Ministerie van Defensie
---
Brieven aan de Kamer
---
Defensie Materieelproces
08-07-2002
Hierbij doe ik u ter kennisneming de tekst van het nieuwe Defensie
Materieelproces (DMP) toekomen. In deze tekst zijn de resultaten van
de vorig jaar afgeronde evaluatie van het DMP verwerkt.
DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE,
H.A.L. van Hoof
Aan
de Voorzitter van de Vaste Commissie voor Defensie van de
Tweede Kamer der Staten-Generaal
Plein 2
2511 CR ´s-Gravenhage
8 juli 2002
M2002002420
Defensie Materieelproces
Ministerie van Defensie
Postbus 20701
2500 ES Den Haag
Telefoon (070) - 3 18 81 88
Fax (070) - 3 18 78 88
Hierbij doe ik u ter kennisneming de tekst van het nieuwe Defensie
Materieelproces (DMP) toekomen. In deze tekst zijn de resultaten van de vorig
jaar afgeronde evaluatie van het DMP verwerkt.
DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE,
H.A.L. van Hoof
HET DEFENSIE MATERIEELPROCES
MINISTERIE VAN DEFENSIE
Directoraat-generaal Personeel en Materieel
Nr. M2002002420
DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE
BESLUIT:
Artikel 1
De als bijlage bij dit besluit gevoegde tekst over het Defensie Materieelproces (DMP) wordt vastgesteld.
Artikel 2
Het DMP wordt uiterlijk in 2006 opnieuw geëvalueerd.
Artikel 3
De beschikking van 23 september 1996, nummer M96011712 wordt ingetrokken.
Artikel 4
Dit besluit treedt in werking met ingang van de datum van ondertekening.
Den Haag, 8 juli 2002
DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE,
H.A.L. van Hoof
HET DEFENSIE MATERIEELPROCES
INHOUDSOPGAVE
Inleiding: De aanschaf van materieel 2
Hoofdstuk 1: Het Defensie Materieelproces 3
Hoofdstuk 2: Fasen van het DMP 5
Hoofdstuk 3: Informatie aan de Kamer 9
Hoofdstuk 4: Verantwoordelijkheden 10
Hoofdstuk 5: Behandelingswijze bij het kerndepartement van DMP-documenten voor
niet-gemandateerde projecten
Bijlagen
Bijlage 1: Begripsbepalingen 14
Bijlage 2: Aanwijzingen voor het opstellen van DMP-E documenten 15
Bijlage 3: Procedureregeling Grote Projecten 16
Bijlage 4: Lijst van gebruikte afkortingen 19
HET DEFENSIE MATERIEELPROCES
HET DEFENSIE MATERIEELPROCES
De aanschaf van materieel
Materieelvoorziening is een complex proces. Er zijn vele spelers: bewindslieden, kerndepartement en
krijgsmachtdelen, verschillende ministeries, het parlement, de media, nationale onderzoeksinstellingen en
industrieën, buitenlandse overheden en industrieën en organisaties voor internationale samenwerking. In
beginsel wordt materieel van de plank gekocht, maar Defensie neemt ook deel in ontwikkelingsprojecten.
Projecten kunnen zich over vele jaren uitstrekken, terwijl de internationale verhoudingen en de technologie
niet stil blijven staan. Met materieelprojecten kan veel tot zeer veel geld zijn gemoeid. Alle reden voor een
zorgvuldige opzet van het bestuurlijke proces voor de materieelvoorziening en voor een transparante
besluitvorming: dat zijn enkele belangrijke voorwaarden voor een goede procesbeheersing.
Het aan te schaffen product moet voldoen aan de gestelde eisen, binnen een bepaalde tijd leverbaar zijn
voor een prijs die valt binnen het projectbudget. Om het materieelvoorzieningsproces in goede banen te
leiden zijn richtlijnen nodig, onder andere met het oog op toereikende en tijdige informatie voor de
bewindslieden. Sinds de jaren tachtig vormt het Defensie Materieelkeuze Proces (DMP) de grondslag voor
deze richtlijnen.
Onlangs is het DMP geëvalueerd. De evaluatie had ten doel de doelstellingen die ten grondslag liggen aan
het DMP en de procedures om die doelstellingen doelmatig te verwezenlijken te bezien op hun actualiteit.
Ook nieuwe ontwikkelingen, in het bijzonder de versterking van de centrale regie en Competitieve
Dienstverlening (CDV), zijn in het vernieuwde DMP verwerkt. De versterking van de regie leidt voor het
materiële functiegebied onder meer tot een geïntensiveerde aanpak van de beheersing van
materieelprojecten, met inbegrip van het toezicht op de decentrale uitvoering. Om de verbreding te
onderstrepen is een andere naam gekozen voor het proces: Defensie Materieelproces. De afkorting DMP
blijft gehandhaafd.
Deze handleiding verschaft inzicht in doel en opzet van het DMP. Hoofdstuk 1 beschrijft de hoofdlijnen van
het DMP. Hoofdstuk 2 verschaft inzicht in de verschillende fasen van het DMP en de elementen die in deze
fasen aan de orde komen. In hoofdstuk 3 komt aan de orde hoe de Kamer over materieelprojecten wordt
geïnformeerd. Hoofdstuk 4 zet uiteen hoe de verantwoordelijkheden met betrekking tot het DMP binnen
Defensie zijn verdeeld en hoofdstuk 5 hoe het kerndepartement DMP-documenten voor grotere, zgn. nietgemandateerde
projecten behandelt.
HET DEFENSIE MATERIEELPROCES
Hoofdstuk 1: Het Defensie Materieelproces
Via het Integraal defensieplanningsproces bepaalt Defensie de behoefte aan militair materieel,
informatievoorzieningssystemen en infrastructuur. Het DMP bevat de regels voor het per project uitwerken en
verwezenlijken van die behoefte. Het DMP geldt voor projecten vanaf 5 miljoen Euro. Het DMP voorziet in
politieke besluitvorming op belangrijke keuzemomenten in projecten en in ambtelijke en politieke sturing
gedurende de gehele looptijd van projecten. Hiertoe is het verwervingsproces in een aantal fasen ingedeeld.
Aan het einde van iedere fase worden de resultaten daarvan beschreven in een DMP-document, dat tevens
voorstellen bevat voor de volgende fase. Op grond daarvan wordt beoordeeld of de volgende fase kan
beginnen. De Tweede Kamer wordt dan met een brief ingelicht over de resultaten van de afgesloten fase en
de voornemens voor de volgende fase. Daarnaast hebben de krijgsmachtdelen en de Directeur-generaal
personeel en materieel (DGPM) als uitvloeisel van de versterking van de centrale regie tenminste
maandelijks contact over de stand van zaken in projecten. De DGPM informeert vervolgens de bewindslieden
over de voortgang van de materieelprojecten. Ook tussentijds kunnen incidenten en problematische
ontwikkelingen worden gerapporteerd. Op deze manier hebben de bewindslieden en ook andere
belanghebbenden snel, tijdig en volledig inzicht in de relevante aspecten van materieelprojecten.
