van Stuurgroep MID-archieven, aanwijzing van hoofd
Bedrijfsvoering als hoofd DIV van 2 MID-afdelingen en functioneel
hoofd van alle 5 afdelingen
Verantwoording archiefbeheer en voortgang verbeteringsproces
X
Archiefhoofdstuk in jaarverslagen 1997, 1998 en 1999; eenmaal
halfjaarlijkse rapportage aan Tweede Kamer
Regelgeving en toezicht op uitvoering
X
Diverse aanwijzingen van de HMID en DMID, werkinstructies, b.v.
Registratie Xpost MID; advies algemene rijksarchivaris over begrip
archiefbescheiden
Uitbreiding personeelscapaciteit
X
Uitbreiding met beleidsmedewerker DIV en 2 DIV-medewerkers. Inzet van
tijdelijk extern personeel
Verbetering kwaliteit personeel
X
Diverse cursussen. In kader van digitalisering en implementatie
PIVOT-methodiek op termijn nadere bijscholing
Additionele toevoeging aan het budget van de MID in kader van de
begrotingsvoorbereiding
X
Postregistratie en verblijfsadministratie
X
Installatie van postregistratie-systeem Xpost in de gehele
MID-organisatie; bijscholing personeel
Invoering van DMS-systeem en digitalisering in het kader van het
OMEGA-project
X
Betreft deelprojecten DOA, ABB en DIS. Prepilot voltooid. Pilot in
uitvoe-ring tot november 2000. Implemen-tatie in 2001-2004
Centrale archiefruimte
X
Verbouwing en inrichting archiefruimte in Frederikskazerne,
ingebruikneming 2e helft 2000
Tijdelijke depotvoorzieningen
X
Voorzieningen beperkt gebleven i.v.m. verhuizing naar
Frederikskazerne.
Onderzoek oneigenlijke vernietiging, 1993-1998
X
Rapport Oorzaken, aard en omvang van de oneigenlijke vernietiging van
archiefmateriaal van de MID in de periode 1993-1998 (1998); rapportage
over zg. Suriname en Fatima-dossiers
Onderzoek oneigenlijke vernietiging, 1914-heden
X
Planning: na afronding gedetailleerde beschrijving van MID-archieven
(eind 2000); einddatum: 31 december 2001
Institutioneel onderzoek 1914-heden
X
PIVOT-rapport nr. 61 (1999)
Bewerking / globale inventarisatie papieren archieven
X
Rapport Staat der archieven van de Militaire Inlichtingendienst
(1998);
Bewerkingsplan
Bewerking / globale inventarisatie en planning microfilms, microfiches
en foto's en digitale bestanden
X
Gerealiseerd begin 2000
Bewerking / voorlopige beschrijving van papieren bestanden
X
Volgens planning eind 2000 gerealiseerd
Bewerking / voorlopige beschrijving van microfilms, microfiches en
foto's en digitale bestanden
X
Volgens planning eind 2000 gerealiseerd
Bewerking / definitieve beschrijving van te bewaren papieren bestanden
X
Volgens planning eind 2003 gerealiseerd; deels voltooid
Bewerking / definitieve beschrijving van te bewaren microfilms,
microfiches en foto's en digitale bestanden
X
Volgens planning eind 2003 gerealiseerd
Bewerking / herstel materiële staat microfilms etc. (aanbeveling
Werkgroep-Valk)
X
Waarschijnlijk niet noodzakelijk; project in 2000 voltooid?
Derubricering
X
Project in 2001 gepland
Substitutie
X
Ca. 2002
Selectie en vernietiging / vaststellen selectielijst
X
Driehoeksoverleg en toetsing aan nieuwe WIV, werkprocessen MID en
PIVOT-rapport vanaf begin 2000; behandeling per hoofdstuk; afronding
31 december 2002
Selectie en vernietiging / toepassing selectielijst in de praktijk
X
Ca. 2002
Totaal (25)
4
11
10
2.2 Conclusies en aanbevelingen
In de kopjes wordt verwezen naar de betreffende pagina's van de
bevindingen in hoofdstuk 3. De aanbevelingen zijn gecursiveerd.
Planning en aansturing van het verbeterproces (p. 19)
1. Door het summiere karakter van de overall planning en door het
ontbreken van een goede toelichting daarop is het inzicht in en de
toetsing van het totale verbeteringstraject onvoldoende. Van een
aantal projecten en activiteiten zijn de doorloop- en
eindtermijnen onduidelijk. Daar tegenover staat dat de
MID-organisatie op een professionele wijze vorm heeft gegeven aan
de sturing en afstemming van het project MID-archieven en het
Omega-project.
Op korte termijn dient de MID een duidelijke overall planning van
alle lopende en nog in uitvoering te nemen verbeterprojecten op te
stellen en deze van een korte toelichting te voorzien.
Verbetering van het ` beheersmatige' management (p. 21)
2. In de verbetering van het beheersmatige management, waarop de
Werkgroep-Valk in zijn rapport Beheren en Beweren (mei 1998)
aandrong, is op verschillende manieren voorzien. Door de
integratie en centralisatie van de MID-afdelingen en de daarmee
gepaard gaande concentratie van de MID-vestigingen is ook de
organisatie van het archiefbeheer verbeterd. Los daarvan is de
centrale coördinatie van de documentaire informatievoorziening
verbeterd, doordat er in een centrale functionele aansturing is
voorzien. Hiermee is een aanbeveling uit de inspectie 1997
uitgevoerd. Verder is er sinds 1998 voorzien in de
beleidscomponent. Op managementniveau wordt de inbreng van de
informatievoorziening zeker gesteld, daar de functie van
informatiemanager verenigd is met de functie van het hoofd
Bedrijfsvoering, tevens plaatsvervangend directeur MID.
3. Omdat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de
documentaire informatievoorziening niet geheel bij de
hoofdafdeling Bedrijfsvoering berust, is de organisatie van het
archiefbeheer niet consistent met het nieuwe organisatiemodel van
de MID, dat een strikte scheiding tussen productie (primaire
taken) en bedrijfsvoering legt. Door deze inconsistentie bestaat
het risico dat er fricties in de aansturing van de DIV-functie
ontstaan.
Regelgeving en toezicht op de uitvoering (p. 22)
4. Ter uitvoering van een daartoe strekkende aanbeveling van de
inspectie 1997 heeft het hoofd en later de directeur MID een
aantal specifieke beheersregels met betrekking tot de
procesgebonden informatievoorziening uitgevaardigd. Daarnaast zijn
er enkele werkinstructies en procedures vastgesteld. In de
aanwijzingen van de DMID komt onvoldoende tot uitdrukking, dat
deze regels binnen het kader van de departementale beheersregels
worden gegeven en daarvan een specifieke uitwerking of aanvulling
zijn.
5. In de centrale beheersregels van het ministerie van Defensie
(Regeling documentaire informatievoorziening Defensie, MP 10-005)
is de bevoegdheid van de diensthoofden, waaronder de directeur
MID, tot het stellen van nadere regels niet duidelijk aangegeven.
Aan de beheersregels van de MID moet meer samenhang gegeven
worden, zowel intern als in relatie tot de centrale
archiefbeheersregels van het ministerie van Defensie. De
aanwijzingen van de MID moeten duidelijk de vorm van een
uitvoeringsregeling van de departementale archiefbeheersregels
krijgen. Een heldere bevoegdheidstoedeling aan de DMID en de
verhouding met DARIC verdient bijzondere aandacht. Op termijn
moeten de aanwijzingen tot een MID-regeling geïntegreerd worden.
6. De bijzondere verantwoordelijkheid die de directeur MID binnen de
centrale organisatie van het ministerie van Defensie in relatie
tot het archiefbeheer heeft, is onvoldoende geregeld in de
departementale beheersregels. Hierdoor is de onderlinge
verantwoordelijkheid van de directeur DARIC en de directeur MID
voor het archiefbeheer onvoldoende duidelijk afgebakend.
7. Om aanvaardbare redenen heeft de MID tot dusverre geen structureel
toezicht op de uitvoering van de ex- en interne regelgeving
ingesteld. Bij de incidentele controles heeft de MID geen
afwijkingen van de normen geconstateerd. Op basis van de
beschikbare informatie kan de Inspectie geen betrouwbaar oordeel
geven over de kwaliteit van het structurele toezicht, dat de MID
in de vorm van auditing in 2001 zal invoeren.
Bij de invoering van een structureel intern toezicht dient in het
bijzonder de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van het auditteam
en de wijze van rapportage goed geregeld te worden. Gezien het
feit dat het hoofd bureau Documentair Informatiebeheer geen
operationele verantwoordelijkheid heeft voor het archiefbeheer van
de afdelingen HUMINT en Verbindingsinlichtingen, dient hieraan bij
het toezicht bijzondere aandacht besteed te worden.
Personeel (p. 24)
8. Door bijscholing is de deskundigheid van het huidige documentair
informatiepersoneel op een zodanig niveau gebracht, dat de huidige
werkzaamheden op een aanvaardbare wijze uitgevoerd kunnen worden.
De MID houdt zeker rekening met aanpassingen die in verband met de
reorganisatie en de invoering van digitaal archief(beheer) en de
PIVOT-selectiewijze nodig zullen zijn. Er bestaat echter geen
precies beeld van de capaciteitsbehoefte, met name bij de
secretariaten
Met het oog op de invoering op korte termijn van belangrijke
veranderingen in de werkwijze (PIVOT, digitalisering), dient de
MID opnieuw serieuze aandacht aan de capaciteit en kwaliteit van
de DIV-functie te besteden.
Postregistratie en verblijfsadministratie (p. 26)
9. De invoering in 1999 van een nieuw postregistratiesysteem bij
nagenoeg de gehele MID en binnenkort bij de overige
defensieorganisatie is een grote verbetering ten opzichte van de
vroegere diversiteit aan systemen.
10. Omdat de oudere postregistratiesystemen niet zijn afgesloten en
operationeel blijven, is continuïteit in de toegankelijkheid
(voorlopig) gewaarborgd.
