Ingezonden persbericht


Persbericht Enschede, 4 juli 2002

PDA: "een veilig kantoor in uw binnenzak"?

Op 3 juli 2002 heeft Sigmax PDA Solutions het seminar "uw kantoor in uw binnenzak" georganiseerd. Sigmax introduceerde op dit seminar "Enterprise Everywhere", een nieuwe dienst waarmee zij samen met haar partners Palm, KPN Mobile, Red-M en Extended Systems een totaaloplossing biedt voor gestructureerde invoering van PDA's (Personal Digital Assistant) binnen organisaties. Tijdens het seminar zijn de nieuwste mogelijkheden en uitdagingen van de invoering van PDA's in organisaties uitgebreid aan de orde gekomen. Belangrijkste conclusie: voor succesvolle invoering is gestructureerd beleid en voldoende technische expertise nodig om wildgroei en beveiligingsrisico's te voorkomen.

Het organisatiebreed uitrusten van medewerkers met een PDA levert belangrijke voordelen:


- mobiele toegang tot e-mail, agenda en bedrijfsinformatie;

- groter beeldscherm dan een mobiele telefoon;

- meer invoermogelijkheden dan een mobiele telefoon;

- lichter en goedkoper dan een laptop.
Het komt vaak voor dat PDA's via een achterdeur de organisatie binnenkomen. Hierdoor voelt niemand zich verantwoordelijk voor het beheer en de beveiliging. Binnen organisaties dient men zich te realiseren dat het invoeren van PDA's meer is dan het uitreiken of toestaan ervan. "Front door" beleid is noodzakelijk voor succesvolle invoering van PDA's. Om PDA's gestructureerd in te voeren moet aandacht besteed worden aan de volgende 5 onderwerpen:


1. Motivatie voor inzet PDA's

2. Keuze infrastructuur

3. Inrichting beveiliging en beheer

4. Planning invoering

5. Kosten- en batenanalyse

1. Motivatie voor inzet PDA's
Veelal start een organisatie met de invoering van PDA's om mobiele toegang tot e-mail, agenda en informatie over contactpersonen te realiseren. Deze eerste stap zorgt er ondermeer voor dat centraal agendabeheer gaat werken; zelfs de medewerkers die altijd buiten de deur zijn, kunnen beschikken over een actuele agenda. De ervaring om onderweg toegang tot kantoor e-mail te hebben, maakt dat medewerkers (tijdens werktijd) niet meer zonder "hun PDA" op pad willen. De mogelijkheden van het mobiliseren van organisatie-informatie gaan echter veel verder. Op basis van een analyse van de bedrijfsprocessen en gerelateerde doelstellingen kan een bedrijf bepalen waar de inzet van PDA's zinvol is. Processen waarin de doorlooptijdverkorting of het terugbrengen van de papieren informatiestromen een rol spelen, kunnen PDA's een belangrijke rol spelen.


2. Keuze infrastructuur
Qua hardware, verbindingen en synchronisatiewijzen bestaan veel keuzemogelijkheden. De gewenste toepassing moet bepalend zijn voor de keuze van de hardware. De keuze voor hardware, infrastructuur en communicatiemedia bepaalt voor een belangrijk deel de Total Cost of Ownership (TCO) van een PDA oplossing. Zo is uit een onderzoek van de Gantry Group gebleken dat een PalmOS PDA een 40% lagere TCO heeft dan een PDA die gebruik maakt van het PocketPC platform. Voor veel gebruikers is de Palm PDA qua gewicht, batterijduur, functionaliteit en prijs de juiste oplossing. Buiten kantoor en met regelmatige informatiebehoefte is GPRS (General Packet Radio Service) de meest geschikte oplossing voor toegang tot mobiele informatie. Servergebaseerde synchronisatiesoftware die zowel PDA als connectie onafhankelijk is, is hierbij een must.


3. Inrichting beveiliging en beheer
Goede beveiliging van PDA's hangt nauw samen met goed beheer. Goede beheersoftware zorgt ervoor dat het bedrijf weet wie welke PDA en welke toegangsrechten heeft. Servergebaseerde synchronisatiesoftware geeft de ICT-afdeling ruime beheermogelijkheden en verzorgt eveneens encryptie van de data tijdens de synchronisatie. Beveiliging is vooral van belang wanneer de PDA in handen van onbevoegden terechtkomt. Hiertegen kunnen eenvoudige maatregelen getroffen worden door het gebruik van een persoonlijk password. Voor zeer gevoelige informatie op de PDA zijn uitgebreide encryptiemogelijkheden voorhanden. Een niet-verwijderbare adressticker op de achterzijde van de PDA is hierbij een eenvoudige en doeltreffende aanvulling.


4. Planning invoering
Voor de invoering van PDA's 'in een organisatie is het van belang om een gestructureerd plan van aanpak te formuleren. Hierbij dient aandacht besteed te worden aan het trainen en stimuleren van de eindgebruikers.


5. Kosten- en batenanalyse
De kosten- en batenanalyse is voor elk bedrijf anders. Bedrijfseconomische redenen voor bedrijven om PDA's in te zetten zijn talrijk:


- PDA's als vervanging laptop's;

- besparing van 1 fte per 10 tot 20 PDA's in secretariaat door centraal agenda management;

- Sneller kunnen beschikken over informatie "uit het veld" waardoor de organisatie sneller kan reageren op bijzonderheden.
Significante verbetering van de dienstverlening van een pakketleverancier (VGL) zorgt niet alleen voor lagere kosten, maar eveneens een verbeterde concurrentiepositie.



Ingezonden persbericht