Het DMP kent twee soorten projecten. Projecten met een relatief beperkte financiële omvang die min of meer
routinematig kunnen worden afgehandeld, en projecten die complex zijn, waaraan risico's kleven, die politiek
gevoelig liggen of projecten waarmee substantiële economische belangen zijn gemoeid. Dit onderscheid
bepaalt de wijze waarop de besluitvorming over deze projecten is geregeld. We spreken in dat verband over
gemandateerde en niet-gemandateerde projecten. Bij niet-gemandateerde projecten is de besluitvorming
gedurende het gehele DMP-traject voorbehouden aan de staatssecretaris van Defensie en wordt de Kamer
geïnformeerd over de uitkomst van een DMP-fase alvorens een nieuwe fase begint. Bij kleinere projecten kan
de staatssecretaris overgaan tot mandatering, waarbij hij de verdere besluitvorming in handen legt van de
initiatiefnemer, doorgaans de bevelhebber van het betrokken krijgsmachtdeel. In dat geval stelt de
staatssecretaris de Kamer aan het einde van de A-fase in de brief over de behoeftestelling op de hoogte van
het voornemen een project te mandateren. Mandatering houdt namelijk in dat ook de Kamer niet meer wordt
betrokken bij het verdere verloop van het project. Een besluit tot mandatering betekent echter niet dat een
blanco cheque wordt verstrekt: ook bij mandatering kan het betrokken krijgsmachtdeel nadere aanwijzingen
ontvangen voor het verdere verloop van het project, in ieder geval met betrekking tot de factoren product, tijd,
geld en projectorganisatie. Zo nodig kunnen altijd aanvullende richtlijnen worden verstrekt. De
staatssecretaris kan een verleend mandaat, indien de omstandigheden zijn gewijzigd, opschorten of
intrekken.
Projecten met een financiële omvang tussen 5 en 25 miljoen Euro worden in beginsel gemandateerd. Voor
deze projecten wordt de behoeftestelling vastgelegd in de defensieplannen, waarover uiteindelijk de
bewindslieden besluiten en waarover de Kamer wordt geïnformeerd, of in een afzonderlijke behoeftestelling.
Projecten met een financiële omvang vanaf 25 miljoen Euro worden doorgaans gemandateerd, nadat de
behoefte is goedgekeurd. Is de financiële omvang van een project meer dan 100 miljoen Euro dan wordt er
niet gemandateerd. Zoals al eerder is aangegeven hangt al dan niet mandatering niet alleen af van de
financiële omvang van het project. Ook complexiteit, politieke gevoeligheid en internationale,
interdepartementale en interservice aspecten spelen daarbij een belangrijke rol. Bij gemandateerde projecten
wordt de staatssecretaris met een "gunningsbriefje" ingelicht voordat tot aankoop wordt overgegaan.
Projecten met een financiële omvang groter dan 25 miljoen Euro doorlopen vrijwel altijd vier fasen; de
behoeftestelling (fase A), de voorstudie (fase B), de studie (fase C) en de verwervingsvoorbereiding (fase D).
Na de D-fase begint de realisatie, die wel onder de centrale regie van de DGPM valt, maar niet tot het DMP
behoort. Voor projecten groter dan 250 miljoen Euro volgt nog een evaluatie (fase E). Ook voor projecten met
een geringere financiële omvang kan in bijzondere omstandigheden, zoals complexiteit, internationale
samenwerking en politieke gevoeligheid, tot een evaluatie worden besloten. Het is mogelijk DMP-fasen te
combineren.
Het "oude" Defensiematerieelkeuzeproces was vooral gericht op de genoemde vaste besluitvormings- en
rapportagemomenten voor niet-gemandateerde projecten en eindigde min of meer op het moment van
verwerving. Maar ook tussentijds en in de realisatiefase kan het nodige gebeuren met betrekking tot de
aspecten product, tijd, geld en (project)organisatie, te meer omdat sommige projecten jaren in dezelfde DMPfase
blijven. Daarom is besloten ook tussen die vaste momenten en in de realisatiefase toezicht te houden op
het verloop van materieelprojecten. Dat is de kern van de versterking van de centrale regie, die erop is gericht het kerndepartement tijdig te voorzien van relevante informatie. Dat stelt de bewindslieden in staat
sturing te geven aan materieelprojecten. In het kader van de regie kan de DGPM voorstellen doen en
aanwijzingen geven om te voorkomen dat een project de gestelde voorwaarden te buiten gaat. Als onderdeel
van de regie is er maandelijks overleg tussen de DGPM en de initiatiefnemers over materieelprojecten in de
B- tot en met D-fase en in de realisatiefase. Via het "Project Informatie Database Systeem" (PIDS)
verschaffen de krijgsmachtdelen actuele informatie over materieelprojecten. De DGPM rapporteert hierover
aan de bewindslieden. Daarnaast zijn de toprapportages een belangrijk informatiekanaal, ook over
materieelprojecten, voor de bewindslieden. Zo is op verschillende manieren gewaarborgd dat zij tijdig worden
geïnformeerd over afwijkingen in de uitvoering van materieelprojecten, daarop passende maatregelen
kunnen nemen, en waar nodig de Kamer kunnen informeren.
De DGPM kan regie-onderzoeken instellen, niet alleen nadat knelpunten zijn gesignaleerd, maar ook ter
voorkoming van problemen. Regie-onderzoeken kunnen betrekking hebben op zeer uiteenlopende aspecten,
bijvoorbeeld op de vraag of het product voldoet aan de gestelde eisen, op de prijsopbouw van offertes of de
mate waarin leveranciers voldoen aan hun verplichtingen.
Ook op internationaal niveau vindt overleg plaats over materieelprojecten, zowel bilateraal als multilateraal,
bijvoorbeeld in de Navo. Uitwisseling van informatie gebeurt op zowel het niveau van de krijgsmachtdelen als
van de DGPM. Daarbij komen mogelijkheden voor internationale samenwerking aan de orde. Ook wordt in
een zeer vroeg stadium bezien in hoeverre de operationele eisen die aan een product worden gesteld,
kunnen worden geharmoniseerd.
Hoofdstuk 2: Fasen van het DMP
Omdat de behoeftestelling sterk bepalend is voor het verdere verloop van het materieelvoorzieningsproces,
verdient de A-fase bijzondere aandacht. De CDS Aanwijzing nummer 101 van 1 mei 2001 inzake
behoeftestellingen vereist als eerste stap een beschrijving van de gewenste materiële capaciteit, voordat kan
worden overgegaan tot een meer concrete invulling van de materieelbehoefte. Het A-document en
vervolgens de A-brief aan de Tweede Kamer moeten deze stapsgewijze benadering, inclusief de keuzealternatieven
voor de vervulling van de behoefte, zichtbaar maken. Zo ontstaat inzicht in de afwegingen die
hebben geleid tot de keuze voor een bepaalde materiële capaciteit en de wijze waarop die keuze tot stand is
gekomen. Een inzichtelijke en goed gefundeerde behoeftestelling maakt in de B- tot en met D-fase een
zorgvuldige herijking van de operationele behoefte mogelijk.