11. Vanaf eind 1999 voert de MID een drietal deelprojecten uit tot
digitalisering van het semi-statische en toekomstige archief en
van het beheer daarvan. In de ontwikkelingsplannen komt niet
duidelijk naar voren, welke functionele eisen er aan de
digitalisering van archief en archiefbeheer zijn gesteld.
Bij de ontwikkeling van een digitaal archief(beheerssysteem)
moeten er duidelijke organisatorische en functionele eisen
geformuleerd worden.
12. Zowel in organisatorische als in regelende zin heeft de MID
voorzieningen en maatregelen getroffen om toekomstige vermenging
van originele archiefbescheiden met zogenaamde werkdossiers tegen
te gaan. De controlerende rol van de centrale DIV-sectie rol is
hierbij onderbelicht gebleven. Ten onrechte verwacht de MID door
de digitalisering van het archief(beheer) van het gesignaleerde
probleem af te zijn.
Ordening, ontsluiting en reconstructie I en I I (p. 28 en 32)
13. Door de omvang en aard van de te bewerken bestanden en door de
afwezigheid van een adequaat selectie-instrumentarium is de
bewerking van de archiefbestanden een gecompliceerd proces. Met
name door het documentatieonderzoek voor de Commissie-Bakker is in
1999 vertraging opgetreden. De planmatige aanpak en goede
monitoring maakt de nagestreefde einddatum (eind 2003)
waarschijnlijk.
14. Op goede gronden voeren de MID en de CAS het
reconstructieonderzoek naar de oneigenlijk vernietigde
archiefbestanden later dan toegezegd was uit. Dit gebeurt nu in
2001, na afronding van de voorlopige beschrijvingen.
15. Door de overbrenging van een archiefblok, zodra de definitieve
bewerking hiervan voltooid is, administratief voor te bereiden,
voldoet de MID aan de eis van een planmatige overbrenging.
16. Over de aanwezigheid van archiefbescheiden in het archief van de
MID of voorgangers van door de Tweede Kamer met name genoemde
`dossiers' heeft de MID ten aanzien van het z.g. Surinamedossier
en het Fatimadossier voldoende duidelijkheid gegeven.
17. Over de onrechtmatige vernietiging van drie andere `dossiers'
waarover de Tweede Kamer vragen heeft gesteld, heeft de
Werkgroep-Valk al het een en ander gerapporteerd. Sindsdien zijn
er bij de MID geen andere archiefbescheiden betreffende een stay
behind-organisatie in Nederland (Gladio-organisatie), het
Englandspiel en het Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging (NBV)
aangetroffen.
Bij het reconstructieonderzoek in 2001 naar archiefbescheiden van
de MID en taakvoorgangers dient de MID niet alleen de
Defensiearchieven te raadplegen, maar ook de archieven van andere
ministeries en bestuursorganen. Bijzondere aandacht dient hierbij
gegeven te worden aan archiefbescheiden met betrekking tot de
Nederlandse stay behind-organisaties, het Englandspiel en het
Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging.
Derubricering (p. 33)
18. De MID heeft nog onvoldoende aandacht voor de tijdige
derubricering als standaardprocedure in het archiefbeheer.
Mogelijk associeert de MID derubricering nog teveel met de
overbrenging van archief.
Ten einde de noodzaak tot derubricering bij overbrenging tot een
minimum terug te brengen, dient de MID binnen het raam van de
Aanwijzingen beveiliging van staatsgeheimen een plan voor tijdige
derubricering te ontwikkelen en in de praktijk te brengen.
Archiefruimten (p. 34)
19. De Inspectie kan onvoldoende beoordelen, of de archiefruimte aan
alle bouwtechnische eisen voldoet. In organisatorische maatregelen
voor het beheer heeft de MID nog niet voorzien.
Selectie en vernietiging (p. 36)
20. Te lang hebben de betrokken partijen na de publicatie van het
PIVOT-rapport in het voorjaar 1999 gewacht met het hervatten van
het driehoeksoverleg en de toetsing van de lijst aan dit rapport.
De aanvang 2000 gekozen aanpak om de conceptlijst `per hoofdstuk'
te toetsen aan de voorlopige beschrijvingen, het PIVOT-rapport en
de nieuwe Wet inlichtingen- en veiligheidsdiensten verhoogt de
kwaliteit en toepasbaarheid van de concept-selectielijst. Hierdoor
zal niet alleen een snelle afhandeling gewaarborgd zijn, maar zal
ook de implementatie gemakkelijker zijn. De vaststelling van de
lijst in 2002 lijkt reëel.
3 Onderbouwing: de bevindingen
3.1 Toelichting
De bevindingen geven een onderbouwing van de conclusies die in
hoofdstuk 2 zijn gegeven. De bevindingen zijn ingedeeld op basis van
de onderstaande thema's, die grotendeels overeenkomen met die van het
inspectierapport 1998:
Verwijzing naar de afzonderlijke bevindingen
Thema
pag.
Planning en aansturing van het verbeteringsproces
19
Verbetering van het `beheersmatige' management
21
Regelgeving en toezicht op de uitvoering
22
Personeel
24
Postregistratie en verblijfsadministratie
26
Ordening, ontsluiting en reconstructie I
28
Ordening, ontsluiting en reconstructie I I
32
Derubricering
33
Substitutie
33
Archiefruimten
34
Selectie en vernietiging
36
Per aanbeveling is een tabel gemaakt waarin de aanbeveling(en) van de
inspectie 1997 en 1998 zijn weergegeven. De ongenummerde aanbevelingen
van het inspectierapport 1997 hebben een letter gekregen (zie bijlage
2). De aanbevelingen van het inspectierapport 1998 zijn overeenkomstig
dat rapport genummerd. Na de aanbevelingen volgen de bevindingen van
de huidige inspectie.
Voorbeeld:
Thema
Planning en aansturing van het verbeterproces
Aanbeveling
Inspectierapport 1997, aanbeveling E:
De aanbevelingen die hier worden gedaan,
moeten worden uitgewerkt in een plan van aanpak voor het archiefbeheer
bij de MID
Bevinding
##
3.2 Bevindingen
Thema
Planning en aansturing van het verbeteringsproces
Aanbeveling
Inspectierapport 1997, aanbeveling E:
De aanbevelingen die hier worden gedaan,
moeten worden uitgewerkt in een plan van aanpak voor het archiefbeheer
bij de MID
Bevinding
Onder dit thema heeft de Inspectie drie aspecten getoetst: a. de
aanwezigheid en kwaliteit van het planningsinstrument, b. de
aansturing van het verbeteringsproces en c. de algemene voortgang van
dit proces.
Het planningsinstrument
1. Tot dusverre heeft de MID drie algemene plannen van aanpak
opgesteld. De eerste twee plannen dateren uit december 1997 en
juni 1998. Inmiddels zijn deze plannen door de ontwikkelingen
ingehaald. Zo is in 1999 het digitaliseringsproject aan het
verbeteringstraject toegevoegd. Het tweede plan is daarom in 1999
vervangen door een zogenaamd projectenlandschap.
2. De plannen geven op de korte termijn een summier inzicht in de
verschillende verbeteringsprojecten en de activiteiten die in dat
kader verricht moeten worden. Voor een juist begrip is een
toelichting onmisbaar. Voor de lange termijn geven de plannen
onvoldoende inzicht. Onduidelijk is het precieze tijdspad van 2001
tot 2003 of later. De einddata van de diverse langdurige projecten
zijn niet uit de planningen af te leiden.
De aansturing
3. Reeds in een vroeg stadium van het verbeteringstraject heeft de
MID een `Stuurgroep MID-archieven' ingesteld. Hierin zijn alle
betrokken partijen vertegenwoordigd, zowel interne als externe.
Ten einde gebruik te kunnen maken van ICT-middelen, is in oktober
1999 het `Omega-project' ingesteld (Omega = Ontsluiting MID en
Gerelateerde Archieven). De Stuurgroep MID-archieven treedt op als
stuurgroep Omega. Alle deelprojecten ter verbetering van de
informatievoorziening van de MID zijn in dit project
ondergebracht. De stuurgroep komt regelmatig bijeen: zo'n zesmaal
per jaar.
4. De stuurgroep stuurt diverse werkgroepen aan, die belast zijn met
de bewaking van verscheidene deelprojecten: CB, DOA, ABB, DIS en
CAS. Er is een interne en een externe projectleider (Capgemini).
Als interne projectleider fungeert het hoofd van de afdeling
Strategische Projecten. Deze afdeling is een product van de
reorganisatieplannen van de MID, die in de tweede helft van 2000
formeel vastgesteld worden. In de praktijk functioneert deze
afdeling al sinds begin 2000. Het hoofd Strategische Projecten
stuurt de verbetering van het archiefbeheer binnen de MID als
`strategisch' project Omega aan.
5. Bij alle informatiseringsprojecten (postregistratiesysteem,
digitalisering) is de directeur DARIC een belangrijke actor, omdat
deze de randvoorwaarden voor informatisering stelt of kan stellen.
Defensie streeft zoveel mogelijk naar uniformiteit bij
informatiesystemen die niet-primaire taken ondersteunen. Zo wordt
het postregistratiesysteem `XPost' ministeriebreed ingevoerd.
De algemene voortgang
6. Alle lopende projecten hebben op enigerlei wijze vertraging
opgelopen. De oorspronkelijke planning van activiteiten ter
verbetering van het archiefbeheer is niet gehaald en is daarom
aangepast. Vertragende factoren waren onder meer de noodzakelijke
aanpassing aan de uniformerende randvoorwaarden van Defensie (zie
bevinding 5) en het documentatieonderzoek ten behoeve van de
Tijdelijke Commissie Besluitvorming Uitzendingen, ingesteld door
de Tweede Kamer. Omdat het hier een kameronderzoek betrof, kreeg
het documentenonderzoek prioriteit. Anders dan de overige
onderdelen van Defensie heeft de MID zelf het onderzoek, de
digitalisering en de informatieverstrekking aan de Commissie
verzorgd. Ook voor andere verbeteringsprojecten wordt deze
activiteit als vertragende factor opgevoerd.