In de A-fase worden uit de reikwijdtebepaling CDV stap 1 en - indien opportuun - stap 2 uitgevoerd. Deze
stappen behelzen het vaststellen of een bepaalde dienst in aanmerking komt voor CDV (stap 1) en de
vaststelling van de mogelijkheid tot toepassing van CDV (stap 2). Op die manier wordt getoetst of via CDV in
de behoefte kan worden voorzien. Is dit het geval, dan wordt het project voortgezet met CDV als een van de
mogelijke manieren om in de behoefte te voorzien. Het DMP biedt in dat geval een procedure om op een
ordelijke en zakelijke manier tot een besluit tot uitbesteding te komen. Dat besluit valt dan in de D-fase.
Omdat de CDV-toets is opgeknipt in verschillende onderdelen die passen bij verschillende fasen van een
project, is in de evaluatie van het DMP besloten dat besluiten over CDV zoveel mogelijk zullen worden
geïncorporeerd in het DMP. Waar relevant wordt een CDV-voorstel over een bepaald project gelijktijdig met
een voorstel in het kader van het DMP voorgelegd aan de bewindslieden.
Overeenkomstig CDS Aanwijzing 101 van 1 mei 2001 moet een behoeftestelling de volgende
aandachtspunten bevatten:
- een duidelijk geformuleerde definitie van de behoefte aan de hand van plandocumenten (Defensie
Strategisch Plan, deelplan), beleidsdoelstellingen VBTB, planalternatieven, het planvoorstel dat de
voorkeur geniet en onderliggende (operationele) concepten;
- kwalitatieve eisen aan de te verwerven, verbeteren of vervangen capaciteit;
- kwantitatieve eisen aan de te verwerven, verbeteren of vervangen capaciteit;
- reeds aangewende financiële middelen (bijvoorbeeld voor onderzoek voor onderbouwing
behoeftestelling) en het bij de verdere planning behorende financieel beslag (plus inzage in de
daarvoor gehanteerde gegevens);
- reikwijdtebepaling CDV stap 1 en 2;
- risico's (tenminste: te verwerven capaciteit, tijd en geld);
- tijdsplan, inbegrepen tussengelegen mijlpalen, voor de invoering van het personeel of materieel, dan
wel de door te voeren reorganisatie;
- personele, materiële en organisatorische consequenties;
- logistieke, infrastructurele en operationele consequenties;
- relaties met andere projecten;
- mogelijkheden tot samenwerking (interkrijgsmachtelijk, (inter)nationaal, interdepartementaal);
- relevante wet- en regelgeving;
- arbo- en milieuzaken;
- bedrijfsvoeringsaspecten;
- wapenbeheersingsaspecten.
In fase B wordt een eerste selectie gemaakt van productalternatieven. In deze fase wordt voor het eerst
gekeken naar mogelijkheden om de Nederlandse industrie bij het project te betrekken. In het B-document
moet worden ingegaan op onder meer:
- het valideren of herijken van de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte;
- zo mogelijk de resultaten van de analysefase CDV (indien voorgeschreven vanuit de A-fase);
- de algemene functionele eisen en waar mogelijk technische en logistieke eisen/specificaties van het
middel;
- de resultaten van het (onder meer door uitvoering van een marktverkenning) onderzoek naar de
technische realisatiemogelijkheden. Op grond daarvan kunnen de mogelijkheden tot voortzetting van
het project in kaart worden gebracht;
- een verwervingsstrategie, opgesteld met inachtneming van de terzake uitgegeven DGPM-aanwijzing;
- een algemeen tijdschema voor het project;
- zo mogelijk uitvoeren van een vergelijking van productalternatieven die in aanmerking komen;
- de resultaten van het overleg met het ministerie van Economische Zaken en de Stichting Nederlandse
Industriële Inschakeling Defensie-opdrachten (NIID) over de mogelijkheden tot inschakeling van de
Nederlandse industrie;
HET DEFENSIE MATERIEELPROCES
- de algemene personele (incl. arbo), logistieke en infrastructurele consequenties en de milieu-aspecten;
- een nadere verfijning van het benodigd projectbudget en een verklaring van eventuele afwijkingen ten
opzichte van de raming in de A-brief;
- een actualisering van de risico-analyse;
- inzicht in de investerings- en exploitatiekosten van de alternatieven;
- een organisatievorm voor de verdere voortgang van het project;
- een eerste opzet van een plan (inclusief tijdschema) voor de voorbereiding van de introductie. Het gaat
daarbij om onder meer initiële opleidingen, verwerving
van speciale gereedschappen en opleidingsmiddelen (waaronder simulatoren), realisatie van
infrastructuur en verwerving van munitie;
- mogelijkheden tot interkrijgsmachtelijke, interdepartementale en internationale samenwerking;
- mogelijkheden tot internationale of Navo-financiering;
- wapenbeheersingsaspecten.
In fase C vindt een verbijzondering plaats van de algemene eisen aan het product en wordt een lijst
samengesteld met de meest in aanmerking komende productalternatieven (de 'shortlist'). Aan het eind van
deze fase volgt een keuze voor een ontwikkelingstraject of een product van de plank, in beide gevallen al dan
niet met prototypebeproeving. Vaak wordt na goedkeuring van deze fase al een contract geplaatst, hetzij voor
een ontwikkeling of voor de aanschaf van prototypes voor beproeving. In het laatste geval kan ook een optie
voor de serie deel uitmaken van het contract.
De belangrijkste aandachtspunten in de C-fase zijn:
- validatie of herijking van de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte;
- de definitieve resultaten van de analysefase CDV (indien voorgeschreven vanuit de B-fase);
- verbijzonderde eisen en normen waaraan het te verwerven middel moet voldoen en op grond waarvan
alternatieven worden vergeleken en getoetst;
- een nadere verfijning van het projectbudget en, indien nodig, een verklaring van afwijkingen ten
opzichte van de raming in de B-brief;
- een actualisering van de risico-analyse;
- een plan voor de logistieke ondersteuning - zo mogelijk in bondgenootschappelijk verband - , met
inbegrip van de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte aan oorlogsvoorraden en de mogelijkheden voor
(industriële) herbevoorrading in crisis- en oorlogstijd, zo nodig per alternatief en de gevolgen voor de
onderhoudsorganisatie;
- per alternatief een uitwerking van de kwalitatieve en kwantitatieve personele consequenties;
- een uitwerking van de kwalitatieve en kwantitatieve milieubelasting en de mogelijkheden tot
vermindering van de milieubelasting;
- per productalternatief een prognose van de levensduurkosten overeenkomstig de geldende DGPMaanwijzing;
- een uitwerking, in overleg met het ministerie van Economische Zaken en de Stichting NIID, van de
mogelijkheden tot inschakeling van de Nederlandse industrie;
- de mogelijkheden tot interkrijgsmachtelijke, interdepartementale en internationale samenwerking;
- de financiële consequenties van de alternatieven en, in voorkomend geval bij een ontwikkelingstraject
of een prototypebeproeving, de resultaten van de offertes;
- een uitwerking van de in de voorstudiefase ontwikkelde verwervingsstrategie;
- voorstellen tot aanvraag van offertes en/of tot verwerving van te beproeven modellen;
- mogelijkheden tot internationale of Navo-financiering;
- voor zover nodig per alternatief de gevolgen van de introductie voor de betrokken organisatieonderdelen;
- het introductieplan;
- wapenbeheersingsaspecten;
- indien relevant wapenexportaspecten.
In de D-fase wordt de keuze voor een bepaald product en de leverancier gemaakt. In het algemeen wordt na
afloop van deze fase een verwervingscontract getekend. In het D-document komen onder meer de volgende
aandachtspunten aan de orde:
- validatie of herijking van de kwalitatieve en kwantitatieve behoefte;
- de resultaten van de ontwikkeling en/of beproeving van de prototype(n);
- aan de hand van de ontwikkeling/beproeving bijgestelde eisen en/of het plan voor de logistieke
ondersteuning;
- een actualisatie van het introductieplan, het personeelsplan en het opleidingsplan;
- een beschrijving van de gevolgde verwervingsstrategie en de gunningscriteria;
- resultaten van het overleg met het ministerie van Economische Zaken en de Stichting NIID over de
mogelijkheden tot inschakeling van de Nederlandse industrie en de mogelijkheden van compensatie;
- inzicht in de resultaten van de vergelijking tussen de productalternatieven op basis van
levensduurkostenanalyse, en inzicht in de consequenties inzake de instandhouding;
- de beoordeling van de milieu-aspecten per alternatief;
- de resultaten van de risico-analyse;
- een integrale beoordeling van de productalternatieven, uitmondend in een gunningsvoorstel;
- vaststelling van de geraamde projectuitgaven voortvloeiend uit de projectdefinitie op grond van de
evaluatie van de productalternatieven. Een afwijking ten opzichte van een eerdere projectdefinitie moet
worden toegelicht;
- wapenbeheersingsaspecten;
- indien relevant wapenexportaspecten.
Elke fase (fase A t/m D) van een niet-gemandateerd project wordt afgesloten met een document, dat alle
informatie bevat die nodig is voor een besluit over de voortzetting van het project. Op grond van het DMPdocument
en de beoordeling daarvan door het kerndepartement neemt de staatssecretaris een besluit,
waarvan hij de Kamer in kennis stelt. Na afronding van de politieke besluitvorming schrijft de CDS (voor de Afase)
of de DGPM (voor de overige fasen) een zgn. afdoeningsnota aan de initiatiefnemer, waarin staat onder
welke condities (in ieder geval product, tijd, geld en organisatie) het project de volgende fase kan ingaan.
Projecten van meer dan 250 miljoen Euro of projecten waarin zich bijzondere omstandigheden voordoen,
worden geëvalueerd. Dit is de E-fase. Het E-document, dat vaak pas wordt opgesteld als het materieel al
enige tijd in gebruik is, geeft inzicht in het verloop van het project en de ervaringen met dat product. Het is
vooral bedoeld om lessen te trekken. De Kamer wordt met een brief van de resultaten van de evaluatie op de
hoogte gesteld. Elke evaluatie wordt begeleid door een stuurgroep, die toezicht houdt op een goede
uitvoering van de evaluatie. In de stuurgroep worden een of meer deskundigen van buiten Defensie
opgenomen voor een onafhankelijke beoordeling (zie bijlage 2).
Hoofdstuk 3: Informatie aan de Kamer
Aan het einde van elke fase wordt de Tweede Kamer met een brief ingelicht over de resultaten van de
afgelopen fase en de voornemens voor de volgende fase. De Kamer kan de brief direct voor kennisgeving
aannemen. Ook kan de Kamer schriftelijke vragen stellen. Soms agendeert de Kamer een brief voor een
Algemeen Overleg.
Voor grote projecten heeft de Tweede Kamer een speciale regeling ontworpen, de "procedureregeling grote
projecten", waarin voor de parlementaire informatievoorziening een basisbeschrijving, periodieke rapportages
en een eindevaluatie zijn voorzien. Voor de informatie aan de Kamer over grote materieelprojecten is
uiteraard deze procedureregeling de leidraad (zie bijlage 3). Waar mogelijk kunnen DMP-brieven worden
gecombineerd met jaarrapportages.
In sommige gevallen wordt de Kamer met een zogenaamde "paraplubrief" geïnformeerd over toekomstige
(gerelateerde) projecten, zonder dat al sprake is van een concrete behoefte voor al deze projecten. Met zo'n
brief kan dan eerst het concept waarbinnen de toekomstige projecten passen, worden toegelicht. De
paraplubrief loopt vooruit op de behoeftestelling, maar kan wel worden gecombineerd met de A-brief van een
van de deelprojecten.
Naast de DMP-brieven over afzonderlijke materieelprojecten ontvangt de Kamer periodiek informatie over het
geheel van projecten als onderdeel van het begrotingsproces.
Jaarlijks wordt het materieelprojectenoverzicht (MPO) samengesteld. Dit overzicht geeft de planning weer
van de lopende projecten en van de projecten waarvan de behoeftestellingsfase (fase A) in het komende jaar
wordt afgerond. De informatie uit dit overzicht wordt opgenomen in de beleidsartikelen in defensiebegroting.
Hierin wordt onder meer aangegeven over welke projecten de Kamer in het desbetreffende jaar informatie
kan verwachten. De toelichting bevat nadere informatie over alle projecten die in het MPO zijn opgenomen.
Die nadere informatie betreft elementen als de behoefte, het te verwerven materieel, aantallen, een
tijdschema voor de invoering, een financiële balk en, indien van toepassing, internationale samenwerking.
Het integrale materieelprojectenoverzicht staat op de internetsite van Defensie
(www.mindef.nl/nieuws/materieelprojecten).
Jaarlijks wordt in het voorjaar, in de eerste suppletore begroting, een actualisatie van de stand van zaken van
de projecten uit het MPO aan de Kamer gepresenteerd. Deze actualisatie bevat tenminste de afwijkingen van
de in september in de begroting verschafte informatie.
In de jaarrapportages, in de DMP-brieven en in de begrotingsstukken dienen belangrijke afwijkingen, in ieder
geval veranderingen met betrekking tot de factoren product, tijd en geld, te worden aangegeven en verklaard.