7. De achterstand is ontstaan, ondanks het feit dat de MID in
verschillende gevallen externe bijstand heeft ingeroepen: De CAS
bewerkt alle archieven. DARIC en MID geven hierbij ondersteuning.
Bij de ontwikkeling en uitvoering van verschillende deelprojecten
is gebruik gemaakt van externe opleiders (IVIO) en adviseurs
(Capgemini).
8. Ook bij de CAS, die de inventarisatie van de archieven uitvoert,
is op sommige deelterreinen (globale beschrijving van
niet-papieren bestanden b.v.) achterstand ontstaan.
9. De MID is van mening, dat het verbeteringsproces gestaag vordert
en dat de noodzaak van een goed archiefbeheer meer en meer bij
alle geledingen begint door te dringen.
10. Kwaliteitseisen en eindtermen zijn vastgelegd in de verschillende
projectplannen. De Stuurgroep MID-archieven heeft een
kwaliteitsbewakende functie. Over alle projecten overlegt de MID
met het Algemeen Rijksarchief en met de CAS.
Thema
Verbetering van het ` beheersmatige' management
Aanbeveling
Werkgroep-Valk, beleidsmatige aanbeveling 3:
Bij de MID acht de Werkgroep organisatorische maatregelen nodig om het
beheersmatige management op peil te brengen. (...) Zonder beleidsmatig
ingrijpen in het management alsmede de selectie van leidinggevend
personeel en zonder deskundigheidsbevordering op archiefgebied is
herhaling van de aangetroffen chaos binnen enkele jaren te verwachten.
Bevinding
De regering heeft in zijn reactie op de hierboven aangehaalde aanbeveling van de Werkgroep-Valk (17 juni 1998) verklaard de organisatie, werkwijze en de deskundigheid van het personeel op het gebied van het archiefbeheer te willen verbeteren. Op de volgende manieren heeft de MID het archiefbeheer gereorganiseerd:
1. De reorganisatie van het archiefbeheer hangt onlosmakelijk samen
met de algehele reorganisatieplannen van de MID. Kernpunten hierin
zijn de integratie van de inlichtingenafdelingen bij de
krijgsmachtonderdelen met de centrale MID-organisatie en de
concentratie van de afdelingen in de Frederikskazerne. In de
plaats van de huidige acht afdelingen komen er vier afdelingen die
de primaire taken uitvoeren. De drie MID-afdelingen bij de
krijgsmachtonderdelen worden opgeheven. Men streeft ernaar
integratie en concentratie in de tweede helft van 2000 te
voltooien.
2. In de nieuwe MID-organisatie wordt een scherpe scheiding tussen
`productie' (primaire taakuitvoering) en bedrijfsvoering gelegd.
Dit resulteert in twee nevengeschikte hoofdafdelingen: productie
en bedrijfsvoering. Informatiemanagement en facilitair beheer
vormen twee van de vijf afdelingen van de hoofdafdeling
Bedrijfsvoering. Onderdeel van de afdeling Facilitair Beheer is
het bureau Documentair Informatiebeheer (nu: sectie Documentaire
Informatievoorziening (SDI)). Aan dit bureau worden in beginsel de
uitvoerende DIV-taken opgedragen. De beleidsfunctie op het gebied
van archiefbeheer (d.i. de beleidsmedewerker DIV) wordt
ondergebracht bij de afdeling Informatie en Management.
3. Op het gebied van het archiefbeheer is de algemene
organisatiestructuur van de MID niet strikt toegepast. Dat wil
zeggen: bij twee afdelingen van de hoofdafdeling Productie
(Contra-Inlichtingen en Veiligheid en Analyse en Rapportage)
stuurt het hoofd van het bureau Documentair Informatiebeheer de
medewerkers documentaire informatievoorziening in hiërarchische
zin aan. Hier zijn gedeconcentreerde DIV-eenheden geplaatst. Maar
bij de afdelingen Human Intelligence (HUMINT) en
Verbindingsinlichtingen (AVI) vallen de DIV-medewerkers
hiërarchisch onder hun afdelingshoofden en dus niet onder het
bureauhoofd Documentair Informatiebeheer. Hier komen dan ook geen
gedeconcentreerde eenheden.
4. In functionele zin stuurt het bureauhoofd Documentair
Informatiebeheer alle medewerkers van de MID aan.
5. De ICT-poot van de informatievoorziening is elders in de
hoofdafdeling Bedrijfsvoering geplaatst. Zowel de uitvoerende
functies als de beleidsfuncties zijn in de afdeling Informatie en
Management samengebracht. Hierin is zoals gezegd ook de
beleidsfunctie inzake de documentaire informatievoorziening in
deze afdeling ondergebracht.
Thema
Regelgeving en toezicht op de uitvoering
Aanbeveling
Inspectierapport 1997, aanbeveling E:
In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan (...)
het opstellen van specifieke beheersregels voor de MID ...
Bevinding
1. Het hoofd, later de directeur van de MID (HMID / DMID) heeft de
afgelopen jaren een aantal aanwijzingen op het gebied van de
informatievoorziening uitgevaardigd (zie bijlage 4). Bij het
opstellen hiervan is in alle gevallen overleg gevoerd met
vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris. Kaders voor de
aanwijzingen van de MID waren de centrale archiefbeheersregels van
het ministerie van Defensie (Regeling documentaire
informatievoorziening defensie, MP 10-005) en het streven binnen
Defensie naar uniformering, zowel ten aanzien van regelgeving als
ten aanzien van hard- en software.
2. Hoewel archiefbeheersregels van het ministerie van Defensie de
grondslag van de aanwijzingen vormen, blijkt dit uit de
aanwijzingen zelf niet duidelijk. In de aanwijzingen wordt niet
verwezen naar de departementale beheersregels. Onduidelijk is
overigens, of en in hoeverre de secretaris-generaal als ambtelijk
eindverantwoordelijke in de archiefbeheersregels van Defensie de
diensthoofden / archiefbeheerders de bevoegdheid verleent nadere
regels voor hun dienstonderdelen te stellen.
3. De MID houdt momenteel nog geen systematisch toezicht op de
uitvoering van de wettelijke regelingen en de interne regelingen
(de archiefbeheersregeling van Defensie en de aanwijzingen van de
DMID). Wel controleert de beleidsmedewerker DIV tijdens zijn
werkbezoeken aan de dienstonderdelen de uitvoering van de
regelingen.
4. Na realisatie van de reorganisatie en na de verhuizing zal de MID
structureel de uitvoering van regelingen en procedures in de
documentaire informatievoorziening gaan controleren. Hiertoe wordt
een auditteam samengesteld, waarin onder meer de beleidsmedewerker
DIV zitting heeft. Door de invoering van X-Post zijn de
mogelijkheden tot controle vergroot.
5. Hetgeen onder bevinding 3 is opgemerkt, geldt onverminderd voor
het toezicht op de uitvoering van het voorlopige verbod van de
HMID op de vernietiging van archiefbescheiden (december 1997) en
de daarop volgende Aanwijzing nr. 11. Het verbod is voorlopig,
omdat het geldt tot de invoering van de selectielijst(en). De
aanwijzing geeft uitleg over het begrip archiefbescheiden, in het
bijzonder over de vraag, of de gegevens die de MID met
afluisterapparatuur uit de ether gehaald heeft en die vervolgens
niet verwerkt zijn, als archiefbescheiden aangemerkt moeten
worden. Deze gelden niet als archiefbescheiden. Zowel de
beleidsmedewerker DIV als de veiligheidsfunctionarissen houden de
uitvoering van het verbod in het oog. Genoemde ambtenaren
constateerden geen afwijkingen van het vernietigingsbeleid.
6. Als eindoordeel deelt de MID mee, dat het verbeterproject voldoet
en dat waar nodig het traject wordt bewaakt en de regelgeving
tussentijds wordt bijgesteld. Het risico van illegale vernietiging
wordt gering geacht.
Thema
Personeel
Aanbeveling
Inspectierapport 1997 aanbeveling B:
Bovendien is het nodig de medewerkers die belast zijn met
postregistratie en dossiervorming, een cursus te laten volgen op dit
gebied.
Inspectierapport 1997 aanbeveling E:
In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan (...) de
benodigde personeelsformatie voor een adequaat archiefbeheer ...
Werkgroep-Valk, beleidsmatige aanbeveling 3:
(...) zonder deskundigheidsbevordering op archiefgebied is herhaling
van de aangetroffen chaos binnen enkele jaren te verwachten.
Inspectierapport 1998, aanbeveling 11:
Beginnen met instructie en training ter zake van toepassing van de
selectielijst, zowel van DIV medewerkers als van de overige MID
medewerkers.
Inspectierapport 1998 aanbeveling 12:
Nagaan of voor de maatregelen tot verbetering van het archiefbeheer
niet méér van tijdelijke externe capaciteit gebruik kan worden
gemaakt.
Bevinding
De aanbevelingen betreffen de deskundigheid en de capaciteit van al
het personeel van de MID dat als hoofd- of als bijtaak werkzaamheden
op het gebied van de documentaire informatievoorziening uitvoert. Het
gaat dus niet alleen om de DIV-eenheden, maar ook om de
administratieve medewerkers die naast andere taken DIV-werkzaamheden
uitvoeren. Die werkzaamheden zijn ook niet overal hetzelfde. Daarom
kan de kwaliteit van het personeel verschillen.
Kwaliteit
1. Door middel van drie DIOR-modulen zijn de bijscholingen in 1998 en
1999 volbracht. De binnen de documentaire informatievoorziening
werkzame medewerkers hebben allen een vakopleiding gevolgd,
variërend van SOD, DIOR-modulen 4A, 6A en 9A tot een gebruikers-
of beheersopleiding XPost.
2. De MID acht het opleidingsniveau van de huidige medewerkers voor
de huidige, relatief traditionele werkuitvoering voldoende. Door
de voorgenomen reorganisatie kunnen er echter nieuwe medewerkers
met een DIV-functie aangesteld worden die niet voldoen aan het
vereiste kennisniveau. De functieprofielen liggen inmiddels vast.