Soms zijn de problemen en de gevolgen daarvan zo ingrijpend, dat melding daarvan aan de Kamer
onmiddellijk moet gebeuren en niet kan wachten tot zich een van deze reguliere rapportagemomenten
aandient. Dat is aan de bewindslieden ter beoordeling. Voorwaarde daarvoor is wel dat de krijgsmachtdelen
en, waar nodig, het kerndepartement de bewindslieden steeds tijdig en goed informeren over het verloop van
materieelprojecten. Dit moet van geval tot geval worden afgewogen.
Hoofdstuk 4: Verantwoordelijkheden
Voor alle DMP-projecten geldt dat de initiatiefnemer, doorgaans de bevelhebber van een krijgsmachtdeel,
verantwoordelijk is voor het aan de bewindslieden (d.t.v. de DGPM) melden van problemen met betrekking
tot de factoren product, tijd, geld en organisatie, zo mogelijk met voorstellen voor oplossingen. De DGPM is
verantwoordelijk voor de appreciatie van de gemelde problemen, eventueel na een regie-onderzoek. Ook kan
onafhankelijke deskundigen om een contra-expertise worden gevraagd.
De initiatiefnemer van een DMP-project is verantwoordelijk voor het actueel houden van de projectinformatie
in de verdiepingsbijlage van het Project Informatie Database Systeem (PIDS). De DGPM is verantwoordelijk
voor het beheer van PIDS.
De intitiatiefnemer van een DMP-project is verantwoordelijk voor het opstellen van DMP-documenten en voor
het aanbieden van de documenten aan de staatssecretaris. Dat gebeurt voor de A-documenten door
tussenkomst van de CDS en voor de overige DMP-documenten door tussenkomst van de DGPM.
Bij gemandateerde projecten wordt onder verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer aan het einde van de
D-fase een besluitvormingsdocument opgesteld. Bij zulke projecten informeert de initiatiefnemer minimaal vijf
werkdagen voor de gunning van de opdracht de staatssecretaris door tussenkomst van de DGPM schriftelijk
over de geselecteerde leverancier en de exacte financiële omvang van de aan te gane verplichting (het
"gunningsbriefje"). Dit laat onverlet het vereiste in het kader van de voorafgaande financiële toetsing (zie
desbetreffende DGFC-Aanwijzing).
De CDS is verantwoordelijk voor de coördinatie van de behandeling van de A-documenten. Bij nietgemandateerde
projecten is de DGPM verantwoordelijk voor de coördinatie van de behandeling van de B, C,
D en E-documenten. De CDS valideert bij deze documenten telkens de behoefte.
De initiatiefnemer van een project kan voorstellen fasen te combineren. Bij niet-gemandateerde projecten
beslist DGPM over het voorstel. Als er sprake is van een samenvoeging met een A-document beslist de
DGPM in samenspraak met de CDS. De DGPM voert maandelijks overleg over materieelprojecten met de
directeuren materieel van de krijgsmachtdelen en rapporteert vervolgens aan het Politiek Beraad.
De DGPM is verantwoordelijk voor het opstellen en de coördinatie van de behandeling van het
materieelprojectenoverzicht (MPO) en de verwerking van de informatie daaruit in de begroting.
De DGFC is verantwoordelijk voor de voorafgaande financiële toetsing bij gemandateerde en nietgemandateerde
projecten conform de desbetreffende DGFC-Aanwijzing en de afstemming met het ministerie
van Financiën wat betreft het voorafgaand financieel toezicht.
De DGPM voert jaarlijks interdepartementaal overleg over projecten in de verwervingsvoorbereidingsfase die
een directe relatie hebben met beleidsterreinen of wetgeving van andere ministeries of van belang zijn in het
kader van medegebruik. Dit overleg wordt ook gevoerd over projecten met een financiële omvang van meer
dan 250 miljoen Euro. Het overleg is zo nodig ook gericht op het voorbereiden van een besluit over een
concept D-brief (voor projecten met een financiële omvang vanaf 250 miljoen Euro) in het kabinet. De DGPM
doet hiertoe aan de ministeries, voorafgaande aan het interdepartementaal overleg, een lijst toekomen met
daarin een opgave van de projecten waarover kan worden overlegd.
Jaarlijks wordt, na uitgifte van het MPO, door de respectievelijke initiatiefnemers binnen hun ressort, de NIID
en het ministerie van Economische Zaken vastgesteld welke projecten voor onderling overleg in aanmerking
komen. De bedoeling is de mogelijkheden tot inschakeling van de Nederlandse industrie, als hoofdaannemer
of als leverancier van subsystemen, in een zo vroeg mogelijk stadium te verkennen. De NIID informeert
geïnteresseerde Nederlandse bedrijven over afzonderlijke projecten en initieert het overleg hierover met het
ministerie van Economische Zaken, de bedrijven en de krijgsmachtdelen. Het resultaat van het overleg met
de NIID en Economische Zaken wordt opgenomen in het DMP-document en verwerkt in brieven aan het
parlement. Voor een nadere invulling wordt verwezen naar het Protocol tussen het ministerie van Defensie en
het ministerie van Economische Zaken.
De DGPM organiseert in beginsel twee keer per jaar een regiedag ten behoeve van project- en
contractmanagers.
Hoofdstuk 5: Behandelingswijze bij het kerndepartement van DMP-documenten voor nietgemandateerde
projecten
Voor de stafbehandeling van A-documenten is de CDS binnen het kerndepartement de eerst
verantwoordelijke functionaris, voor de behandeling van B- tot en met E-documenten de DGPM. Door hun
tussenkomst biedt de initiatiefnemer van het project het DMP-document aan de staatssecretaris aan. De
behandeling van A-documenten wordt binnen het kerndepartement gecoördineerd door de CDS: hij roept een
DMP-beraad bijeen en coördineert de voorbereiding. De CDS stelt de behoeftestelling vast en legt hierover
een concept-Kamerbrief voor aan het Politiek Beraad, zo nodig vergezeld van een stafadvies. Nadat de
Kamer de A-brief voor kennisgeving heeft aangenomen, of de brief heeft besproken in een Algemeen
Overleg, stuurt de CDS de afdoeningsnota aan de initiatiefnemer. In het vervolg van het DMP-traject vervult
de DGPM deze taken.
Een DMP-document wordt voor commentaar uitgezet bij alle functiegebieden (DS, DGFC en DGPM) en de
zelfstandige directies (CROMD, DAB, DEFAC, DJZ en DV). De leden van het kerndepartement krijgen als
regel minimaal twee weken om schriftelijk commentaar en vragen in te dienen bij de coördinerende afdeling
DS/Plannen of DGPM/DMPC. Daarna wordt een DMP-beraad gehouden. Tijdens dit beraad worden het
commentaar en de vragen en hoofdlijnen van het stafadvies en de concept-Kamerbrief doorgesproken. Alle
functiegebieden en zelfstandige directies maken deel uit van het DMP-beraad, en bij ICT-projecten ook het
hoofd van de ICT-pool. Bovendien neemt de initiatiefnemer van het project deel aan het beraad. Waar nodig
krijgt de initiatiefnemer het verzoek naderhand nog schriftelijke vragen te beantwoorden.