Bij de implementatie van de reorganisatie worden deze naast de
kennis en vaardigheden van de oude en nieuwe medewerkers gelegd.
Daarna volgt - indien wenselijk - bijscholing. Het nieuw
aangetrokken hoofd SDI is bezig om de opleidingsbehoefte voor de
nieuw situatie te vertalen naar een plan, op grond waarvan de
DIV-medewerkers opgeleid en begeleid kunnen worden.
3. Onduidelijk is of in dit opleidingsplan al rekening wordt gehouden
met de nieuwe eisen die in de nabije toekomst aan de kennis en
vaardigheden van DIV-medewerkers gesteld worden als gevolg van de
invoering van de PIVOT-methodiek en de digitalisering. Er is nog
geen planning voor dit nieuwe opleidingstraject.
Capaciteit
4. Formatief zijn 35 fte's beschikbaar. Er zijn bij het Bureau
Documentair Informatiebeheer (zie thema verbetering van het
`beheersmatige' management) 17 fte's voorzien. Daarbij komen nog
de functies beleidsmedewerker DIV (nu ABPC) en 3 DIV-medewerkers
van de afdelingen HUMINT en Verbindingsinlichtingen, in totaal 21
fte's. Dit zijn allen professionals. De overige 14 fte's bestaan
uit vacatures en `combinatiefuncties': bureaumedewerkers die
DIV-werkzaamheden in combinatie met andere administratieve
werkzaamheden uitvoeren. In verband met de voorgenomen
reorganisatie staan er momenteel vacatures open. Enkele daarvan
worden voorlopig door middel van uitzendkrachten ingevuld. Het is
mogelijk, zo geeft de MID aan, dat in een verder stadium van de
reorganisatie de uitstaande vacatures alsnog vervuld worden.
5. Door de geplande centralisatie en concentratie zal naar de
verwachting van de MID een efficiëntere en effectievere inzet van
DIV-personeel mogelijk zijn. Er worden verschillende locaties
opgeheven, b.v. bij TNO / FEL. De huidige formatieve capaciteit is
volgens de MID voldoende. Een eerder toegezegd werklastonderzoek
heeft nog niet plaatsgevonden. Dit komt wel, maar pas na de
reorganisatie en de uitvoering van het project `Nieuwe werkwijze',
waarin de digitalisering van de archiefvorming en het
archiefbeheer wordt beoogd.
6. Tijdelijk extern personeel (dus niet CAS-medewerkers) is sedert
oktober 1999 ingezet, maar slechts mondjesmaat. Krapte op de
arbeidsmarkt vormt een knelpunt. Wel wordt binnenkort een
`veegploeg' geformeerd voor het opsporen en inventariseren van
werk- en schaduwarchieven (zie verderop).
Thema
Postregistratie en verblijfsadministratie
Aanbeveling
Inspectierapport 1998, aanbeveling 1:
Bij de invoering van een uniform document management en
postregistratiesysteem aandacht schenken aan de invoerings- en
overgangsproblemen, waaronder
* de training van zowel DIV medewerkers, als analisten en andere MID
medewerkers;
* het behoorlijk afsluiten van de bestaande primaire en
ondersteunende processen en systemen.
Inspectierapport 1998, aanbeveling 2:
De voorgenomen maatregelen inzake postregistratie, verblijfplaats- en
voortgangsadministratie, alsmede substitutie mede aangrijpen om het
archiefbeheer zodanig te organiseren dat archiefbescheiden niet meer
(of slechts in kopievorm) in werkdossiers terechtkomen.
Bevinding
Postregistratie
1. Het aanvankelijke plan van de MID een eigen uniform DIS-systeem
per 1 januari 1999 in te voeren, is niet doorgegaan. De MID heeft
zich moeten aansluiten bij een Defensiebreed systeem, waarover pas
in het eerste kwartaal van 1999 een definitief besluit is genomen.
Dit systeem - het gaat om het eerder genoemde XPost - is in 1999
bij alle afdelingen van de MID ingevoerd. De `functioneel
beheerder XPost' (bureau Documentair Informatiebeheer) beheert het
systeem binnen de MID. De beheerder houdt toezicht op wijze van
invoer door / bij de MID-afdelingen.
2. De MID geeft aan, dat XPost een defensiebreed systeem is en daarom
niet in alle opzichten aan de behoeften van de MID voldoet. Een
ander knelpunt is, dat XPost wel voldoet voor de traditionele
manier van post registreren, maar niet voorziet in andere
functionaliteiten, zoals documentbeheer, workflow, scanning.
Mogelijkheden tot koppeling worden momenteel in het project Nieuwe
Werkwijze onderzocht.
3. Bijscholing van alle gebruikers heeft de invoering van XPost
ondersteund. De bijscholing en begeleiding is departementsbreed
georganiseerd en gold voor het gehele DIV-personeel in brede zin.
4. De oudere systemen van de MID zijn voor het einde van 2000
millenniumproof gemaakt of anders bevroren. Er is niet
geconverteerd van oudere postregistratiesystemen naar XPost. De
oudere systemen blijven operationeel en worden binnenkort op het
centrale Bureau Documentaire Informatievoorziening opgesteld. De
daarbij behorende documentatie blijft bewaard.
Verblijfsadministratie
In 1998 constateerde de Rijksarchiefinspectie dat formele
archiefbescheiden terechtkwamen in `werkdossiers' van medewerkers.
De MID heeft hierop enkele maatregelen genomen en voorzieningen
getroffen.
5. Ten eerste heeft de HMID in september 1998 de Aanwijzing nr. 12
inzake werk- en schaduwarchieven in relatie tot formeel archief
(september 1998) vastgesteld. Daarnaast bevat de Werkinstructie
registratie XPost MID (versie 1.0, september 1999) diverse
bepalingen over de verblijfplaatsadministratie, voortgangs- en
afdoeningscontrole, opslag van afgedane documenten en
documentoverdracht bij functiewisseling. In beide documenten
krijgen de behandelende ambtenaar en zijn afdelingshoofd
verantwoordelijkheid voor het `opschonen' van schaduw- en
werkarchief. In dit verband is ook Aanwijzing DMID nr. 1 inzake
postbehandeling te noemen (oktober 1999). Volgens de MID doen zich
geen knelpunten bij de uitvoering van de Aanwijzing.
6. Ten tweede verwacht de MID veel van de centrale rol die de
DIV-sectie ten aanzien van de afhandeling en bewaking van de
informatiestromen binnen de MID is toegekend. Deze rol is in het
plan Omega en in het organisatie- en functiebeschrijvingenplan
vastgelegd.
7. De MID gaat er hierbij van uit, dat de problematiek in de nabije
toekomst, na de invoering van een digitaal archief(beheer), niet
meer zal spelen, omdat dan alle papieren bescheiden automatisch
werkpapieren zullen zijn.
8. Van maatregelen in het kader van substitutie is nog geen sprake,
omdat de digitalisering van papieren archiefbescheiden nog slechts
in de verkenningsfase verkeert.
Thema
Ordening, ontsluiting en reconstructie I
Aanbeveling
Inspectierapport 1997 aanbeveling E:
In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan de
inventarisatie van aanwezige bestanden van de MID en taakvoorgangers.
Tevens zal daarbij aandacht moeten worden besteed aan archiefbestanden
die zijn gerelateerd aan de inlichtingen- en veiligheidstaak van
Defensie nu en in het verleden, ...
Werkgroep-Valk, technische aanbeveling 1:
Microfilms van archiefbescheiden en ander film- en fotomateriaal
alsmede elektronische of magnetische geheugendragers moeten permanent
toegankelijk gemaakt worden en moeten geselecteerd worden volgens vast
te stellen selectielijsten.
Werkgroep-Valk, technische aanbeveling 2:
Microfilms van archieven en ook ander film- en fotomateriaal ...
moeten in materieel goede staat gebracht worden, naar de normen van
nog vast te stellen wettelijke regelingen voor vervanging van
originele archiefbescheiden door reproducties ...
Inspectierapport 1998, aanbeveling 3:
Tijdens de bewerking door de CAS en het institutioneel onderzoek
steeds terugkoppelen naar de MID medewerkers om hen aan te zetten
eventuele aanvullingen op de archiefbestanden op te sporen en te
melden.
Bevinding
In 1998 is de CAS in opdracht van de MID met de bewerking van de
archieven tot 1996 begonnen. Het totale bewerkingsproject duurt van
1998 t/m 2003. De bewerking van de bestanddelen betreft alle archieven
van de MID en taakvoorgangers tot 1996. De archiefbescheiden bevinden
zich ook op andere locaties dan die van de MID, b.v. in het Instituut
voor Maritieme Historie. De bewerking vindt op locatie plaats. De
huidige totale omvang van de papieren bestanden bedraagt ongeveer 1500
meter.
De bewerking geschiedt in drie fasen: a) een globale beschrijving van
alle MID en MID-gerelateerde bestanden, b) een gedetailleerde
voorlopige beschrijving van alle bestandsdelen, c) na selectie van de
bestanden: een gedetailleerde definitieve beschrijving van de te
bewaren en over te brengen bestandsdelen. Daarnaast vindt er een
herstel en conserveringsslag plaats. De bestanden worden onderscheiden
naar de media papier, film en foto en digitaal.
Onderdeel van de bewerking is het reconstrueren van de bestanden en
onderdelen daarvan die er hadden moeten zijn, als deze niet vernietigd
waren. Een dergelijke reconstructie heeft de minister van Defensie aan
de Tweede Kamer toegezegd.
Ordening en toegankelijkheid
1. De eerste fase is voltooid. Reeds in april 1998 heeft de minister
van Defensie de rapportage van het onderzoek van de CAS naar de
omvang, aard, materiële toestand en toegankelijkheid van de
archieven (de Staat der archieven van de Militaire
Inlichtingendienst) aan de Tweede Kamer aangeboden. De MID heeft
eind 1999 / begin 2000 tevens een globale inventarisatie gemaakt
van de microfilms, microfiches en foto's en van de digitale
bestanden.