Met inachtneming van de opmerkingen uit het DMP-beraad wordt een concept-Kamerbrief opgesteld, zo
nodig voorafgegaan door een stafadvies. Stafadvies en concept-Kamerbrief worden voor een paraaf
voorgelegd aan de meestbetrokken functiegebieden en zelfstandige directies.
Worden concept-A-brieven altijd ter behandeling in het Politiek Beraad aangeboden, voor B- tot en met Ebrieven
bepaalt de staatssecretaris, op voorstel van de DGPM, of over het project een thematische notitie
aan het Politiek Beraad wordt gezonden. De notitie wordt pas verzonden nadat de concept-Kamerbrief de
parafenronde heeft doorlopen. Desgewenst kan de Kamerbrief ter kennisneming als bijlage bij de notitie
worden gevoegd.
De DGFC draagt zorg voor de afstemming van de concept-Kamerbrief met het ministerie van Financiën
(IRF). De DGPM draagt in voorkomend geval zorg voor afstemming met andere ministeries, in het bijzonder
met het ministerie van Economische Zaken, waarmee overeenstemming moet worden bereikt over de wijze
waarop de Nederlandse industrie wordt ingeschakeld.
Als de Kamer de brief voor kennisgeving heeft aangenomen wordt dit met een afdoeningsnota aan de
initiatiefnemer van het project bekend gemaakt. De DGPM legt deze nota ter parafering vooraf in ieder geval
voor aan de CDS en de DGFC. Naast de toestemming om het project voort te zetten kunnen in de nota
nadere aanwijzingen worden gegeven voor het verdere verloop van het project. Zo nodig wordt in de
afdoeningsnota een voorbehoud gemaakt voor kredietopening.
Het ambtelijk behandelingstraject van DMP-documenten bij het kerndepartement tot aanbieding aan het
Politiek Beraad dient in de regel binnen zestig werkdagen te zijn doorlopen. D-documenten (en Cdocumenten
waarbij sprake is van een ontwikkeling of van een verwerving van prototypen) kunnen pas aan
het kerndepartement worden aangeboden nadat met het ministerie van Economische Zaken
overeenstemming is bereikt over compensatie/participatie.
Bij een D-document, en waar relevant een C-document, wordt de gedetailleerde uitwerking van commerciële
aspecten in een commercieel-vertrouwelijke bijlage opgenomen, die gelijktijdig met, maar separaat van het
DMP-document wordt gezonden aan de DGPM, DGFC, DEFAC, DJZ en de voorzitter van de Centrale
Contracten Commissie (CCC). Ook bij andere DMP-documenten kan, indien nodig, een dergelijke bijlage
worden gevoegd.
Het D-document, en waar relevant een C-document, zal in de regel de aanbeveling bevatten een
overeenkomst aan te gaan. De initiatiefnemer van het project biedt, na behandeling in de Contracten
Commissie (CC) van het krijgsmachtdeel, de ontwerpovereenkomst(en) aan de CCC aan gelijktijdig met de
aanbieding van het DMP-document aan het kerndepartement. De CCC adviseert de staatssecretaris over de
overeenkomst. Pas na diens instemming met het CCC-advies kan de brief aan de Kamer worden
aangeboden. In voorkomend geval wordt de machtiging tot het ondertekenen van de overeenkomst(en) in de
afdoeningsnota van het DMP-document opgenomen.
Uit een oogpunt van beveiliging worden DMP-documenten tenminste STG-confidentieel gerubriceerd.
Afdoeningsnota
een beschrijving van de voorwaarden (in ieder geval product, tijd, geld en projectorganisatie) waaronder een
initiatiefnemer van een DMP-project de volgende fase van een project mag uitvoeren.
Initiatiefnemer van een project
het diensthoofd als bedoeld in het Algemeen Organisatie Besluit Defensie 1992, zoals onder meer de
Bevelhebbers en de plv. Secretaris-Generaal.
Levensduurkosten
de kosten die samenhangen met de verwerving, exploitatie en afstoting, dat wil zeggen over de gehele
levensduur van het materieel. Het defensiebeleid daarvoor is beschreven in de DGPM-Aanwijzing inzake
"levensduurkosten bij materieelprojecten".
Project
een samenhangende reeks van activiteiten om te voorzien in de behoefte aan middelen (inbegrepen
infrastructuur en ICT-middelen), en subsystemen, onderzoek en ontwikkeling, initiële opleidingen, onderwijs
en leermiddelen, documentatie en infrastructuur met een verwachte financiële omvang vanaf 5 miljoen Euro
(incl. BTW en invoerrechten).
Project Informatie Database Systeem (PIDS)
Een database die de beheersing van materieelprojecten ondersteunt. De database wordt gevuld door de
onderdelen van de defensieorganisatie die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van projecten en door de
DGPM, die verantwoordelijk is voor de regievoering over materieelprojecten. De database biedt inzicht in de
status van een project. Het PIDS ondersteunt de DGPM in de opstelling van een goede, actuele appreciatie
van materieelprojecten ten behoeve van de bewindslieden.
Projectdefinitie
de beschrijving van het project naar in ieder geval de aspecten product, tijd en geld.
Projectuitgaven
het totaal van de uit de projectdefinitie afgeleide, in geld uitgedrukte plannen, verplichtingen, uitgaven en
ontvangsten, alsmede kosten van interne dienstverleningen en voorraadverbruik. Bij materieelprojecten
worden ook de initiële reservedelen, gereedschappen, meet- en testapparatuur en munitie tot het project
gerekend.
Regie
het door de DGPM beoordelen van het verloop van projecten op vooral de aspecten product, tijd en geld en
organisatie en waar nodig aanbevelingen doen of aanvullende aanwijzingen verstrekken. Periodieke en
incidentele rapportages door de initiatiefnemers en DGPM-regieonderzoeken geven de DGPM inzage in de
daarvoor gewenste informatie.
Risico-analyse
de analyse van de risico's die zijn verbonden aan de aanschaf, zoals het technisch risico, het kwaliteitsrisico,
het financieel risico en overige risico's zoals beschreven in de DGPM-Aanwijzing inzake "risicomanagement
bij projecten" en de DGFC-Aanwijzing inzake "risico-analyse bij automatiseringsprojecten".
Verwervingsstrategie
de commerciële aanpak die wordt gevolgd bij een project, zoals beschreven in de DGPM-Aanwijzing inzake
"verwervingsstrategieën".
Bijlage 2: Aanwijzingen voor het opstellen van DMP-E documenten
Algemeen. Projecten van meer dan 250 miljoen Euro of projecten waarin zich bijzondere omstandigheden
voordoen, worden geëvalueerd. De evaluatie die wordt uitgevoerd in het kader van de DMP-procedure, is
vergelijkbaar met de eindevaluatie die wordt uitgevoerd in het kader van de procedureregeling grote projecten
van de Kamer.