2. De bewerking verkeert momenteel in de fase van voorlopige
beschrijvingen. De bewerking hiervan verloopt naar het oordeel van
de MID "in strak tempo". Vier van de negen onderscheiden blokken
waren eind 1999 bewerkt. Eind 2000 zijn de overige vijf blokken
naar verwachting bewerkt. De Centrale Archief Selectiedienst is in
het voorjaar van 2000 gestart met de eerste proeven voor de
bewerking van microfilms. In de loop van 2000 volgt de
gedetailleerde inventarisatie van de digitale bestanden.
3. De derde fase - die van de definitieve beschrijvingen - is nog
niet ingegaan. Wel anticipeert de MID al op de selectie van de
bestanddelen, omdat alleen van de te bewaren bestanddelen een
definitieve beschrijving hoeft te worden gemaakt (zie verder thema
selectie en vernietiging). Na de selectie worden in 2001 en
volgende jaren de voorlopige beschrijvingen van de te bewaren
bestanden verwerkt tot definitieve beschrijvingen.
4. De inventarisatie in 3 fasen heeft op enkele onderdelen vertraging
opgelopen. Dat is gebeurd bij de globale beschrijving van de
bestanden op foto, film en digitale media. Oorspronkelijk was het
de bedoeling, dat de globale bewerking van de microfilms in 1998
en die van de digitale bestanden in het eerste kwartaal van 1999
zou plaatsvinden. Uiteindelijk vond de uitvoering eind 1999, begin
2000 plaats. Bovendien is in 1999 bij de voorlopige beschrijving
van de papieren bestanden vertraging opgetreden (zie verder thema
planning en aansturing). Over het algemeen is de MID positief over
de voortgang.
5. Onderdeel van de bewerking van de archiefbestanden door de CAS is
het vaststellen van de staat van de microfilms, films e.d. en het
eventueel herstellen van de goede staat. Proefnemingen door de CAS
hebben aangetoond, dat de materiële staat van microfilms, foto's
e.d. goed is.
6. Bij de bewerking op locatie betrekken de CAS-medewerkers ook de
zgn. werk- en schaduwarchieven. Hierdoor is er automatisch contact
met de medewerkers. Ook in het voortgangsoverleg, waaraan van
iedere afdeling een contactpersoon deelneemt, komt het onderwerp
regelmatig ter sprake.
Reconstructie van vernietigd archief
7. Door vergelijking van de Staat der Archieven (zie bevinding 1) en
het PIVOT- onderzoeksrapport zou beoordeeld kunnen worden, "wat er
niet (meer) is maar wel zou moeten zijn", aldus de minister van
Defensie in het algemeen overleg van de vaste Kamercommissies voor
Binnenlandse Zaken, Defensie en OcenW op 15 oktober 1998. Hoewel
het onderzoeksrapport De militaire inlichtingendiensten in 1999
verschenen is, wil de MID pas op zijn vroegst eind 2000 uitspraken
doen over de precieze aard en omvang van de archiefbescheiden die
voor 1997 oneigenlijk vernietigd (kunnen) zijn. Reden daarvoor is,
dat pas dan alle voorlopige beschrijvingen vergeleken kunnen
worden met de ontwerp-selectielijst en het PIVOT-rapport.
Gladio en andere bijzondere `dossiers'
In december 1997 heeft de staatssecretaris van OCenW de Tweede
Kamer toegezegd nader onderzoek te laten doen naar
archiefbescheiden van en met betrekking tot de Nederlandse
`sectie' van de Gladio-organisatie, het `dossier' Englandspiel en
het archief van het Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging (NBV).
8. Op grond van literatuur en het onderzoek van de Werkgroep-Valk kan
geconstateerd worden, dat de verantwoordelijkheid voor het
organiseren van een stay behind-organisatie (ook wel
Gladio-organisatie genoemd) bij de Bevelhebber der
Landstrijdkrachten lag / ligt en dat de verantwoordelijkheid voor
de nationale verbindingsbeveiliging bij de minister van
Buitenlandse Zaken lag. Die laatste verantwoordelijkheid is per 1
januari 2000 naar de minister van BZK overgegaan. Het Nationaal
Bureau Verbindingsbeveiliging (NBV) wordt begin 2001 feitelijk in
de BVD geïntegreerd. De archiefbescheiden van deze organisaties
zouden daarom bij de Bevelhebber der Landstrijdkrachten en de
minister van Buitenlandse Zaken moeten berusten. Omdat de MID
diensten verrichtte voor de stay behind-organisatie en intensieve
contacten had en heeft met het NBV, moet de MID uiteraard wel
archiefbescheiden met betrekking tot deze organisaties hebben.
9. Over de aanwezigheid van archiefbescheiden gevormd bij de
taakuitoefening door MID en taakvoorgangers, heeft de
Werkgroep-Valk in mei 1998 gerapporteerd, dat het archief van de
stay behind-organisatie Sectie Algemene Zaken (SAZ) na de
opheffing daarvan in 1992 bijna geheel vernietigd is. Ook
verschafte de Werkgroep-Valk informatie over de Commissie-Onnen,
die eind jaren veertig onderzoek heeft gedaan naar het
Englandspiel. De werkgroep achtte het niet onmogelijk, dat de
bewerking van het archief van de Landmacht Inlichtingendienst
archiefbescheiden over het Englandspiel zal opleveren. Over het
NBV doet de Werkgroep-Valk geen uitspraken.
10. Bij de bewerking van het MID-archief zijn tot dusverre geen
archiefbescheiden met betrekking tot de bovengenoemde organisaties
boven water gekomen. Meer zekerheid kan de MID bieden, nadat de
voorlopige beschrijving van alle archiefblokken tot 1996 voltooid
is (zie bevinding 7).
Thema
Ordening, ontsluiting en reconstructie I I
Aanbeveling
Inspectierapport 1998, aanbeveling 4:
De verhuizing, in 1999, van een aantal afdelingen ook aangrijpen voor
een nadere poging nog achtergebleven archief- en documentatiemateriaal
te lokaliseren.
Bevinding
Bij verhuizingen lopen archieven het risico slachtoffer van
opruimwoede van de medewerkers en efficiencystreven van het management
te worden. Omdat een deel van de MID-locaties binnenkort opgeheven
wordt, geldt dit voor de MID in hoge mate.
1. Begin 2000 is de MID nog op 16 locaties gehuisvest, waarvan 1 in
de Antillen en 1 in Duitsland. In 2000 en 20001 wordt het aantal
locaties teruggebracht naar elf.
2. Infrastructurele en budgettaire beperkingen, waarop de MID geen
invloed kan uitoefenen, hebben de geplande verhuizingen
uitgesteld. De verbouwing van de Frederikskazerne is nog in volle
gang. In de loop van 2000 wordt gestart met de `inhuizing' van de
diverse afdelingen.
3. Door de bewerking op locatie wordt inzicht verkregen in de werk-
en schaduwarchieven. Vóór het opleveren van de locaties wordt een
finale controle uitgevoerd, ten einde vast te stellen of er
archiefbescheiden zijn achtergebleven. Hiertoe is een recentelijk
een externe `veegploeg' samengesteld, die als doel heeft in de
werk- en schaduwarchieven archiefbescheiden op te sporen die
buiten de bewerking zijn gebleven en die bovendien tot doel heeft
een actuele verblijfsadministratie van de overige
archiefbescheiden op te zetten. De maatregel heeft verder tot doel
de werk- en schaduwarchieven tot een zo beperkt mogelijke omvang
terug te brengen.
4. Na beëindiging van de werkzaamheden van de veegploeg is er
voldoende inzicht in de aard en omvang van de archiefbescheiden
die nog bij de medewerkers berusten. Er zullen zodoende geen
archiefbescheiden verloren kunnen gaan, is de verwachting van de
MID.
Thema
Derubricering
Aanbeveling
Inspectierapport 1997, aanbeveling D:
In de procedures van het archiefbeheer dient rekening te worden
gehouden met toekomstige derubricering van de archiefbescheiden.
Inspectierapport 1998, aanbeveling 6:
In het archiefbeheer wordt rekening gehouden met toekomstige
derubricering van archiefbescheiden.
Bevinding
Beide aanbevelingen beogen een tijdige derubricering te
bewerkstelligen. Primair gaat het er hierbij om de toegankelijkheid
van de archiefbescheiden te verhogen, ook met het oog op
Wob-verzoeken. Daarnaast zal de maatregel een tijdige overbrenging van
archiefbescheiden bevorderen. Beleid en uitvoering dienen hiertoe
aangepast te worden.
Aan de uitvoering van deze aanbevelingen heeft de MID geen prioriteit
gegeven. Hoewel dit niet de bedoeling van de aanbeveling was, betrekt
de MID het derubriceren op de nog te bewerken bestanden. Dat zal op
zijn vroegst eind 2003 beginnen.
Thema
Substitutie
Aanbeveling
Inspectierapport 1998, aanbeveling 7 en 8:
Voor substitutie (scannen/digitaliseren/verfilmen) één systeem voor de
MID kiezen en, na afweging van kosten en baten, bij de daarvoor in
aanmerking komende onderdelen invoeren.
Aanvragen van de in artikel 7 van de Archiefwet 1995 bedoelde
machtiging tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties.
Bevinding
1. De MID heeft gekozen voor de invoering van een gezamenlijk systeem
voor scanning, opslag, terbeschikkingstelling e.d. van digitale
bestanden. Er is echter nog niet gekozen voor een bepaald systeem.
Uitgangspunt voor de MID hierbij is, dat deze de Defensiebrede
lijn zal (moeten) volgen, tenzij er gegronde redenen zijn hiervan
af te wijken.