Criteria. De beoordeling of over een project een DMP-document E moet worden opgesteld, geschiedt in
beginsel aan de hand van de volgende overwegingen:
Is de financiële omvang van het project groter dan 250 miljoen Euro?
Is het complex in zichzelf of door de samenhang met andere projecten?
Kenmerkt het project zich door bijzondere aspecten, zoals internationale samenwerking, politieke
gevoeligheid, uitzonderlijke commerciële facetten of met die zaken samenhangende speciale publieke en
parlementaire belangstelling?
Wanneer het antwoord op de eerste van deze vragen bevestigend luidt, wordt het project voor een formele
evaluatie aangemerkt. Een bevestigend antwoord op de tweede en/of derde vraag kan ook reden zijn voor een
formele evaluatie, ook al is de financiële omvang van het project kleiner dan 250 miljoen Euro en is het project
gemandateerd.
Aanwijzingen. Een evaluatie die in het kader van de DMP-procedure wordt uitgevoerd, moet in ieder geval de
volgende elementen bevatten:
de mate waarin de oorspronkelijke doelstelling van het project is verwezenlijkt;
de activiteiten die verricht zijn om tot realisatie van de doelstelling te komen;
een vergelijking - met voldoende diepgang - van het verloop en het resultaat van de (beleids)uitvoering
met de eerdere voornemens ten aanzien van kwantiteit, kwaliteit, levertijd, inzetbaarheid en logistiek;
de gerealiseerde kosten van het grote project;
een vergelijking - met voldoende diepgang - van de oorspronkelijke eisen met de behaalde resultaten
voor de operationele, personele, contractuele, financiële (zowel investeringen als exploitatie), industrieeleconomische,
internationale en de milieu-aspecten, zowel voor het verworven product als voor de gerelateerde
opleidingsleermiddelen, logistieke middelen, infra, etc;
een verklarende analyse van eventuele verschillen tussen de planning en de realisatie van het project;
een beschouwing over de gevolgde (DMP) procesgang en de besluitvorming, inclusief informatie aan de
Kamer;
verbetermaatregelen in de vorm van "lessons learned";
een rapport van de Defac met een oordeel over de kwaliteit en volledigheid van de opgenomen
informatie.
Stuurgroep. Voortaan zal voor elke (DMP-) evaluatie een begeleidende stuurgroep worden ingesteld, in
principe door de initiatiefnemer van het project. Deze stuurgroep beoordeelt de opzet en de uitvoering van de
evaluatie op kwaliteit en juistheid. Vanuit de verantwoordelijkheid voor het DMP-proces en de
verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van beleidsevaluaties binnen Defensie nemen in ieder geval een
medewerker van DGPM en van DGFC in deze stuurgroep zitting. Opdat een onafhankelijke beoordeling
gewaarborgd is, zullen één of meer deskundigen van buiten Defensie van de stuurgroep deel uitmaken. In het
evaluatierapport wordt ook de samenstelling en het eindoordeel van de stuurgroep opgenomen.
Lessons learned. Het is voor de projectvoering en archiefvorming van belang om reeds vroegtijdig rekening te
houden met een eventuele evaluatie. Dit betekent een beperking van de werklast bij het opstellen van een
DMP E-document. Bovendien blijft de evaluatie niet beperkt tot geschiedschrijving, maar mondt die ook uit in
mogelijke verbetermaatregelen.
Bijlage 3: Procedureregeling Grote Projecten
Algemeen. De procedureregeling Grote Projecten bestaat sinds 1985 en is van toepassing op specifiek
daartoe aangewezen projecten van de gehele Rijksoverheid. Aanwijzing tot groot project geschiedt na
parlementaire instemming met een voorstel tot aanwijzing van een Vaste Commissie van de Tweede Kamer.
Tussentijds is de procedure bijgesteld aan de hand van opgedane ervaringen. De huidige procedureregeling
stamt uit 1996. De procedureregeling wordt gekenmerkt door een basisbeschrijving (die geldt als nulmeting)
en (periodieke) voortgangsrapportages. Als een groot project als beëindigd wordt beschouwd, vraagt de
vaste commissie om een zgn. eindevaluatie. Thans zijn vier defensie-projecten formeel aangewezen als
groot project, t.w. Oprichting Luchtmobiele Brigade, Luchtverdedigings- en commandofregatten, Vervanging
pantservoertuigen en Vervanging F-16.
Daar waar het DMP uitgaat van het informeren van de Kamer per fase, gaat de procedureregeling Grote
Projecten uit van een vaste periodiciteit. Waar mogelijk kunnen DMP-documenten worden gecombineerd met
een jaarrapportage in het kader van de procedureregeling.
De commissie voor de Rijksuitgaven is belast met de advisering van de vaste commissies over de uitvoering
van de procedureregeling Grote Projecten. Op basis van haar ervaring opgedaan bij de advisering in de
afgelopen jaren, heeft de commissie in maart 2002 een wijziging van de regeling voorgesteld. Vanaf 6 maart
2002 geldt een nieuwe regeling waarin deze aanwijzingen verwerkt zijn. Onderstaande aanwijzingen zijn
gebaseerd op deze regeling en op het Rekenkameronderzoek over de kwaliteit van de informatievoorziening
aan de Kamer.
De procedureregeling onderscheidt drie fasen in de projectvoering, de beleidsvoorbereiding en -
besluitvorming, de projectuitvoering en de eindevaluatie. Gerelateerd aan de DMP-procedure bij Defensie
komen deze fasen overeen met respectievelijk de DMP fasen A tot en met D, de projectrealisatiefase en de
evaluatiefase (DMP E).
De beleidsvoorbereidings- en besluitvormingsfase
De informatie die in deze fase naar de Kamer gaat, wordt aangeboden in een basisbeschrijving (eerste
rapportage na aanwijzing tot groot project) of daarop volgende voortgangsrapportages. Onderstaande
onderwerpen dienen in de basisbeschrijving volledig uitgewerkt te worden. In de voortgangsrapportages
dienen aanvullingen en wijzigingen hierop te worden aangegeven. Te allen tijde dient hierbij aansluiting
gezocht te worden bij recente informatie over het project aan de Kamer, zoals (suppletoire) begroting en
DMP-brieven. Daarnaast dient de informatie overeen te komen met hetgeen gemeld is in de toprapportage,
het deelplan en/of het APB.
Probleembeschrijving. Deze dient gedetailleerd te zijn, een analyse van de noodzaak van het project te
omvatten en een prognose van wat er gebeurt als er geen maatregelen genomen worden.
Doelstellingen van het project. Doelen, gekozen middelen voor de realisatie hiervan, de motivering
hiervoor en uitgangspunten en vooronderstellingen voor realisatie moeten worden aangegeven. De
doelen moeten zodanig worden geformuleerd dat effectmeting na realisatie van het project mogelijk is.
Hiertoe moeten doelen specifiek, meetbaar, afgesproken, realistisch en tijdsgebonden zijn geformuleerd.
In het project dienen tussendoelen te worden beschreven met behulp waarvan de voortgang van de
realisatie gemeten kan worden.
Tijdplanning. De tijdplanning moet realistisch, onderbouwd en controleerbaar zijn. Bovendien moet deze
gekoppeld worden aan bovengenoemde doelen en tussendoelen.
Raakpunten met andere activiteiten. Raakvlakken met overig beleid en activiteiten (operationeel,
personeel, materieel, financieel, organisatorisch, interservice, internationaal, etc) moeten optimaal in
kaart worden gebracht.
Financiering. De financiële planning dient zo volledig mogelijk te zijn, onderscheiden naar investeringsen
exploitatiekosten (zie ook de DGPM-aanwijzing over levenscycluskosten). Daarbij moet de budgettaire
inpassing in de (meerjaren)begroting worden aangegeven.
Risico-analyse. In de projectvoering dient voortdurend aandacht te worden gegeven aan het identificeren,
analyseren en beheersen van risico´s. Zo zijn er risico´s te onderkennen als gevolg van externe
invloeden. Daarnaast bestaan er risico´s gerelateerd aan organisatie, product, leverancier en financiële
randvoorwaarden (zie ook de DGPM-aanwijzing over risico-management). De resultaten van identificatie
en analyse dienen samen met de beheersingsmaatregelen gemeld te worden aan de Kamer.
Kosten-batenanalyse. De kosten van een project komen aan de orde in de levensduurkostenanalyse. Een
analyse van de baten heeft voor defensieprojecten slechts betrekking op de participatie en/of
compensatie van de Nederlandse industrie. In hoeverre ook andere aspecten in een kosten-batenanalyse
moeten worden betrokken, zal per groot project separaat worden bezien.
Alternatieven. De onderzochte (product)alternatieven moeten evenwichtig gepresenteerd worden,
inclusief financiële aspecten en risico-analyse. Bovendien moet een motivering worden gegeven waarom
alternatieven zijn afgevallen.
Externe deskundigen. Alle adviezen van externe deskundigen dienen te worden verwerkt in de
basisbeschrijving en/of voortgangsrapportages. Adviezen van externe deskundigen worden desgewenst
aan de Kamer ter beschikking gesteld.
Accountantsrapport. Bij iedere rapportage in het kader van de procedureregeling wordt door zorg van de
Defac een separaat rapport van de departementale accountantsdienst gevoegd. Het desbetreffende
krijgsmachtdeel neemt hiervoor tijdig contact op met de Defac. In het accountantsrapport komen in ieder
geval aan de orde: toegepaste calculatiemethoden en risico-analyses, het realiteitsgehalte van de
financiering en budgettaire inpassing en de toereikendheid van de projectorganisatie.
Overig. Overige door de vaste commissie voor het specifieke project bekend te stellen informatiewensen.
Actualiteit en peildata
De voortgangsrapportages (inclusief de desbetreffende Defac-rapportage) worden maximaal drie
maanden na de peildatum aangeboden aan de Kamer. In verband met de behandeltermijn bij
kerndepartement en Defac dient de rapportage door het krijgsmachtdeel maximaal één maand na
peildatum te worden aangeboden aan DGPM.
De peildatum is 1 januari bij jaarrapportages en 1 januari en 1 juli bij halfjaarrapportages.
De realisatiefase
Voor de voortgangsrapportages die worden opgesteld in de realisatiefase van een project, gelden de
volgende aanwijzingen:
Financieel
Er dient een vergelijking van planning en realisatie te worden opgesteld.
De aangegane financiële verplichtingen en uitgaven worden vergeleken met het projectbudget en
eventuele verschillen dienen te worden verklaard.
Met betrekking tot de post "onvoorzien" dient te worden aangegeven in hoeverre deze uitgeput is.
Eventuele verschillen tussen beschikbare budget en actuele raming, alsmede een verklaring voor het
verschil moet in de rapportage opgenomen worden.
Bij (dreigende) kostenoverschrijdingen moet een tussentijdse rapportage worden uitgebracht, met
inbegrip van voorstellen van vermijding dan wel beperking van de overschrijdingen en de evt. budgettaire
inpassing ervan.
De relevante risico´s en de afdekking daarvan dienen te worden aangegeven.
De financiële informatie moet gerelateerd kunnen worden aan de informatie in de defensiebegroting.
Inhoudelijk
In de rapportage dient informatie te staan over vooraf met de Kamer overeengekomen tussentijdse
evaluaties van het project en eventuele daaruit voortvloeiende bijstellingen.
Minimaal één maal per jaar dient te worden aangegeven in welke mate de gerealiseerde planning en
prestaties hebben bijgedragen aan de oorspronkelijke doelstelling van het project.
Voor de actualiteit en de peildata gelden dezelfde regels als ten tijde van de beleidsvoorbereidings- en
besluitvormingsfase.
De eindevaluatie
Voor de rapportage van de eindevaluatie die wordt opgesteld ter afsluiting van de groot projectstatus, gelden
onderstaande aanwijzingen. Het evaluatierapport dient tenminste informatie te bevatten over:
de mate waarin de oorspronkelijke doelstelling van het project is verwezenlijkt;
de activiteiten die verricht zijn om tot realisatie van de doelstelling te komen;
de gerealiseerde kosten van het grote project;
een vergelijking van de antwoorden op bovenstaande drie vragen met de oorspronkelijke projectplanning;
een verklarende analyse van eventuele verschillen tussen de planning en de realisatie van het project;
verbetermaatregelen in de vorm van lessons learned.
Het evaluatierapport dient vergezeld te gaan van een rapportage van de Defac met een oordeel over de
kwaliteit en volledigheid van de opgenomen informatie.
Voor overige aanwijzingen voor het opstellen van evaluatiedocumenten in het algemeen wordt verwezen
naar bijlage 2.
Bijlage 4: Lijst van gebruikte afkortingen
CCC - Centrale contracten commissie
CDS - Chef defensiestaf
CDV - Competitieve Dienstverlening
CROMD - Coördinator ruimtelijke ordening en milieu Defensie
DAB - Directeur algemene beleidszaken
DEFAC - Defensie accountantsdienst
DGFC - Directeur-generaal financiën en control
DGPM - Directeur-generaal personeel en materieel
DJZ - Directeur juridische zaken
DMP - Defensie Materieelproces
DMPC - Directeur materieel plannen en control
DV - Directeur voorlichting
ICT - Informatie- en communicatietechnologie
IRF - Inspectie Rijks Financiën (van het ministerie van Financiën)
MPO - Materieelprojectenoverzicht
NIID - Stichting Nederlandse Industriële Inschakeling Defensie-opdrachten
PIDS - Project Informatie Database Systeem
VBTB - Van Beleidsbegroting tot Beleidsverantwoording