2. Sinds september 1999 experimenteert de MID met de eventuele
invoering van een nieuwe - digitale - werkwijze: het project
Nieuwe Werkwijze. Het experiment richt zich op het "op basis van
de huidige werkprocessen en procedures inpassen van digitale
archiefvorming, archiefbeheer en ontsluiting." (zie Evaluatie
criteria pilot Omega, maart 2000). Van maart tot oktober 2000
wordt een proef bij de afdeling Inlichtingen uitgevoerd. De
ICT-architectuur zal hierbij al zodanig ingericht moeten zijn, dat
integratie met een Document Management Systeem (DMS) gerealiseerd
kan worden. In de loop van 2000 neemt Defensie naar verwachting
een besluit over het Defensiebreed in te voeren DMS.
3. In de experimenten worden zowel papieren als de digitale
documenten gevormd en beheerd. Er is voorlopig nog geen sprake van
werkelijk digitaal archief(beheer), waarbij de originelen worden
vernietigd. Vooralsnog hoeft de aanbeveling inzake substitutie dus
niet uitgevoerd te worden.
Thema
Archiefruimten
Aanbeveling
Inspectierapport 1997, aanbeveling C:
Het is noodzakelijk om één ruimte aan te wijzen waar zogenaamde
semi-statische archieven kunnen worden opgeslagen, voordat zij naar
het Algemeen Rijksarchief worden overgebracht.
Inspectierapport 1998, aanbeveling 9.
Onverwijld in de bestaande archiefruimten de beveiliging tegen brand-
en wateroverlast verbeteren.
Bevinding
De Rijksarchiefdienst beval in zijn inspectierapport 1997 aan voor de
MID-archieven een centrale archiefruimte aan te wijzen. Over de
beheersvorm deed de inspectie 1997 geen uitspraak: de MID hoefde niet
zelf deze ruimte te beheren.
Beheer van semi-statisch archief
1. De MID heeft ervoor gekozen een eigen centrale archiefruimte in te
richten (in de kelder van de Frederikskazerne) en deze zelf te
beheren. Het `materiële' beheer van de ruimte wordt door de
hoofdafdeling Bedrijfsvoering i.o. van de MID gevoerd. De ruimte
is mede bestemd voor de bewaring van op termijn te vernietigen
archiefbescheiden.
2. Blijkens de archiefbeheersregels van het ministerie van Defensie
beheert DARIC de semi-statische archieven van de gehele
defensie-organisatie. Het Centraal Archieven Depot (CAD) is
hiermee belast. Het CAD zorgt dan ook voor de overbrenging van
archieven naar de Rijksarchiefdienst. Door een eigen voorziening
te treffen en het oud-archief niet over te dragen aan het CAD,
wijkt de MID af van de departementale archiefbeheersregels.
3. Het MID overweegt na beëindiging van de CAS-bewerking (eind 2003)
de semi-statische archieven over te dragen aan DARIC. De directeur
DARIC heeft hiertoe recentelijk het aanbod gedaan.
4. Door intern toezicht zal de MID in de toekomst verhinderen, dat er
andere bewaarruimten voor semi-statisch archief buiten de centrale
archiefruimte ontstaan. In dit verband vormen de persoonsdossiers
van het bureau Veiligheidsonderzoek (ACIV), dat zijn `dynamisch'
archief langdurig beheert, een punt van zorg voor de MID.
5. De MID heeft nog geen procedure ontwikkeld voor de overdracht en
het beheer van semi-statisch archief. De MID heeft echter (juni
2000) toegezegd, dat het nog voor de verhuizing van het bureau
Documentaire Informatie, dat het beheer over de over de
archiefruimte gaat voeren, naar de Frederikskazerne, regels zal
opstellen.
Verbouwing en inrichting archiefruimte
6. De verbouwing en inrichting van de centrale archiefruimte was
begin 2000 gereed. Bij de voorbereidingen waren de Dienst
Gebouwen, Werken en Terreinen (DGW&T) van Defensie en de
Rijksarchiefdienst betrokken. De adviseur van de
Rijksarchiefdienst (RAD), T. Steemers, heeft voorafgaande aan de
verbouwing de beoogde archiefruimte beoordeeld. Op zijn mondelinge
advies is de ruimte aangepast. Uit de verrichte metingen naar de
temperatuur en luchtvochtigheid bleek, dat de waarden teveel van
de normwaarden afweken. De MID zoekt momenteel (juni 2000) nog
naar oplossingen om deze waarden binnen de normen te brengen. De
centrale archiefruimte zal aan de normen van de Regeling ex art.
13 van het Archiefbesluit voldoen.
7. De Rijksgebouwendienst (RGD) regio Den Haag is waarschijnlijk niet
betrokken bij de verbouwing, omdat de RGD de zorg voor het beheer
van de gebouwen, terreinen e.d. aan DGW&T van Defensie heeft
overgedragen. Aan te nemen is, dat DGW&T de planning heeft
verzorgd en het toezicht op de uitvoering heeft gevoerd.
Tijdelijke voorzieningen
8. Gezien de aanstaande opheffing van locaties en verhuizing van
afdelingen, heeft de MID volstaan met het aanbrengen van de meest
noodzakelijke voorzieningen. Bij SVIC-Amsterdam, welke vestiging
binnenkort wordt opgeheven, en de locaties in Den Haag is
nagegaan, of de ruimten voldoende waren beveiligd. De MID heeft
dit bij de vestiging op de Nederlandse Antillen nagelaten, omdat
men in de veronderstelling verkeerde dat de Rijksarchiefinspectie
dat zou doen. In de vestigingen in Amsterdam en Den Haag
(inclusief TNO) zijn rook- brand- en watermelders geïnstalleerd en
is de juiste brandblusapparatuur geplaatst. Er zijn kennelijk geen
bouwkundige voorzieningen, zoals het dichten van openingen voor
doorvoer van kabels e.d., getroffen. De aangebrachte voorzieningen
voldoen volgens de MID aan de normen van de Regeling ex art. 13
Archiefbesluit. De MID verwacht dat er in de toekomst
waarschijnlijk geen andere archiefruimte zal zijn dan die in de
Frederikskazerne.
Thema
Selectie en vernietiging
Aanbeveling
Inspectierapport 1997 aanbeveling E:
In het plan van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan (...)
het gebruik van de selectielijst in de praktijk ...
Inspectierapport 1998, aanbeveling 10:
Vertaling van de selectielijst voor de MID naar de praktijk. Selectie
overeenkomstig de lijst dient een normaal onderdeel van het
archiefbeheer te zijn.
Bevinding
Totstandkoming van selectielijst
1. Omdat de concept-selectielijst niet op basis van een
PIVOT-onderzoek tot stand is gekomen, moet de lijst getoetst
worden aan het naderhand tot stand gekomen PIVOT-rapport nr. 61.
Dit rapport is in maart 1999 als De militaire inlichtingendiensten
gepubliceerd. Een eerder toegezegde toetsing blijkt totnogtoe niet
plaats gevonden te hebben, althans geen integrale toetsing.
2. Aanvankelijk heeft de MID de afhandeling van de selectielijst
gekoppeld aan de vaststelling van de BVD-lijst. Recentelijk heeft
de MID echter voor een andere benadering gekozen. Begin 2000 heeft
de MID het driehoeksoverleg met de Rijksarchiefdienst geopend over
een gefaseerde afhandeling van de selectielijst. Hierbij stelt men
per taakgebied een deelselectielijst vast, te beginnen met die
taakgebieden waarvan de archieven al in definitieve vorm
geïnventariseerd zijn. In die opzet zal de MID dit jaar de
concept-selectielijst aan de handelingen van het PIVOT-rapport en
aan de voorlopige beschrijvingen van de MID-archieven (eind 2000
gereed) toetsen. Verder zal de MID in 2000 de
concept-selectielijst toetsen aan de nieuwe Wet Inlichtingen- en
Veiligheids-diensten. Tegelijkertijd zal de dienst bezien, in
welke mate de reeds door Defensie vastgestelde selectielijsten
(Materieel, Begroting) binnen de MID geïmplementeerd kunnen
worden. Voordeel van deze aanpak is dat het driehoeksoverleg niet
hoeft te wachten op het laatste product van de bewerking. De
selectielijst moet toepasbaar zijn op het archief uit de periode
1945-1996 (voor 1945 is niet veel materiaal over).
3. In 2001 zal de selectielijst aangeboden worden aan de minister van
OCenW. Onder enig voorbehoud stelt de MID de einddatum van het
gehele traject op begin 2002.
Implementatie van selectielijst
4. De implementatie van de selectielijst hangt volgens de MID van
drie factoren af: het driehoeksoverleg, de wijze waarop binnen
geheel Defensie met de PIVOT-methodiek zal worden omgegaan, en de
reorganisatie van de MID. De MID wijst de eerste en de derde
factor als knelpunt aan. Pas nadat duidelijkheid verkregen is over
de uitkomsten van de drie processen, zal de implementatie van de
selectielijst "handen en voeten worden gegeven".
Reactie van de MID
Nawoord van de Hoofdinspecteur
De Rijksarchiefinspectie stelt met tevredenheid vast, dat de directeur
van de Militaire Inlichtingendienst kan instemmen met de bevindingen
en conclusies van de voortgangsinspectie 1999 en dat hij aanbevelingen
overneemt.
Terecht merkt de directeur MID naar aanleiding van de conclusie nr. 17
op, dat de Nederlandse stay-behind-organisaties (Sectie Algemene
Zaken, Operatiën) geen onderdeel van de MID vormden, maar onder de
Chef van de Generale Staf / Bevelhebber der Landstrijdkrachten
ressorteerden. Op dit punt heb ik het inspectierapport aangepast. De
Inspectie zal zich tot DARIC wenden voor het verkrijgen van informatie
over de - bewaard gebleven - archiefbescheiden van de stay
behind-organisaties.
Ik acht het tenslotte van groot belang dat de MID zich bij de
definitieve bewerking - uiteraard naar vermogen - actief inzet om de
ontbrekende bestanddelen die op grond van de nog vast te stellen
selectielijst als `te bewaren' zijn aangemerkt, te reconstrueren.
Indien zich hierbij knelpunten voordoen, ben ik graag bereid aan een
oplossing bij te dragen.
De algemene rijksarchivaris,
Voor deze,
De Hoofdinspecteur van de Rijksarchiefinspectie
Bijlagen
1 Eerdere onderzoeken naar het archiefbeheer van de MID
Inspectie 1997
Op verzoek van de Tweede Kamer heeft de algemene rijksarchivaris in
1997 een inspectie uitgevoerd bij de MID, waarvan het rapport in juli
door de minister van Defensie aan de Tweede Kamer is overlegd. De
algemene rijksarchivaris stelde vast dat bij het ministerie van
Defensie onvoldoende aandacht heeft bestaan voor de belangen van een
goed archiefbeheer van de MID en zijn voorgangers, met als gevolg dat:
* selectie en vernietiging onzorgvuldig waren;
* archieven niet in de vereiste goede, geordende en toegankelijke
verkeerden;
* een goed overzicht van de bestaande archiefbestanden ontbrak;
* de MID onvoldoende archivistisch geschoold personeel had;
* centrale coördinatie en ondersteuning op het gebied van het
archiefbeheer ontbraken;
* de archieven geborgen waren op daartoe ongeschikte plaatsen;
* er onvoldoende rekening werd gehouden met toekomstige
derubricering van archiefbescheiden.
De minister van Defensie erkende dat het archiefbeheer bij de MID
nadrukkelijk te wensen overliet, dat een aantal bureaus / afdelingen
van de MID niet zorgvuldig had gehandeld en in strijd met de
Archiefwet archiefbescheiden had vernietigd. Hij had reeds opdracht
gegeven geen documenten meer te vernietigen, totdat de selectielijst
MID was vastgesteld. Hij meldde voorts dat er inmiddels een aantal
andere maatregelen was genomen, waaronder de selectie van een
coördinator archieven. Hij zegde verder toe dat een uitgebreid plan
van aanpak voor verbetering van het archiefbeheer zou worden
opgesteld.
Over deze brief hebben op 17 december 1997 de vaste Kamercommissies
voor Defensie, voor Binnenlandse Zaken en voor Onderwijs, Cultuur en
Wetenschappen overlegd met de ministers van Defensie en van
Binnenlandse Zaken en met de staatssecretaris van OCenW. Bij die
gelegenheid heeft de minister een aantal toezeggingen gedaan (zie
bijlage 3). Tegelijkertijd heeft de staatssecretaris van OCenW
aangegeven, dat de specifieke situatie van de archieven van de
inlichtingen- en veiligheidsdiensten extra toezicht door de algemene
rijksarchivaris rechtvaardigde. De staatssecretaris heeft toen
toegezegd onderzoek te laten verrichten naar de Gladio-archieven, het
dossier Englandspiel en het archief van het Nationaal Bureau
Verbindingsbeveiliging (NBV) en de Tweede Kamer daarvan te berichten
(zie bijlage 3).
Inspectie 1998
De algemene rijksarchivaris heeft vervolgens de Rijksarchiefinspectie
opdracht gegeven tot een nieuwe inspectie bij de MID. Die inspectie is
uitgevoerd in de maanden april - juli 1998. Alle afdelingen werden
tijdens die inspectie bezocht, met uitzondering van de eenheid
Operationele Verbindingsinlichtingen (OVIC), die onder de afdeling
Verbindingsinlichtingen (AVI) ressorteert, en de locaties buiten
Nederland.
Bij brief van 6 oktober 1998 heeft de algemene rijksarchivaris de
minister van OCenW en het hoofd van de Militaire Inlichtingendienst op
de hoogte gesteld van zijn bevindingen. Mede namens de minister van
OCenW heeft de minister van Defensie dit tweede inspectierapport,
tezamen met de halfjaarlijkse voortgangsrapportage over het
archiefbeheer van de MID, bij brief van 15 maart 1999 aan de Tweede
Kamer aangeboden. De vaste Kamercommissie voor Defensie heeft naar
aanleiding van de brief en de rapporten in het schriftelijk overleg,
vastgesteld 8 juni 1999, de regering gevraagd om een reactie op de
aanbevelingen van de algemene rijksarchivaris.
Werkgroep Onderzoek Archieven van de Inlichtingen- en
Veiligheidsdiensten
Zelf heeft de Tweede Kamer in de eerste helft van 1998 een breder
onderzoek ingesteld naar het archiefbeleid en -beheer van alle
inlichtingen- en veiligheidsdiensten in de naoorlogse periode. Het
onderzoek was opgedragen aan de werkgroep Onderzoek Archieven van de
Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, naar zijn voorzitter ook wel
aangeduid met de Werkgroep-Valk. Dit onderzoek resulteerde in een
rapport Beheren en beweren, dat op 13 mei 1998 aan de Tweede Kamer
werd aangeboden en waarop de regering op 17 juni gereageerd heeft. Ten
aanzien van de MID bevatte het rapport de specifieke aanbeveling, dat
"organisatorische maatregelen nodig om het beheersmatige
management op peil te brengen", omdat "zonder beleidsmatig ingrijpen
in het management alsmede de selectie van leidinggevend personeel en
zonder deskundigheidsbevordering op archiefgebied ... herhaling van de
aangetroffen chaos binnen enkele jaren te verwachten ." In zijn
reactie heeft de minister van Defensie, buiten eerder gedane
toezeggingen, een extra budget voor verbetering van het archiefbeheer
van de MID toegezegd.
2 Conclusies en aanbevelingen inspectierapport 1997
De hieronder staande tekst is een letterlijke weergave van de
conclusies en aanbevelingen. Ter wille van de controle zijn de
aanbevelingen geletterd.
De belangen van een goed archiefbeheer hebben in het verleden voor wat
betreft de taken op het gebied van inlichtingen en veiligheid bij het
ministerie van Defensie onvoldoende aandacht gekregen. Dit geldt met
name voor het archiefbeheer van de taakvoorgangers van de MID. Een
gevolg hiervan is dat de archieven van de taakvoorgangers van de MID
goeddeels zijn vernietigd en dat de nog aanwezige archieven niet in de
door de Archiefwet vereiste goede, geordende en toegankelijke staat
zijn. Er bestaat geen goed overzicht van de bestaande
archiefbestanden. Het ministerie van Defensie draagt de
verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer zoals dat door de
voorgangers van de MID is gevoerd. De leiding van de MID is zich er
ten volle van bewust dat de geconstateerde tekortkomingen in het
archiefbeheer adequaat moeten worden opgelost en heeft hiertoe al
aanzetten gegeven. De activiteiten die de MID reeds heeft uitgevoerd
ter verbetering van het archiefbeheer, dienen verder te worden
uitgewerkt in een plan van aanpak dat op grond van de bevindingen van
de Rijksarchiefdienst wordt opgesteld.
Bij de MID is bij de diverse dienstonderdelen onvoldoende
archivistisch geschoold personeel werkzaam. Bovendien ontbreekt het
aan een centrale coördinatie en ondersteuning op het gebied van het
archiefbeheer. In overleg met DARIC heeft de MID inmiddels een
profielschets opgesteld van een medewerker die verantwoordelijk wordt
voor het archiefbeheer binnen de MID.
Hier wordt aanbevolen om deze functionaris de functie van
coördinator gegevensbeheer te geven. Zijn/haar belangrijkste taak zal
moeten zijn het interne toezicht op de juiste toepassing van de
selectielijst en de waarborging van de kwaliteit van het archiefbeheer
bij de dienst. Gedacht moet worden aan een S 11/12 functie.
Bovendien is het nodig de medewerkers die belast zijn met postregistratie en dossiervorming een cursus te laten volgen op dit gebied, uiteraard voor zover dit nog niet is geschied.
De MID maakt geen gebruik van het Centraal Archievendepot van het ministerie, dat bij het ministerie van Defensie functioneert als tussendepot van archieven die na verloop van een termijn hetzij naar het Algemeen Rijksarchief dienen te worden overgebracht, hetzij vernietigd moeten worden. De archieven blijven daardoor berusten bij de MID hoewel zij voor de administratieve processen hun belang hebben verloren. Vaak staan de archieven op plaatsen die daarvoor niet geschikt zijn. Het is noodzakelijk om één ruimte aan te wijzen waar zogenaamde semi-statische archieven kunnen worden opgeslagen voordat zij naar het Algemeen Rijksarchief worden overgebracht.
Evenals bij overige onderdelen bij de Rijksoverheid werkt de MID
vanuit de aard van haar taken met rubricering van archiefbescheiden.
In de procedures van het archiefbeheer dient rekening te worden
gehouden met toekomstige derubricering van deze bescheiden om te
voorkomen dat derubricering in de toekomst een te kostbare
aangelegenheid gaat worden.
De aanbevelingen die hier worden gedaan moeten worden uitgewerkt
in een plan van aanpak voor het archiefbeheer bij de MID. In het plan
van aanpak zal aandacht moeten worden besteed aan de inventarisatie
van aanwezige bestanden van de MID en taakvoorgangers. Tevens zal
daarbij aandacht moeten worden besteed aan archiefbestanden die zijn
gerelateerd aan de inlichtingen en veiligheidstaak van Defensie nu en
in het verleden, zoals de archieven van Defensiestaf en operationele
krijgsmachtonderdelen. Bovendien moeten in het plan van aanpak de
benodigde personeelsformatie voor een adequaat archiefbeheer, het
opstellen van specifieke beheersregels voor de MID en het gebruik van
de selectielijst in de praktijk aan de orde komen.
3 Toezeggingen aan de Tweede Kamer inzake archiefbeheer MID, 17
december 1997
Toezeggingen van de minister van Defensie
* MID-selectielijst wordt nog in 1997, overeenkomstig toezegging uit
1993, aan de staatssecretaris van OCenW voorgelegd; de lijst zal
na advies van RvC en behandeling in het parlement worden
vastgesteld.*
* Informeren over speciale dossiers en reconstructie daarvan: b.v.
Surinamedossier en Fatimadossier.
* Tot nader order is vernietigen van archiefbescheiden verboden;
instructies van HMID aan afdelingshoofden en -eenheden.
* Nadere uitleg van het begrip archiefbescheiden, in overleg met
externe deskundigen.
* Institutioneel onderzoek MID 1914-1997, te starten in 1998;
resultaat wordt aan de Tweede Kamer toegezonden.
* Daarnaast rapporteren over nog aanwezige archieven en over de
belangrijkste kwesties en tevens nader onderzoek naar vernietiging
MID-archief na 1993.
* Globale inventarisatie MID-archieven door de CAS, 1914-1997.
* Raad voor Cultuur geeft advies over historische waarde van
MID-archief, n.a.v. inventarisatie MID-archieven; ARA geeft advies
over historische waarde van MID-archief, n.a.v. inventarisatie
MID-archieven; voorstel van minister over de vernietiging,
bewaring, overbrenging van MID-archief.
NB. Oudere archief wordt getoetst aan de selectielijst; aan de
Raad voor Cultuur wordt advies gevraagd over de toepasbaarheid van
de selectielijst, 1997 tot heden.*
* Verbetering van administratieve organisatie van het MID-archief
(reeds 2 medewerkers zijn toegevoegd; per 1 januari 1998 treedt
coördinator aan).
* Regelmatige verslaglegging aan de Tweede Kamer (apart hoofdstuk in
Jaarverslag MID).
Toezegging van de staatssecretaris van OCenW
Nader onderzoek door algemene rijksarchivaris naar het archief van de
Nederlandse sectie van de Gladio, het dossier Englandspiel en het
archief van het NBV.
4 Bronnen
4.1 Documenten
Rijksarchiefdienst
Verslag van de inspectie door de algemene rijksarchivaris naar de zorg
voor het archiefbeheer bij de Militaire Inlichtingendienst, onderdeel
van het Ministerie van Defensie
, juli 1997.
Archiefbeheer van de Militaire Inlichtingendienst. Rapport van de
inspectie door de algemene rijksarchivaris, oktober 1998
, tegelijkertijd met de halfjaarlijkse voortgangsrapportage over het
archiefbeheer bij de MID mede namens de minister van OCenW bij brief
van de minister van Defensie van 15 maart 1999 aan de Tweede Kamer
aangeboden; Tweede Kamer, 1998-1999, 25 809, nr. 11; zie verder
verslag van een schriftelijk overleg, Tweede Kamer, 1998-1999, 26 200
X, nr. 35.
Chronologie MID
, mei 1998.
Verslag van de algemene rijksarchivaris over het toezicht in 1997,
1998.
De militaire inlichtingendiensten. Een institutioneel onderzoek naar
het handelen van de overheid op het gebied van militaire
inlichtingendiensten, 1945-1999.
PIVOT-rapport nr. 61. 's-Gravenhage, 1999; zie ook verslag van een
schriftelijk overleg, Tweede Kamer, 1998-1999, 26 200 X, nr. 35.
Ministerie van Defensie / MID
Aanwijzing van het hoofd Militaire Inlichtingendienst nr. 11 inzake
vernietiging van documenten anders dan archiefbescheiden in de zin van
de Archiefwet
, 6 februari 1998.
Aanwijzing van het hoofd Militaire Inlichtingendienst nr. 12 inzake
inspecties door de Rijksarchiefinspectie
, 2 april 1998.
Aanwijzing van het hoofd Militaire Inlichtingendienst nr. 13 inzake
het maken van back-ups
, DIS99000057, 10 februari 1999.
Aanwijzing van het hoofd Militaire Inlichtingendienst nr. inzake werk-
en schaduwarchieven in relatie tot formeel archief,
DIS98005069, september 1998.
Aanwijzing DMID nr. 1 betreffende postbehandeling
, 4 oktober 1999. Confidentieel.
Aanwijzing DMID nr. 10 inzake archieven MID en project Omega
, 27 oktober 1999. Confidentieel.
Algemeen Organisatiebesluit Defensie 1992
, laatstelijk gewijzigd 22 maart 1996.
Algemeen projectconvenant voor de bewerking van de archieven van de
Militaire Inlichtingendienst en taakvoorgangers van het Ministerie van
Defensie, ca. 1945-ca. 1996.
Projectnummer 97.114A (1998).
Brief en notitie van hoofd Militaire Inlichtingendienst inzake verbod
op vernietiging van archiefbescheiden, 4 en 12 december 1997.
Centrale Archiefselectiedienst. Staat der archieven van de Militaire Inlichtingendienst. Rapport van een onderzoek naar de omvang, aard, materiële toestand en toegankelijkheid van de archieven van de Militaire Inlichtingendienst en de daaraan gerelateerde archieven, bij brief van de minister van Defensie van 29 april 1998 aangeboden aan de Tweede Kamer; Tweede Kamer, II 1997-1998, 25 809, nr. 7.
Defensienota 2000
; Tweede Kamer, 1999-2000, 26 900, nrs. 1-2, hoofdstuk 3.
Engelen, D. Oorzaken, aard en omvang van de oneigenlijke vernietiging van archiefmateriaal van de MID in de periode 1993-1998, bij brief van de minister van Defensie van 29 april 1998 aan de Tweede Kamer aangeboden; Tweede Kamer, II 1997-1998, 25 809, nr. 7.
Financiële verantwoordingen over het jaar 1998: Rapport bij de
financiële verantwoording 1998 van het Ministerie van Defensie, Tweede
Kamer, 1998-1999, 26 541, nr. 38.
Handleiding XPost MID
, versie 1.1, oktober 1999.
Jaarverslag Militaire Inlichtingendienst
1997 en 1998. 's-Gravenhage, 1998, 1999.
Sub-taakbesluit Militaire Inlichtingendienst 1992
.
Masterplan ABPC
, 1 juni 1998, en aantekeningen van J. Gaillard hierbij, oktober 1998.
Masterplan Omega. Ontsluiting MID en gerelateerde archieven , oktober 1999 (definitief concept, versie 1.1).
Regeling documentaire informatievoorziening Defensie 1996 , laatstelijk gewijzigd 18 december 1997 (MP 10-005).
Registratuurplan MID
, versie 1.2. Confidentieel.
Rijksbegroting Ministerie van Defensie
1999, Tweede Kamer, 1998-1999, 26 200 hoofdstuk X, nr. 2, pp. 46-51;
voor parlementaire behandeling, zie Tweede Kamer, II 1998-1999, 26 200
X, nr. 35 (inzake o.m. institutioneel onderzoek militaire
inlichtingendiensten 1945-1999); Rijksbegroting Ministerie van
Defensie 2000, Tweede Kamer, 1999-2000, 26 800 hoofdstuk X, nr. 2, p.
34.
Verslagen van de vergaderingen van de Stuurgroep archieven MID, met
bijlagen, 1997-2000.
Werkinstructie documentaire informatievoorziening Militaire
Inlichtingendienst (MID)
, 6 pp. z.j.
Werkinstructie registratie XPost MID
, versie 1.0, september 1999. Confidentieel.
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen
Rijksbegroting Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen
1998, 1999, bijlage 3/B: door de bewindslieden gedane toezeggingen,
bijl. HdTK 1997-1998, 1998-1999, 25 600, resp. 26 200, hoofdstuk VIII,
nr. 3, resp. 19-34, p. 23.
Tweede Kamer
Verslag van een algemeen overleg over de brief van de minister van
Defensie van 9 december 1997 inzake MID-archieven, Tweede Kamer, II
1997-1998, 25 809, nrs. 1 en 3.
Beheren en Beweren. Rapport van de werkgroep Onderzoek Archieven van
de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten
; Tweede Kamer, 1997-98, 25 809, nrs. 4-5, aangeboden bij brief van de
werkgroep van 13 mei 1998; voor de parlementaire behandeling, zie
Tweede Kamer, 1997-1999, 25 809, nrs. 8-10.
Verslag van de Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten
over 1997; Tweede Kamer, 1998-1999, 26 279, nr. 1-2.
Overige
Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale
onderdelen van de Rijksdienst
, laatstelijk gewijzigd bij besluit van de minister-president van 17
december 1998, Stcrt. 248.
Kluiters, F.A.C. De Nederlandse inlichtingen- en veiligheidsdiensten.
Den Haag, 1993.
4.2 Gesprekken
drs. M.J. Boskamp, plaatsvervangend directeur MID / hoofd
Bedrijfsvoering
J. Gaillard, beleidsmedewerker DIV
5 Afkortingen
ABPC Afdeling Beleid, Planning en Control
ACIV Afdeling Contra-inlichtingen en Veiligheid
AI Afdeling Inlichtingen
AMID / KL Afdeling MID gepositioneerd bij de Koninklijke Landmacht
AMID / Klu Afdeling MID gepositioneerd bij de Koninklijke
Luchtmacht
AMID / KM Afdeling MID gepositioneerd bij de Koninklijke Marine
AVI Afdeling Verbindingsinlichtingen
BVO Bureau Veiligheidsonderzoeken
CAD Centraal Archieven Depot
CAS Centrale Archief Selectiedienst
COMINT Communication Intelligence
CS Chef Staf (tevens plaatsvervangend hoofd MID)
DARIC Directie Defensie Archieven-, Registratie- en
Informatiecentrum
DGW&T Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen
DICO Defensie Interservice Commando
DIOR Documentaire Informatieopleiding Rijksoverheid
DIV Documentaire informatievoorziening
DMID Directeur Militaire Inlichtingendienst
FEBCO Financieel Economisch Beheer en Bedrijfsvoering Centrale
Organisatie
HMID Hoofd Militaire Inlichtingendienst
HUMINT Human Intelligence
MID Militaire Inlichtingendienst
NBV Nationaal Bureau Verbindingsbeveiliging
OA Afdeling Operaties
Omega (project) Ontsluiting MID en Gerelateerde Archieven
OVIC Operationeel Verbindingsinlichtingencentrum
PIVOT Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn
RAD Rijksarchiefdienst
RGD Rijksgebouwendienst
SDI Sectie Documentaire Informatievoorziening
SVIC Strategisch Verbindingsinlichtingencentrum
TNO / FEL Nederlandse Organisatie voor Toegepast Natuurkundig Onderzoek / Fysisch en Elektronisch Laboratorium